Despertando del Desperdicio: Es Hora de Re imaginar la Formación
El Dolor Silencioso de la Ineficiencia: ¿Cuánto Más Estamos Dispuestos a Perder?
¿Cuántas veces has escuchado eso de "a mí nadie me dijo cómo se hacía" o "no sabía que eso era así"? ¡Demasiadas, seguro! Esa punzada de frustración, ese nudo en la garganta... lo hemos sentido todos, ¿verdad? Y no solo es frustrante, sino que cuesta dinero, tiempo y un montón de dolores de cabeza.
La rotación de personal es un monstruo que nos come vivos. Cada vez que alguien se va, toca empezar de cero: entrenar al nuevo, rogarles a los veteranos que le expliquen, cruzar los dedos para que capte todo... ¡Un lío! Y ni hablar de los errores por desconocimiento, las multas por incumplimiento de normas, las no conformidades y el estrés de no saber si la información llegó completa.
¿Cuánto tiempo y dinero se nos va en esto? ¡Una barbaridad! Horas de formación presencial que podrían usarse en tareas productivas, errores que cuestan caro, y la constante preocupación de que algo se nos escape.
Y luego está la desconexión, ese abismo entre los procedimientos y la realidad. Diseñamos procesos perfectos en papel, pero en el día a día, se diluyen, se olvidan. ¿Cuántas reuniones interminables para explicar lo mismo? ¿Cuántas veces sentimos que hablamos a una pared?
Es una tristeza profunda ver el esfuerzo invertido en capacitaciones que no llegan a ningún lado. Charlas vacías, sesiones por cumplir... ¿No les frustra ver cómo se desvanece el entusiasmo, cómo se pierde la oportunidad de crecer?
¿No crees que merecemos algo mejor? Un sistema que inspira, que empodera, que transforma el aprendizaje en una experiencia significativa. Un lugar donde la información fluye, donde el conocimiento se arraigue, donde cada miembro del equipo se sienta valorado y capaz.
Es hora de cambiar el rumbo. De dejar atrás la frustración, el desperdicio, la desconexión. De construir un futuro donde el aprendizaje sea un motor de crecimiento, donde cada persona pueda alcanzar su máximo potencial.
COP
Desde
Consigue un equipo más eficiente, disminuye costos, no te estreses y consigue más tiempo para enfocarte en lo que realmente importa: ¡hacer crecer tu negocio!. Con nuestra solución:
- Cuentas con un sistema donde cada empleado tiene su propio manual de instrucciones personalizado, disponible 24 horas al día, un lugar donde pueden aprender a su ritmo, practicar con ejercicios interactivos y resolver dudas al instante.
- Obtienes programas de formación personalizados y adaptados a las necesidades específicas.
- Utilizas metodologías de formación variadas y participativas, usando la tecnología.
- Programas la formación de manera estratégica personalizada, minimizando el impacto en la productividad pues cada colaborador la puede realizar según sus horarios.
- Puedes realizar un seguimiento continuo de la formación sin pérdida de tiempo ni reprocesos en tabulaciones, pues la ves en tiempo real, evaluando su impacto en el desempeño y el cumplimiento normativo.
- Necesitas menos presupuesto adecuado y personal dedicado a la gestión de la formación.
- Puedes fomentar una cultura de aprendizaje continuo, reconociendo y premiando el desarrollo de habilidades.
- Mantienes actualizados los registros de todas las formaciones impartidas.
¿Cómo lo hacemos?
Los pasos a seguir son muy sencillos:
- Determinamos contigo los cargos existentes en la empresa, teniendo claro en qué procesos participa cada uno
- Revisamos los procedimientos de la empresa y construimos los perfiles y manuales de función de cada cargo.
- Establecemos las rutas de aprendizaje de cada cargo partiendo de los objetivos que se espera conseguir de cada uno de ellos:
- Contenidos que debe realizar con fechas establecidas
- Como debe aplicar los conocimientos adquiridos en su cargo, para crear los esquemas de evaluación
- Asignación a cada colaborador
- Creamos los cursos de inducción con todas las políticas y temas que la empresa considera relevantes que todos sus colaboradores conozcan, esto incluye:
- Conocimiento de la empresa
- Temas relevantes del funcionamiento administrativo de tu empresa: horarios de trabajo, mecanismos o pasos a seguir frente a temas de la relación laboral: ausencias, permisos, vacaciones, etc.
