¿CÓMO IMPLEMENTAR EL CICLO PHVA EN EL TRABAJO EN CASA, TRABAJO REMOTO Y TELETRABAJO?

Definición

PLANEAR-CICLO PHVA

Cronograma de capacitaciones de los procedimientos y procesos necesarios para la implementación del trabajo a distancia.
Definición de las normas y lineamientos a que haya lugar del uso adecuado de las tecnologías de la información y la comunicación – TIC o cualquier otro tipo de elemento utilizado que pueda generar alguna limitación.
Determinar los derechos y garantías que rigen la relación laboral del trabajador, entre los cuales están, las que regulan la jornada laboral, horas extras, trabajo nocturno, dominicales y festivos, descansos dentro de la jornada laboral, derechos de asociación y negociación sindical y en general todos los beneficios a que tenga derecho en el marco de la respectiva relación laboral.
Fijar los medios y herramientas que permitan el reporte, seguimiento y evaluación, así como la comunicación constante y recíproca del trabajo casa.
Determinar los instrumentos, la frecuencia y el modelo de evaluación del desempeño, cumplimiento de metas, así como el mecanismo para el reporte y/o resultados de éstas.
Definir los criterios y responsabilidades en cuanto al acceso y cuidado de los equipos, así como respecto a la custodia y reserva de la información de conformidad con la normativa vigente sobre la materia.

HACER – Ciclo PHVA

Notificar por escrito a sus trabajadores acerca de la modalidad definida, y en dicha comunicación, indicar el periodo de tiempo que el trabajador va a estar laborando bajo esta modalidad.
Capacitaciones acerca de las características de la modalidad, manuales o nomas a cumplir y restricciones según políticas de la organización.

Capacitaciones del uso adecuado de las Tecnologías de la Información y la Comunicación – TIC o cualquier otro tipo de elemento o herramienta utilizado.
Utilización de encuestas y evidencias digitales como prints y videoconferencias para los controles de seguridad de la información.
Pruebas tecnológicas a equipos de cómputo y herramientas, verificando los aplicativos y su correcto funcionamiento.
Cumplimientos con los pagos de nómina, legalización de vacaciones, creación y vinculación a los sindicatos si hay lugar.
Patrocinar las acciones de promoción y prevención, así como de las prestaciones económicas y asistenciales, en materia de riesgos laborales por medo de la realización de semana de la salud, visitas de la ARL y seguimiento a la realización de pausas activas, capacitaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo, realización de exámenes médicos ocupacionales, actividades lúdicas y recreativas.
Comunicar y actualizar ante la Administradora de Riesgos Laborales los datos del trabajador que pase a trabajo en casa y en aquellos casos en que la prestación del servicio o el desarrollo de actividades sea en un lugar diferente al inicialmente pactado en la relación laboral reportar la dirección en la que se efectuará el desarrollo de las actividades.
Realizar reuniones cortas mínimo una vez al día en la modalidad virtual, por medio de herramientas empresariales como Microsoft teams, Meet o Skype, entre otros, para el control y seguimiento al desarrollo de actividades, así como para situaciones de emergencia o improvistos de las funciones de algún cargo
Realizar evaluaciones de desempeño de forma virtual y con el debido proceso una vez al año.

VERIFICAR-CICLO PHVA

Evaluación de los procesos y seguimientos utilizados, por medio de listas de verificación de acuerdo con los lineamientos y políticas de la organización
Registro de asistencia a las capacitaciones y pruebas realizadas a los equipos o herramientas antes de su traslado a los hogares.
Revisión de las evidencias adjuntas que se hacen de los controles de la información.
Envío de las actas con las reuniones firmadas en donde se evidencia los temas relacionados con las actividades, metas y funciones tratadas entre el empleador y el colaborador.
Notificación de los comunicados y correos que se han enviado en temas en materia del Sistema de Gestión, planes de bienestar y programas de capacitación.
Uso de indicadores de gestión de eficiencia y eficacia para la medición en los procesos.
Realización de la evaluación de desempeño anual a los trabajadores de forma virtual siguiendo los parámetros de una evaluación requerida para posteriores mejoras o cambios.
Realización de la encuesta de clima laboral o satisfacción del empleado frente a la compañía de forma virtual con el finde evaluar aspectos organizacionales y funcionales en la empresa.

Lee: Trabajo en casa ¿qué peligro y riesgos existen? Descúbrelo aquí

ACTUAR-CICLO PHVA

Implementar planes de mejora para los trabajadores que requieran de algún seguimiento a tareas o actividades para alcance de metas y objetivos.
Seguimiento a reportes de salud en trabajadores que manifieste afectaciones de su salud, física mental o emocional en caso de presentarse y reportarlo tanto a la ARL como a la EPS
Realizar actualizaciones a equipos y programas como McAfee en caso de que se hayan reportado falencias en los sistemas operativos de equipos y su posterior registro y actualización por el área de control.

Conoce las disposiciones para la regulación del trabajo en casa, dadas en la ley 2088 de 2021.

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A través de este curso identificas las características de cada forma de trabajo, las ventajas y aspectos a considerar, las mejores prácticas para optimizar la tareas diarias, así como al seguimiento empresarial, la gestión de peligros y riesgos que se pueden llegar a presentar, las estrategias para la preparación y respuesta ante emergencias, la importancia de la desconexión laboral independientemente de la opción elegida, las prácticas ambientales a considerar y sus puntos de seguridad de la información que ahora más que nunca se deben seguir.