RESOLUCIÓN 2346 DE 2007- MANEJO DE CONTENIDO DE HISTORIAS CLÍNICAS Y EVALUACIONES OCUPACIONALES
Vigencia y Derogatorias.
La resolución 1843 de 2025 deroga la Resolución número 2346 de 2007, la Resolución número 1918 de 2009, Resolución número 1075 de 1992, la Resolución número 4050 de 1994 y las demás normas que le sean contrarias.
En Colombia, la seguridad y salud en el lugar de trabajo representan un pilar fundamental para el desarrollo sostenible de cualquier organización. Para garantizar que los entornos laborales sean seguros y no afecten el bienestar de los trabajadores, el Ministerio de la Protección Social expidió la Resolución 2346 de 2007. Esta norma regula un aspecto esencial de la medicina laboral: la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y el estricto manejo de las historias clínicas.
A continuación, explicamos de qué trata esta normativa, cuáles son sus puntos clave y, de manera muy específica, qué obligaciones tienen las empresas para evitar sanciones legales y proteger a su equipo de trabajo.
¿De qué trata esta norma?
En términos prácticos, la Resolución 2346 establece las «reglas de juego» de carácter obligatorio sobre los exámenes médicos que deben realizarse a todos los empleados en tres momentos clave: antes de su contratación, durante su permanencia en la empresa y al finalizar su contrato.
Su propósito central no es discriminar ni seleccionar quién sirve y quién no. Por el contrario, busca identificar riesgos a tiempo, prevenir enfermedades profesionales y adaptar las condiciones de trabajo a la capacidad física y mental de cada individuo.
Los 3 tipos de evaluaciones médicas clave
La resolución define tres instancias obligatorias en las que el trabajador debe ser evaluado por un médico especialista en salud ocupacional:
- Evaluación pre-ocupacional (o de pre-ingreso): Se realiza antes de firmar el contrato. Su objetivo es evaluar la salud física, mental y social del candidato frente a las exigencias específicas del cargo. Esto permite saber si el futuro empleado tiene alguna condición que pueda agravarse con sus nuevas tareas y si es necesario hacer adaptaciones previas en su puesto de trabajo.
- Evaluaciones periódicas: Se dividen en dos categorías. Las programadas se hacen regularmente para monitorear si la exposición a factores de riesgo (como ruido constante, manipulación de químicos o posturas repetitivas) está afectando la salud del trabajador. Las evaluaciones por cambio de ocupación se exigen cuando un empleado es trasladado a un nuevo puesto o se le asignan responsabilidades con riesgos diferentes a los iniciales.
- Evaluación pos-ocupacional (o de egreso): Se lleva a cabo al terminar el vínculo laboral. Sirve para registrar el estado de salud en el que el empleado sale de la empresa, lo cual es vital para descartar posibles enfermedades laborales adquiridas durante el tiempo que prestó sus servicios.
Sabes ¿En qué consiste el sistema de seguridad social en Colombia?
¿Qué DEBEN hacer las empresas?
Si tienes una empresa o diriges el área de Talento Humano o el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), estas son tus responsabilidades ineludibles frente a la ley:
- Asumir el 100% de los costos: La empresa debe pagar en su totalidad el costo de las evaluaciones médicas y cualquier prueba complementaria (como exámenes de sangre o audiometrías) que el médico considere necesaria. En ningún escenario se le puede descontar o cobrar este dinero al trabajador.
- Proveer información clara al médico: La empresa tiene la obligación de suministrar al médico evaluador el «perfil del cargo». Esto significa que la compañía debe detallar las funciones del empleado, su tiempo de exposición y los riesgos exactos a los que se enfrentará.
- Garantizar la confidencialidad médica absoluta: Este es un punto crítico. La historia clínica ocupacional es un documento estrictamente confidencial. La empresa no tiene derecho a conocer los diagnósticos personales o detalles médicos del trabajador. El empleador únicamente recibirá un «certificado de aptitud», un documento que indica si la persona es apta, si requiere restricciones o si no es apta para esa labor.
- Respetar y aplicar las recomendaciones: Si el certificado médico emite restricciones (por ejemplo, «el trabajador no debe levantar cargas mayores a 10 kg» o «requiere pausas activas visuales»), la empresa está legalmente obligada a acatar estas recomendaciones y adaptar el puesto de trabajo.
- Exámenes de reintegro: Además de los tres exámenes básicos, las empresas deben gestionar evaluaciones médicas cuando un trabajador regresa a sus labores después de una incapacidad médica prolongada, garantizando así un retorno seguro y sin riesgos de recaída.
- Delegar la custodia de los documentos: La custodia y archivo de la historia clínica recae exclusivamente sobre la institución médica (IPS) que realiza el examen, no sobre los archivos de la empresa.
La Resolución 2346 de 2007 va mucho más allá de ser un simple trámite burocrático o un requisito para archivar. Es una herramienta preventiva de alto impacto. Al cumplir rigurosamente con esta norma, las empresas evitan multas millonarias por parte del Ministerio de Trabajo, reducen sus tasas de ausentismo y evitan futuras demandas por enfermedades profesionales. A fin de cuentas, cuidar la salud de los trabajadores es proteger el activo más importante y productivo de cualquier negocio.
Descubre¿Cómo se determina si una enfermedad es de origen laboral?.
Descarga la Resolución 2346 de 2007
Te va a interesar
En ATCAL estamos comprometidos en Promover el desarrollo y crecimiento tanto empresarial como del gremio de profesionales responsables de Sistemas de Gestión; únete a nosotros y luchemos por nuestro sueño común.
Puedes apoyarte en ATCAL con nuestros Especialistas y Profesionales, si necesitas personalizar tu protocolo o si tienes alguna duda, solicitud o requerimiento; escríbenos al WhatsApp 317 5015630 y menciona la frase » Quiero una Teleconsultoría con ATCAL» con esto recibes nuestra primera guía SIN COSTO.
¡Te esperamos!
