5 PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Modelo procedimiento de compras
Este es un modelo para que estructures tu procedimiento de compras, te mostraremos como puedes asegurar que la adquisición de productos o servicios se realice garantizando la calidad, disponibilidad y condiciones de contratación requeridas por la empresa, para cumplir sus procesos y actividades de forma oportuna y satisfactoria.
El procedimiento debe incluir:
1. OBJETIVO
Asegurar que la adquisición de productos o servicios se realice garantizando la calidad, disponibilidad y condiciones de contratación requeridas por la empresa, para cumplir sus procesos y actividades de forma oportuna y satisfactoria.
2. ALCANCE
Inicia con la detección de la necesidad de compra por cualquiera de los procesos de la organización, continúa con la prestación del servicio y/o entrega del producto y finaliza con la reevaluación de los proveedores.
3. DEFINICIONES
Proveedores: La organización y/o persona natural que suministra un producto o servicio.
Servicio: Son las diferentes actividades o beneficios intangibles suministrados a (NOMBRE DE LA EMPRESA), que satisfacen sus necesidades.
Producto: Es el resultado de un proceso.
Especificación del Servicio: Son los requerimientos hechos por (NOMBRE DE LA EMPRESA), para cada una de sus necesidades.
Evaluación del Proveedor: Evaluación de desempeño de cada uno de los proveedores de tal forma que generen herramientas de mejoramiento interno en la empresa.
Compras de Consumo: Cualquier solicitud para el suministro de materias primas, insumos o servicios que necesite la empresa, para cumplir con los requisitos del cliente.
Compras de Funcionamiento: Cualquier solicitud para el suministro de materias primas, insumos o servicios que necesite la empresa, para su funcionamiento.
Orden de Compra: Documento en el cual se ampara la compra de un bien o servicio, pactándose en él las condiciones comerciales que comprometen a las dos partes.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Una vez seleccionado el proveedor se establece la relación comercial, de acuerdo al desarrollo de la prestación del servicio o suministro del producto y de acuerdo al puntaje obtenido, se determinará el tiempo para realizar la evaluación del proveedor. Los resultados se registran en el formato » Evaluación Inicial de Proveedores». (Referirse al Instructivo de Proveedores).
4.2 LEGALIZACIÓN DE LA RELACIÓN COMERCIAL CON EL PROVEEDOR
De acuerdo a la duración de dicha relación se establecen los siguientes parámetros:
1. Generación orden de compra: (Se colocan las políticas para la generación de orden de compra)
2.Generación de orden de servicio: (Se colocan las políticas para la generación de orden de servicio)
3. Formalización de Contrato: Se utiliza cuando la relación comercial es continua (igual o superior a 3 meses). En este caso se cumple con las respectivas formalidades para su suscripción como los son:
- Solicitud de crédito aprobada por el proveedor
- Contrato formalmente suscrito
- Expedición de pólizas según corresponda.
- Durante la ejecución del contrato el único responsable será quien solicitó el bien o servicio y efectuará seguimiento a través de actas de ejecución las cuales debe ser remitidas al Líder de Compras.
4.3 VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO CRÍTICO
En aquellos casos que se adquiere un producto considerado como crítico o un servicio especial y puntual, éste se revisa en el momento de la entrega una vez el proveedor ha terminado la labor de su servicio o entregado el producto. Se verifica que corresponda con la necesidad de compra de (NOMBRE DE LA EMPRESA), y se debe registrar las observaciones y/o el Vo Bo necesarias en la factura y/o remisión.
Las observaciones escritas son tenidas en cuenta cuando se va a hacer la reevaluación.
En esta guía encontrarás herramientas útiles para realizar tu presupuesto del sistema de gestión.
5. PROCEDIMIENTO
Conoce el procedimiento producto no conforme.
DESCUBRE MÁS AQUÍ:
¿No sabes cómo empezar a gestionar tu MATRIZ DE RIESGOS?
No te preocupes en ATCAL SAS contamos con los mejores profesionales y especialistas en SST, quienes te acompañan en la elaboración de la matriz, totalmente ajustada a las condiciones reales de tu empresa.
Si requieres más información escríbenos a servicioalcliente@atcalsas.com o contáctanos https://bit.ly/2CCumpE
