TODO LO QUE DEBES SABER SOBRE LAS AUDITORÍAS INTERNAS
¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS?
El principal objetivo de las auditorías internas es crucial para cualquier organización. Estas buscan establecer los parámetros necesarios para asegurar su correcta realización, verificando que los procesos y procedimientos internos se alineen con las disposiciones planificadas del Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
Además de la verificación, las auditorías internas evalúan la implementación efectiva de estos procesos, asegurando que se mantengan en conformidad con todos los requisitos establecidos por el sistema de gestión de la empresa. En esencia, son una herramienta vital para la mejora continua y la garantía de que el SGC funcione como se espera.
VEAMOS ALGUNAS DEFINICIONES CLAVE
Auditoría: Proceso Sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la Auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de Auditoría.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoría.
Programa de Auditoría: Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Plan de Auditoría: Formato en el cual se registran las actividades a desarrollar durante una auditoría específica.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Hallazgos: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoria.
Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
CONDICIONES DE LOS AUDITORES
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PRINCIPAL.
- Elaborar, presentar y publicar la programación de las Auditorías.
- Velar por que se cumpla la programación de las auditorías.
- Controlar que se lleve a cabo la auditoria de cierre.
- Realizar y presentar el Informe
- Realizar los indicadores que le corresponden frente a auditorías y presentar su resultado al Representante de la Dirección.
RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR INTERNO.
Los auditores internos tienen la responsabilidad de programar las auditorías, recoger las evidencias objetivas, analizar la información recolectada, presentar el reporte de no conformidades y realizar el informe final para la Gerencia General.
PERFILES DE AUDITORES.
Para que un auditor sea seleccionado debe cumplir las siguientes condiciones en cuanto a:
Educación: Se requiere que el auditor tenga como mínimo estudios secundarios.
Formación: Haber recibido mínimo un seminario de auditorías internas y tener un conocimiento general del Sistema de Gestión.
Habilidades:
- Mente abierta, con capacidad de análisis.
- Espíritu equilibrado y justo.
- Comprensión de las situaciones desde una perspectiva amplia.
- Expresión concreta de ideas y conceptos.
- Capacidad de síntesis.
- Espíritu investigador.
- Buenas relaciones interpersonales.
Experiencia: Haber participado mínimo como auditor acompañante en dos ciclos de auditorías internas. Esta experiencia puede haberse adquirido dentro de la misma organización o fuera de ella.
Nota: Los requisitos definidos frente a habilidades, son evaluados en primera instancia por la Gerencia General de la organización , basado en el desempeño de los colaboradores, posteriormente se analizarán los conceptos definidos por los auditados en cada ciclo.
Es posible contratar personal externo para efectuar las auditorías, este personal debe cumplir los siguientes requisitos:
Educación: Se requiere que el auditor tenga como mínimo estudios profesionales.
Formación: Haber recibido mínimo un seminario de auditorías internas y tener un conocimiento general del Sistema de Gestión.
Habilidades:
- Mente abierta, con capacidad de análisis.
- Espíritu equilibrado y justo.
- Comprensión de las situaciones desde una perspectiva amplia.
- Expresión concreta de ideas y conceptos.
- Capacidad de síntesis.
- Espíritu investigador.
- Buenas relaciones interpersonales.
Experiencia: Haber participado mínimo en 2 ciclos completos de auditorías en cada temática a auditar (calidad, ambiente, SST, el ciclo se considera como el cubrimiento de un mapa de procesos de una organización) en diferentes organizaciones.
El encargado de realizar esta contratación es el Gerente, quien en la entrevista analiza si dicha persona posee las habilidades solicitadas para los auditores internos.
METODOLOGÍA PARA REALIZAR LAS AUDITORÍAS INTERNAS
Planificación y Programación.
Las auditorías internas son dirigidas por el grupo auditor. Estas se planean anualmente con el fin de hacer seguimiento a las acciones propias del Sistema de Gestión, que conllevan al cumplimiento de los requisitos exigidos, de igual manera pretende buscar evidencias del cumplimiento de los objetivos del sistema y demás requisitos del sistema, así como también la orientación hacia la mejora continua.
Es posible que se requiera efectuar auditorías parciales a ciertos procesos o adelantar la auditoria dependiendo de la situación que atraviese la empresa. La decisión de efectuar estas auditorías recae en el Representante de la Dirección y/o la Gerencia quien evalúa la importancia de realizarlas y puede influir en el objetivo y el alcance de las auditorías a realizar.
El Auditor Principal presenta el programa establecido al Representante de la Dirección para su aprobación e inmediata publicación, con el fin de permitir a los auditados realizar sus observaciones y si se requiere correcciones. Dichas correcciones deben realizarse con un tiempo máximo de un día a partir de la fecha de publicación. Esto se realiza a través del formato Programa Auditoría Interna.
Una vez aprobada se difunde en la empresa, para conocimiento de todo el personal, esto se realiza con ocho días de anterioridad a la auditoría. Para el caso de las auditorías parciales, la programación se realiza de igual forma, pero la publicación de las fechas puede realizarse con menor tiempo de antelación de acuerdo a las necesidades.
Para programar una auditoría se tienen en cuenta los siguientes criterios:
Partes del sistema con mayor dificultad para implementar nuevos procedimientos incluidos en el sistema, No Conformidades halladas en auditorias anteriores, procesos manejados por personal con poca experiencia.
