ESTRATEGIAS PARA QUE LA GESTIÓN DEL TIEMPO SEA EFECTIVA

ESTRATEGIAS PARA LA GESTIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO

Muchas veces nos preguntamos ¿por qué no nos alcanza el tiempo para realizar las actividades programadas? y vemos como a los colaboradores les pasa lo mismo, sin embargo, la pregunta debería enfocarse en ¿Es realmente es falta de tiempo o mala organización?

La gestión del tiempo es una habilidad que debes priorizar al establecer mecanismos de formación para que tus colaboradores la potencialicen, de ella depende la productividad, la rentabilidad y por ende la eficacia de los procesos.

Es por esta razón, se hace relevante, identificar los problemas mas comunes en la gestión del tiempo, mira los siguientes:

Problemas mas comunes en la gestión del tiempo

Los anteriores son los principales problemas que se pueden presentar, además de ciertas conductas que tenemos desde nuestra formación personal que pueden incrementar la falta de manejo de tiempo, entre estas conductas tenemos:

Conductas que incrementan la falta de manejo de tiempo

Lee: Trabajo en casa ¿qué peligro y riesgos existen? Descúbrelo aquí

Lo primero que debemos hacer es identificar cuál o cuáles de los anteriores problemas está presente en tu gestión y en la de tus colaboradores, para posteriormente implementar procesos de formación que ayuden a desarrollar habilidades para el manejo del tiempo. Recuerda que el trabajo en casa requiere de autonomía y disciplina de los colaboradores.

Estrategias para optimizar el tiempo

Algunas de las estrategias para optimizar el tiempo, es saber identificar las actividades urgentes vs las importantes, para poder establecer prioridades», las actividades importantes son aquellas que son claves para la organización, se encuentran acordes con las metas y objetivos organizacionales e individuales de acuerdo al plan de trabajo del colaborador, por su parte, las actividades urgentes son aquellas que requieren de la atención inmediata y concentración para ejecutarse lo más pronto posible.

Otra estrategia muy eficaz para la gestión del tiempo que puedes utilizar con tus colaboradores es el uso del Time Blocking, cuya técnica consiste en planificar por adelantado el día o semanas, reservando bloques de tiempo para hacer tareas específicas, esto obliga a seguir una estructura determinada a lo largo del día cumpliendo un bloque de tiempo determinado.

Adicional, esta técnica ayuda a tener consciencia y beneficios personales que se reflejaran en la organización:

Te ayuda a ser productivo, por lo que define objetivos y planificas por adelantado.
Te obliga a concentrarte al máximo para terminar una actividad en el bloque de tiempo programado.
Tienes control y motivación al visualizar la planificación de una semana.
Estableces un momento determinado para cada actividad lo que evita la multitarea.
Dedicas y programas el tiempo de tu jornada laboral lo que te ayuda a tener un equilibrio familiar y personal.

Conoce las disposiciones para la regulación del trabajo en casa, dadas en la ley 2088 de 2021.

Ten en cuenta estas sugerencias para hacer una gestión efectiva del tiempo

Y para finalizar, te dejo algunos tips para que compartas con tus colaboradores:

TIPS

1. Identifica como inviertes el tiempo y reconoce el problema de gestión ineficiente para generar soluciones.

2. Mide el tiempo que te demoras en cada actividad y empieza a hacer ajustes para optimizar tu productividad.

3. Establece prioridades, identifica las actividades urgentes vs las importantes y empieza por las más largas y difíciles.

4. Evita las distracciones e interrupciones, puedes usar auriculares para evitar que en casa te distraigan y sepan tus familiares y tú que requieres concentración.

5. No lleves a cabo tareas simultáneas, esto ocasiona mayor desgaste mental y no resulta suficiente para dar cierre a todas las actividades, concéntrate solo en una actividad y pasa a la siguiente cuando la finalices.

6. Mejora tu agilidad mental realizando pausas activas en tu jornada laboral, al menos una en la mañana y otra en la tarde.

7. Planifica tus tiempos de alimentación y asegúrate de tener espacios cortos para tomar meriendas o bebidas, si no lo haces corres el riesgo de perder mucho tiempo de tu jornada laboral.

8. Establece un horario fijo en dos momentos de tu jornada laboral para revisar redes sociales, mensajes de texto, contestar y devolver llamadas, revisar correos y dar respuesta.