Categoría: 7.5. Información Documentada

7.5.1. Generalidades
El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

7.5.1. a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
7.5.1. b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede ser diferente de una organización a otra, debido a:
– el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
– la complejidad de los procesos y sus interacciones;
– la competencia de las personas.

7.5.2. Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:

7.5.2. a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
7.5.2. b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
7.5.2. c) la revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación.

7.5.3. Control de la información documentada

7.5.3.1. La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:

7.5.3.1. a) esté disponible y adecuada para su uso, dónde y cuándo se necesite;
7.5.3.1. b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad).

7.5.3.2. Para el control de la información documentada, la organización debe tratar las siguientes actividades, según corresponda:

7.5.3.2. a) distribución, acceso, recuperación y uso;
7.5.3.2. b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
7.5.3.2. c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
7.5.3.2. d) Conservación y disposición.

La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad se debe identificar según sea adecuado y controlar.

La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra las modificaciones no intencionadas.

NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.