1. OBJETO

Asegurar la integridad del sistema de gestión en la organización cuando se hace necesario efectuar cambios debido al desarrollo o modificación de uno o varios procesos, productos y/o servicios, analizando los riesgos generados y las medidas de mitigación requeridas.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos aquellos procesos, productos y/o servicios que impliquen algún tipo de ajuste dentro del Sistema de Gestión, ya sea por su modificación, eliminación o creación. Involucra el registro, análisis, evaluación, planeación y desarrollo de los cambios.

3. DEFINICIONES

Cambio: Referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o permanente realizada a un sistema existente.

Modificaciones: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad o un proceso. Introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto a fondo y a la forma de un documento.

Actividades: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin determinado o son propias de una persona, una profesión o una entidad.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 ANÁLISIS DE RIESGOS

En la medida que se estudia la necesidad de cambio, se definen los riesgos generados por la modificación y dado el caso en que el cambio se desarrolle, dichos riesgos son registrados en el mapa del respectivo proceso.

4.2 NECESIDAD DEL CAMBIO

Los cambios surgen en cualquier momento dentro de la organización, algunos de los ítems a tener en cuenta son:

- Establecer indicadores internos eficaces de los procesos que aporten la información necesaria para detectar una necesidad de cambio.

- Aprovechar la información aportada por los miembros de la empresa para detectar necesidades de cambio.

- Difundir la necesidad de cambio.

4.3 DIAGNÓSTICO DEL CAMBIO

Recopilar y analizar la información necesaria para conocer la situación actual del factor a modificar como de aquellos otros factores que vayan a apoyar este cambio: factores estructurales, operativos, culturales.

- Materializar el diagnóstico en el “formato Acta de reunión de gestión del cambio”.

4.4 PLANIFICACIÓN DEL CAMBIO

Definir de forma clara los objetivos que se pretenden alcanzar a través del cambio que se va a llevar a cabo.

- Detallar las actuaciones que se van a llevar a cabo en el factor a cambiar, así como, todas aquellas relativas a los otros factores que apoyan al factor origen del cambio.

- Reflejar los resultados en el “formato Acta de reunión de gestión del cambio”.

4.5 IMPLANTACIÓN DEL CAMBIO

- Llevar a cabo la implantación del cambio prevista en las fases planeadas, es importante asegurarse de no dejar de lado las prácticas y los controles ya implementados hasta no tener completamente funcional los cambios dispuestos

- Si dentro del proceso de implementación del cambio, se observa la necesidad de incluir acciones temporales, estas se dejan registradas en el acta de gestión de cambio y antes de iniciar su aplicación, se establecen los controles necesarios para asegurar el correcto funcionamiento de las actividades.

- Recopilar información que se va generando como fruto de dicha implantación

Esta información es muy útil para poder llevar a cabo una correcta evaluación y control del cambio así como para futuros cambios que se puedan plantear en la organización.

4.6 EVALUACIÓN Y CONTROL DEL CAMBIO

- Resultados que la implantación del cambio va produciendo.

- Esta información se ha de referir a todos los factores del cambio no solo al que lo ha originado.

5. PROCEDIMIENTO