Se establece como plazo máximo tres (3) días hábiles para que el grupo auditor entregue los resultados a los responsables de los procesos.
Selección de auditores.
Definido el programa, se procede a elegir a los auditores que realizarán cada una de las actividades, teniendo en cuenta que estos no auditen su propio trabajo y que cuenten con el conocimiento suficiente para poder efectuar una correcta verificación de las actividades. Se analiza la necesidad de contar con:
- Observadores: (SEGÚN ISO 19011 DEFINIR QUIENES SON)
- Expertos (SEGÚN ISO 19011 DEFINIR QUIENES SON)
Elaboración del plan de auditoria
DEFINIR ACTIVIDADES SEGÚN 19011 NUM 6.3.2, INCLUIR AQUÍ EL TEMA DE POSIBLES METODOS DE EVALUACIÓN (TABLA 2)
Antes de realizar las respectivas auditorías, el (los) auditor (es) seleccionado(s) analiza(n) el proceso, estudia(n) los documentos respectivos.
Reunión de apertura.
El día y hora definidos en la agenda de auditoría, los auditores se presentan y exponen el objetivo y alcance de esta, verifican la disponibilidad de recursos para el desarrollo de la misma y hacen una descripción de la metodología a utilizar. Esta etapa se realiza a través del formato hoja de verificación auditoría Interna.
Conoce los requisitos de la norma ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de calidad.
MÉTODOS DE EVALUACIÓN
Entrevista.
Los auditores realizan cuestionamientos a cada uno de los auditados con el fin de establecer el grado de conocimiento de los procedimientos y la manera como su implementación contribuye al logro de los objetivos del Sistema de Gestión. Esta entrevista se hace tomando como base el Formato Hoja de verificación auditoría interna.
Revisión de documentos.
Se determina si los procedimientos cumplen los requisitos de un determinado numeral de la norma, además se evalúa la correspondencia entre la elaboración del documento y lo dispuesto en la norma fundamental, la aplicación del procedimiento, los problemas presentados para la implementación y el aseguramiento del cumplimiento mediante la búsqueda de registros.
Recolección de evidencias.
Toda la información suministrada por el auditado se corrobora a través de documentos o hechos que demuestren la aplicación de los conceptos dados, verificando que satisfagan los requisitos definidos en el Sistema de Gestión.
Registro de hallazgos.
Los aspectos relevantes (positivos y negativos) encontrados por el auditor se registran en el Informe de auditoría. Antes de registrar una no conformidad se debe corroborar por diferentes fuentes. En el Informe de auditoría se identifican las observaciones detectadas y el número de no conformidades encontradas. Las no conformidades son redactadas en el Informe de auditoría.
El auditor nunca da recomendaciones ni opiniones frente a los hallazgos encontrados. Al finalizar la auditoría, el auditor informa de manera general al auditado el resultado de la evaluación.
Cuando el hallazgo es una Observación, el auditado es libre de tomar la decisión si la adopta o no, es posible que adopte acciones preventivas y/o correctivas según el caso.
Cuando el grupo auditor no está de acuerdo sobre un concepto emitido sobre una no conformidad hallada, se citará a un comité extraordinario de calidad para dirimir el conflicto y calificar el hallazgo.
Reunión de Cierre.
Al finalizar la auditoría el auditor informa al auditado los hallazgos y conclusiones de la auditoria para que se inicie con el desarrollo de las acciones correctivas aplicables por parte de los auditados.
Auditoria de Seguimiento.
En la fecha acordada (cuando así se decide por acuerdo entre auditor y auditado), se realiza una inspección final de los procesos donde fueron detectadas las no conformidades para verificar el cumplimiento de la implementación de las acciones correctivas.
Informe a gerencia.
El auditor principal presenta un resumen general de los aspectos positivos y negativos encontrados durante el desarrollo de la auditoria en un plazo máximo de 5 días hábiles una vez culminado el ciclo. En dicho informe se indica el objetivo, alcance, actividades auditadas, personas entrevistadas, documentos consultados, debilidades y fortalezas de los procesos, inconvenientes presentados, conclusiones sobre requisitos no cubiertos, compromisos de los auditados para eliminar las no conformidades, observaciones generales y conclusiones.
Al informe General de Auditorías, se acompaña con gráficos de barras y circulares donde se relacionan los diferentes procesos de acuerdo al número de no conformidades detectadas y en gráficos independientes la relación de las no conformidades que una vez finalizada la auditoria continúan sin cerrar y solucionar. La finalidad de estos gráficos es permitir una fácil detección de los procesos más críticos que necesitan actividades de mejoramiento.
Los informes generales de las auditorías son analizados por la gerencia en la revisión por la dirección más próxima con el fin de analizar los resultados.
SELECCIÓN DE NUEVOS AUDITORES.
El proceso de selección de nuevos auditores en una organización es fundamental para mantener la eficacia del sistema de gestión. Para ello, se establece previamente un perfil detallado del auditor interno, que incluye las competencias, conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar esta función crítica.
Una vez identificadas las personas que cumplen con este perfil, no se les asignan responsabilidades plenas de inmediato. En cambio, en su primer ciclo de auditorías, estas personas ingresan como auditores acompañantes. Esta etapa es crucial, ya que les permite observar a auditores más experimentados, familiarizarse con la metodología de la empresa y ganar confianza, asegurando una transición efectiva hacia su rol completo como auditores internos.
Estos son Los 14 principios de William Deming para lograr la calidad total.
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