- Diseñamos los cursos que cada cargo debe realizar con base en la documentación de la empresa (procedimientos):
- Procedimientos a cumplir a cargo del colaborador
- Responsabilidades a cumplir en su puesto, en seguridad y salud en el trabajo, ambiente, seguridad de la información y todo lo adicional que se considere importante
¿Qué nos diferencia?
- Enfoque personalizado: Olvídate de lo genérico, en nuestra solución cada tema se ajusta según la necesidad de cada cargo.
- Automatización del proceso: Nuestra plataforma permite generar informes en tiempo real, permitiendo generar reportes de cobertura, niveles de avance, grado de eficacia de la formación.
- Herramientas intuitivas y dinámicas: El aprendizaje se logra gracias a la interactividad con la plataforma, solo escuchando no se aprende, los juegos, dinámicas y ejercicios ayudan a absorber el conocimiento.
- Integración con otros elementos del sistema: Aseguramos que el perfil de cada cargo se cumpla, que los procedimientos definidos en cada proceso se socialicen y se impartan las instrucciones a los colaboradores.
- La formación está disponible de manera permanente mientras el trabajador se encuentra activo con la empresa, se actualizarán los contenidos cada vez que sea necesario.
Con ATCAL podrás:
- Formar a todo el personal sin costos excesivos.
- Asegurar que los trabajadores tengan total claridad sobre lo que deben realizar y sus responsabilidades.
- Generar informes detallados y personalizados.
- Implementar controles efectivos para mitigar los riesgos.
- Ten toda la documentación necesaria sobre la formación del personal
¿Y qué gano con esto?
- Te ahorras tiempo y esfuerzo.
- Tienes un programa de formación completo y coherente con el resto del sistema.
- Te aseguras de que no se te escapará ningún riesgo importante.
- Tendrás la seguridad de que tus colaboradores tendrán la competencia completa.
- Podrás dedicarte a la implementación que es lo realmente importante.
- ¿Cómo aseguro que el personal haga lo que debe hacer?
- ¿Cómo lograr que el conocimiento sea retenido por el personal y de verdad mejore sus habilidades?
- ¿Será imposible conseguir que la formación llegue de verdad a la totalidad de los colaboradores?
- ¿Cómo hago seguimiento a que cada uno de los colaboradores hay recibido la formación necesaria?
- ¿Cuántas veces debo repetir la misma formación?
Los desafíos de la realidad:
Poca conciencia se tiene sobre la importancia de la formación y el gran impacto que esta representa dentro de las empresas, muchas veces se ve como un requisito que exigen diferentes entidades y que representa un costo extra difícil de cumplir, se espera que un colaborador ingrese con los conocimientos necesarios para desarrollar el cargo y no se da la suficiente relevancia a la necesidad de formar en los procesos internos a los colaboradores y ahí es donde puede iniciar una cadena de fallas en el desarrollo de las actividades.
Un correcto programa de formación debe ser muy bien planeado, no se trata de definir una serie de charlas y reuniones para hablar de un tema desconectadas entre sí y sin un objetivo claro y específico; debe partir de un análisis detallado sobre que necesita cada cargo y establecer mecanismos prácticos y continuos, deja de realizar perfiles de cargo por presentar y ya, si le dedicas tiempo a analizar sus necesidades y planear la formación a brindar, ahorrarás montones de dinero y de tiempo en actividades que no agregan ningún valor mas allá de llenar hojas de asistencia.
Analiza los siguientes aspectos:
- Diagnóstico Inadecuado de Necesidades de Formación (DNF)
- Falla:
- No se realiza un DNF exhaustivo, lo que lleva a formaciones genéricas que no abordan las necesidades específicas de cada cargo y área.
- Se ignoran los cambios en la legislación (SST, ambiente, calidad), dejando a los colaboradores desactualizados.
