¿Por qué es importante la planeación en la etapa inicial del sistema de gestión?

¿Por qué es importante la planeación en la etapa inicial del sistema de gestión?

¿Por qué es importante la planeación en la etapa inicial del sistema de gestión?

PLANIFICACIÓN SG

Los Sistemas de Gestión, hoy en día se hacen necesarios para optimizar procesos, tener mayor competitividad en el mercado, cambiar y adaptarse a nuevas estructuras de mercado, así como tener el compromiso y la responsabilidad de implementar acciones que garanticen la salud de sus trabajadores y la preservación o sostenibilidad del medio ambiente.

Es por ello, que un Sistema de Gestión para que proporcione estas ventajas significativas debe planearse eficazmente, y así alcanzar:

Ventajas significativas

Recordemos que Planificar no solo es establecer objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización, la Planeación va mucho mas allá, es estructurar, identificar, colocar un orden para desarrollar un conjunto de acciones encaminadas a la estructura del Sistema de Gestión que incluye:

  • Identificar Procesos
  • Destinar recursos
  • Establecer responsables
  • Analizar los riesgos
  • Estructurar puntos de control
  • Desarrollar un cronograma de actividades o plan de acción

De tal forma, que todo lo anterior se interrelacione para alcanzar dichos objetivos.

Como puedes observar para realizar una planificación una de las primeras actividades es identificar todos los procesos de la organización, tanto internos como externos y la interacción que existe entre ellos, de igual manera, identificar los riesgos y establecer una metodología para su gestión, posteriormente definir un plan de acción para abordar todos los posibles riesgos y las oportunidades de mejora.

Por consiguiente y considerando todo lo anterior, te vamos a enseñar la Estructura necesaria para desarrollar la PLANIFICACIÓN eficaz de un Sistema de Gestión, teniendo en cuenta como lo menciona Yovanna Ochoa: “la planeación es un factor vital para conseguir el éxito en todo lo que desarrollamos, sin embargo, cuando somos nosotros los que vamos a iniciar nuestro trabajo muchas veces pasamos por encima de este concepto e iniciamos directamente con el “hacer” sin planear adecuadamente la labor” (SG Eficaces, 2019).  Es muy importante que tengas consciencia que, si no se planifica adecuadamente un Sistema de Gestión, no tendrás los resultados esperados porque su efectividad no se verá reflejada y, por ende, no se verán las ventajas significativas de implementar un sistema de gestión.

ESTRUCTURA PARA DESARROLLAR LA PLANIFICACIÓN EFICAZ DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

Estructura tomada del libro Sistemas de Gestión Eficaces por Yovanna Ochoa:

Planeación SG - INDICE

Objetivo-Alcance y Exclusiones

Objetivo, alcance y exclusiones

Contexto y características del proyecto

Contexto de la Organización-Planeación

Plan de Calidad del SG

Aquí es muy importante que tengas presente que estas elaborando un plan para la PLANEACIÓN del Sistema de Gestión y no desarrollando el Sistema de Gestión como tal, por lo tanto, todo debe estar enfocado en ese punto y aquí vas a evaluar el manejo del proyecto de planeación:

  • Actas de avance de la planeación, presentación de informes, cómo va a ser el manejo de comunicación dentro del equipo implementador y la presentación con el responsable del sistema en la organización respectiva.

Plan del calidad SG

Gestión de Riesgos 

Como puedes ver, en este punto ya tienes un conocimiento general de la empresa, de tal modo, que ya puedes analizar los riesgos existentes para la implementación frente a:

Gestión de Riesgos 1

Gestión de Riesgos 2

Tiempo – Cronograma

Y llegamos a un punto muy importante y que representa la base para la implementación del Sistema de Gestión: ¡La definición del Cronograma o Plan de Trabajo!

tiempo cronograma

Por tal razón, la definición del cronograma (plan de trabajo) debes realizarlo por fases, para tener un orden y una visión clara para la implementación:

ALIADOS EN TECNOLOGÍA Y CALIDAD; como resultado de su larga experiencia en procesos de consultoría, desarrollo e implementación de sistemas de gestión en diversas organizaciones de los diferentes sectores económicos y analizando los casos de éxito ha creado la metodología DEIO:

METODOLOGIA DEIO

Aquí te dejamos dos esquemas con los tipos de tareas que se deben planear en cada fase para su implementación:

Tareas Fases 1

Tareas Fases 2

Control de Costos

Los costos generados en la implementación de un sistema de gestión están relacionados con:

  • Tiempo invertido por el personal involucrado,
  • Los transportes para el desarrollo de actividades
  • Los materiales generados para el desarrollo de las actividades;

Ten presente este grandioso hábito que te ayudará a controlar los costos en el proyecto de implementación del Sistema de Gestión:

Control de gastos

Comunicación – Seguimiento al progreso

Tener una buena comunicación entre el equipo de trabajo es vital tanto para la etapa de planeación, como para la implementación, esta comunicación debe ser fluida y asertiva para todos los miembros involucrados y debe dejar claro como se va a gestionar entre todos:

  1. Miembros del grupo implementador
  2. Comunicación con la dirección de la empresa
  3. Líderes de proceso
  4. Trabajadores de la organización

Medición, análisis y mejora

Medición

 

Homologar los puntos de la planeación del proyecto con el sistema a implementar

Ten presente que durante el proceso de planeación del Sistema de Gestión se abordan varios aspectos que se trabajan en el desarrollo ya del propio sistema de gestión a implementar, es por ello, que debes efectuar una homologación o revisión de los puntos ya tratados para no efectuar reprocesos cuando estés desarrollando la etapa de Diagnóstico y Estructuración del mismo.

Acta de Inicio

Acta de inicio

Ya que conoces la Estructura para planificar un Sistema de Gestión adecuadamente podrás concluir que definitivamente el planear el Sistema desde su etapa inicial te va a permitir tener una visión clara del camino a seguir, disminuir costos, optimizar el tiempo y cumplir con  los objetivos propuestos para alcanzar de una vez por todas el éxito en su implementación y ¿Sabes por qué? Porque el mismo Sistema de Gestión te proporcionará esas ventajas significativas que te mencionamos al principio.

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