4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad
La alta dirección debe asumir la máxima responsabilidad por la S y SO y el sistema de gestión de S y SO.
El acta dirección debe demostrar su compromiso:
a) Asegurando la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de S y SO;
Nota 1: los recursos incluyen los recursos humanos y las habilidades especializadas, la infraestructura organizacional y los recursos tecnológicos y financieros,
b) Definiendo las funciones, asignando las responsabilidades y la rendición de cuentas, y delegando autoridad, para facilitar una gestión de S y SO eficaz: se deben documentar y comunicar las funciones, las responsabilidades, la rendición de cuentas y autoridad.
La organización debe asignar a un miembro de la alta dirección con responsabilidad específica en S y SO, independientemente de otras responsabilidades y con autoridad y funciones definidas, para:
a) Asegurar que el sistema de gestión de S y So se establece, implementa y mantiene de acuerdo con esta norma OSHAS;
b) Asegurar que se presenten informes sobre desempeño del sistema de gestión de S y SO a la alta dirección, para su revisión, y que se usan como base para la mejora del sistema de gestión de S y SO.
Nota2 El designado de la alta dirección (por ejemplo, en una organización grande es el miembro de la junta directiva o del comité ejecutivo) puede delegar algunos de su deberes a un representante de la dirección subordinado, pero conservando la responsabilidad de rendir cuentas.
La identidad del delegado de la alta dirección se debe informar a todas las personas que trabajan bajo el control de la organización.
Todas aquellas personas que tengan responsabilidad gerencial deben demostrar su compromiso con la mejora continua en el desempeño en S y SO.
La organización debe asegurar que las personas en el lugar de trabajo asuman la responsabilidad por los aspectos de S y SO sobre los que tienen control, incluido el cumplimiento de los requisitos especiales de S y SO de la organización.
4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia
La organización debe asegurar que cualquier persona que esté bajo su control ejecutando tareas que puedan tener impacto sobre la S y SOM sea competente con base en su educación, formación o experiencia, y debe conservar los registros asociados.
La organización debe identificar las necesidades de formación relacionada on sus riesgos de S y SO y su sistema de gestión de S y SO. Debe suministrar formación o realizar otras acciones para satisfacer esas necesidades, evaluar la eficacia de la formación o de la acción tomada, y conservar los registros asociados.
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para hacer que las personas que trabajan bajo su control sean conscientes de:
a) Las consecuencias S y SO, reales o potenciales, de sus actividades laborales, su comportamiento, y los beneficios de S y SO obtenidos por un desempeño personal;
b) Sus funciones y responsabilidades, y la importancia de lograr conformidad con la política y procedimientos de S y SO y con los requisitos del sistema de gestión S y SO, incluidos los requisitos de preparación y respuestas antes emergencias (ver 4.4.7);
c) Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados.
Los procedimientos de formación deben tomar en cuenta diferentes niveles de:
a) Responsabilidad, capacidad, habilidades de lenguaje y alfabetismo; y
b) Riesgo.
4.4.3. Comunicación, participación y consulta
4.4.3.1. Comunicación
En relación con sus peligros de S y SO y sistema de gestión de S y SO, la organización debe establecer, implementar y mantener un(os) procedimiento(s) para:
a) Comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización;
b) Comunicación con los contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo;
c) Recibir, documentar y responder a comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.
4.4.3.2. Participación y consulta
La organización debe establecer, implementar y mantener un(os) procedimiento(s) para:
a) La participación de los trabajadores en:
– La identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles;
– La investigación de incidentes;
– El desarrollo y revisión de las políticas y objetivos de S y SO;
– La consulta, en donde haya cambios que afecten su S y SO;
– La representación en asuntos de S y SO.
Los trabajadores deben estar informados acerca de sus acuerdos de participación, que incluyen saber quiénes son sus representantes en asuntos de S y SO.
b) La consulta de los contratistas, en donde hayan cambios que afectan su S y SO.
La organización debe asegurar que las partes interesadas externas pertinentes sean consultadas acerca de asuntos relativos a S y So, cuando sea apropiado.
4.4.4. Documentación
La documentación del sistema de gestión de S y SO debe incluir:
a) La política y objetivos S y SO;
b) La descripción del alcance del sistema de gestión S y SO;
c) La descripción de los principales elementos del sistema de gestión de S y SO y su interacción, así como la referencia de los documentos relacionados;
d) Los documentos, incluyendo registros exigidos en esta norma OHSAS; y
e) Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con la gestión de sus riesgos de S y SO.
Nota: Es importante que la documentación sea proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos relacionados, y que se mantenga en la mínima requerida por eficacia y eficiencia.
4.4.5 Control de documentos
Los Documentos requeridos por el sistema de gestión de S y SO y por esta norma OHSAS deben ser controlados. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el numeral 4.5.4.
La organización debe establecer, implementar y mantener un(os) procedimiento(s) para:
a) Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión;
b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;
c) Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
d) Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estén disponibles en los lugares de uso;
e) Asegurarse que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables;
f) Asegurar que estén identificados los documentos de origen externo determinados por la organización como necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de S y SO; y que su distribución este controlada, y
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
4.4.6 Control operacional
La organización debe determinar aquellas operaciones y actividades que están asociadas con el (los) peligro(s) identificado(s), en donde la implementación de controles es necesaria para gestionar el (los) riesgo(s) de S y SO. Debe incluir la gestión del cambio (ver 4.3.1).
Para aquellas operaciones y actividades, la organización debe implementar y mantener:
a) Los controles operacionales que sean aplicables a la organización y a sus actividades; la organización deberá integrar estos controles operacionales a su sistema de gestión de S y SO;
b) Los controles relacionados con mercancías, equipos y servicios comprados;
c) Los controles relacionados con contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo;
d) Procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que la ausencia podría conducir a desviaciones de la política y objetivos de S y SO;
e) Los criterios de operación estipulados, en donde su ausencia podría conducir a desviaciones de la política y objetivos de S y SO.
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
La organización debe establecer, implementar y mantener un(os) procedimiento(s) para:
a) Identificar el potencial de situaciones de emergencia;
b) responder a tales situaciones de emergencia.
La organización debe responder a situaciones de emergencia reales y prevenir o mitigar consecuencias de S y SO adversas asociadas.
Al planificar su respuesta ante emergencias, la organización debe tener en cuenta las necesidades de las partes interesadas pertinentes, por ejemplo, los servicios de emergencia y vecinos.
La organización también debe probar periódicamente su(s) procedimiento(s) de respuesta ante situaciones de emergencia, en donde sea factible, involucrando las partes interesadas pertinentes cuando sea apropiado.
La organización debe revisar periódicamente y, cuando sea necesario, su(s) procedimiento(s) de preparación y respuesta ante emergencias, en particular después de realizar pruebas periódicas y después que se han presentado situaciones de emergencia (ver 4.5.3)
PERFILES DE LOS RESPONSABLES DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SST DE ACUERDO A LA RESOLUCIÓN 0312 DE 2019 De acuerdo a la Resolución 0312 de 2019 cuyo objeto es presentar los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST para las personas naturales y jurídicas […]