- Falta de evaluación del desempeño y retroalimentación para identificar brechas de conocimiento.
- Impacto:
- Formaciones irrelevantes que no mejoran la productividad y solo gastan tiempo.
- Incumplimiento de requisitos legales, exponiendo a la empresa a sanciones.
- Aburrimiento de los colaboradores al no percibir utilidad en la formación.
- Diseño y Contenido de la Formación Deficientes
- Falla:
- Contenido desactualizado, poco práctico o excesivamente teórico.
- Metodologías de formación inadecuadas (solo clases magistrales).
- Falta de adaptación a los diferentes estilos de aprendizaje.
- No se aprovechan las herramientas tecnológicas disponibles (e-learning, simulaciones).
- Impacto:
- Baja retención de conocimientos y habilidades.
- Dificultad para aplicar lo aprendido en el trabajo diario.
- Desinterés y falta de participación de los colaboradores.
- Problemas en la Ejecución y Seguimiento de la Formación
- Falla:
- Programación de formaciones en horarios inconvenientes, afectando la productividad.
- Falta de seguimiento para asegurar la aplicación de lo aprendido.
- No se miden los resultados de la formación (impacto en el desempeño, cumplimiento normativo).
- Falta de registros de las formaciones impartidas y gasto excesivo de tiempo en tabulación de la formación.
- Impacto:
- Pérdida de tiempo y recursos invertidos en la formación.
- No se evidencia la mejora en el desempeño ni el cumplimiento normativo.
- Dificultad para justificar la inversión en formación.
- Limitaciones de Tiempo y Recursos
- Falla:
- Presupuesto limitado para formación
- Carga laboral que dificulta la asistencia a formaciones.
- Falta de personal dedicado a la gestión de la formación.
- La falta de tiempo para dedicar tiempo a las formaciones.
- Impacto:
- Formaciones insuficientes o de baja calidad.
- Priorización de tareas operativas sobre la formación, generando un déficit de habilidades.
- Dificultad para mantener actualizados a los colaboradores en temas críticos.
- Falta de Cultura de Aprendizaje
- Falla:
- La formación se percibe como una obligación, no como una oportunidad de desarrollo.
- Falta de conciencia sobre la importancia de la formación continua.
- Falta de metas sobre el aprendizaje y la aplicación de nuevas habilidades.
- Impacto:
- Baja motivación para participar en formaciones.
- Resistencia al cambio y a la adopción de nuevas prácticas.
- Dificultad para crear un entorno de mejora continua.
- Inversión inicial:
- ¿Cuánto costará realmente implementar este sistema?
- El costo de implementación para tu empresa se discrimina así:
- ¿Necesito una persona a tiempo completo para poder gestionarlo?
- No lo necesitas, dado que el diseño y estructuración corre por nuestra cuenta
- ¿Cuánto costará realmente implementar este sistema?
- Tiempo de implementación:
- «¿Cuánto tiempo tomará implementar completamente el sistema?»
- «¿Cómo afectará la implementación a la productividad durante ese tiempo?»
- «¿Quién va a realizar la revisión de los procedimientos y construcción de los perfiles?»
- Costos ocultos:
- «¿Existen costos adicionales no mencionados, como mantenimiento o actualizaciones?»
- El costo que pagas mensualmente incluye actualizaciones
- «¿Qué pasa si necesito personalizaciones adicionales?»
- «¿Existen costos adicionales no mencionados, como mantenimiento o actualizaciones?»
- Objeciones relacionadas con la efectividad y la relevancia:
- Personalización:
- «¿Qué tan personalizados pueden ser realmente los programas de formación?»
- «¿Se adaptarán a las necesidades específicas de cada puesto y empleado?»
- Relevancia del contenido:
- «¿El contenido estará siempre actualizado y relevante para nuestra industria?»
- «¿Cómo se asegura la calidad del contenido?»
- Eficacia del aprendizaje:
- «¿Realmente mejorará el desempeño de los empleados?»
- «¿Cómo se medirá el impacto de la formación en los resultados del negocio?»
- «¿Se adaptará a los diferentes estilos de aprendizaje de los empleados?»
- Adaptabilidad:
- «¿Qué pasa si la empresa cambia sus procesos o estructura?»
- «¿Se puede adaptar el sistema a esos cambios?»
- Objeciones relacionadas con la tecnología y la implementación:
- Facilidad de uso:
- «¿Será fácil de usar para todos los empleados, incluso aquellos con poca experiencia tecnológica?»
- «¿Qué tipo de soporte técnico ofrecen?»
- Integración con sistemas existentes:
- «¿Se integrará fácilmente con nuestros sistemas de gestión existentes (ERP, CRM, etc.)?»
- «¿Qué pasa con la seguridad de los datos?»
- Seguridad de la información:
- «¿Cómo se protege la información confidencial de la empresa y de los empleados?»
- «¿Cumple con las normativas de protección de datos?»
- Dependencia tecnológica:
- «¿Qué pasa si la plataforma falla o deja de funcionar?»
- «¿Tenemos acceso a copias de seguridad de nuestros datos?»
- Objeciones relacionadas con la gestión del cambio y la cultura:
- Resistencia al cambio:
- «¿Cómo se manejará la resistencia al cambio por parte de los empleados?»
- «¿Cómo se fomentará una cultura de aprendizaje continuo?»
- Participación de los empleados:
- «¿Cómo se motivará a los empleados a participar activamente en la formación?»
- «¿Se tendrá en cuenta su retroalimentación?»
- Seguimiento y evaluación:
- «¿Cómo se realizará el seguimiento del progreso de cada empleado?»
- «¿Cómo se utilizarán los datos de seguimiento para mejorar la formación?»
En resumen:
El empresario o responsable de diseño del sistema de gestión querrá asegurarse de que la solución de formación:
- Sea rentable y eficiente en términos de tiempo y recursos.
- Sea relevante y efectiva para mejorar el desempeño de los empleados.
- Sea fácil de usar, seguro y compatible con los sistemas existentes.
- Facilite la gestión del cambio y fomente una cultura de aprendizaje continuo.
Para superar estas objeciones, es fundamental proporcionar información clara y detallada sobre los beneficios de la solución, demostrar su eficacia con datos y ejemplos concretos, y ofrecer un soporte técnico y de implementación sólida
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Preguntas Frecuentes
Es una solución integral de formación diseñada para mejorar la eficiencia y el desempeño de los equipos de trabajo. Proporciona a cada empleado un manual personalizado disponible las 24 horas, permitiéndoles aprender a su ritmo mediante ejercicios interactivos y resolver dudas al instante. Esta herramienta busca reducir la rotación de personal, minimizar errores por desconocimiento y fomentar una cultura de aprendizaje continuo en la organización
Algunos de los beneficios incluyen:
-
Reducción de costos asociados a la formación presencial y reprocesos.
-
Seguimiento en tiempo real del progreso de cada colaborador.
-
Programas de formación personalizados y adaptados a las necesidades específicas.
-
Fomento de una cultura de aprendizaje continuo
-
Mantenimiento actualizado de los registros de todas las formaciones impartidas.
La implementación se realiza en colaboración con ATCAL, siguiendo estos pasos:
-
Determinación de los cargos existentes en la empresa y los procesos asociados.
-
Diseño de programas de formación personalizados según las necesidades identificadas.
-
Programación estratégica de la formación, permitiendo que cada colaborador la realice según sus horarios.
-
Seguimiento continuo del progreso y evaluación del impacto en el desempeño y cumplimiento normativo.
La "Ruta de Aprendizaje" está diseñada para abordar desafíos como:
-
Alta rotación de personal y la necesidad de entrenar constantemente a nuevos empleados.
-
Errores operativos debido al desconocimiento de procedimientos.
-
Desconexión entre los procedimientos documentados y la realidad operativa.
-
Capacitaciones ineficaces que no generan un impacto real en el desempeño.
La herramienta permite realizar un seguimiento en tiempo real del progreso de cada colaborador, evaluando su impacto en el desempeño y el cumplimiento normativo. Esto facilita la identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones informadas para optimizar los programas de formación.