GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL

1. GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL

El análisis del contexto organizacional consiste en evaluar las condiciones adversas y prepararnos para que esas debilidades y amenazas tengan el menor impacto negativo en la empresa e impida el logro de los objetivos de la misma. Adicionalmente, me permite manejar las variables que me afectan y manipularlas a favor de la organización. Lo anterior, definiendo estrategias que establezcan las formas de actuación de la empresa y establecer si se cuentan con los recursos a nivel interno para hacerle frente. Así mismo, me permite identificar y fortalecer condiciones positivas que contribuyan a la organización, con el objeto de proyectar escenarios a futuro que puedan influir en el desempeño de la empresa y monitorearlos permanentemente. Este tipo de análisis del contexto organizacional debe evaluarse incluso antes de implementar un proyecto de inversión empresarial, para identificar si un proyecto es viable y no me va a direccionar en futuro a la quiebra.

2. PASOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Para definir el contexto de la Organización es necesario tener en cuenta los siguientes pasos:

Documentar el contexto de la Organización: Para dar cumplimiento a la planeación y lograr la definición adecuada del contexto que permitirá tener un mayor control de los procesos y de las actividades, es importante considerar los factores internos y externos que intervienen en la Organización. Para definir los factores internos y externos, podemos formular algunas preguntas a la Organización: Estrategias de ventas, necesidades de clientes propios y de la competencia, ventajas y oportunidades de mejora frente a los competidores, aspectos sobre la cultura organizacional, percepción de los trabajadores sobre la Organización, costos, reclamos de clientes, aspectos legales, y todos aquellos que impacten la misión, la visión y los objetivos de la Organización.
Contenido mínimo para contemplar en el Contexto: Hemos hablado acerca de la importancia que tiene definir un contexto adecuado, y en este punto quisiera dar claridad sobre los temas contemplados dentro de una buena definición, como principales, objetivos de la Organización y de los procesos; como prioritarios, factores internos y externos, explicados en el primer punto y en otro artículo de contexto Organizacional; y como soporte fundamental, los criterios y metodología para la identificación de riesgos. En resumen esto dará una visión global de la Organización y por tanto del contexto.
Definir metodología para documentar el Contexto: Existen diferentes metodologías para analizar y definir el contexto y se elige de acuerdo con los intereses de la Organización, pero que también pueden usarse de manera paralela de acuerdo con lo que se vaya a evaluar. Dentro de estas metodologías se encuentran: Matriz DOFA, 5 Fuerzas de Porter, Análisis PESTEL.
Identificar los riesgos asociados a la Organización: Para iniciar se debe realizar la identificación íntegra y objetiva, de los riesgos de acuerdo con el alcance del Sistema y de los Objetivos; posterior a la identificación, se realiza la planeación que permitirá intervenirlos a través del Sistema de Gestión. Es importante tener en cuenta que los riesgos se deben valorar de manera cuantitativa con el fin de ser verificados, de validar su significancia, prioridad, su avance y/o cumplimiento. Recuerden que todo lo que se establezca en el Sistema debe ser “Medible”.

PASOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

Dentro de la identificación de los riesgos, debemos considerar algunos criterios que nos permitirán realizar una mejor tarea; por ejemplo, tipo de riesgo, consecuencia, importancia o significancia y si es o no necesaria su intervención inmediata.

Esto se traducirá como mejora continua para el Sistema, porque será una fuente importante de información para tomar decisiones, redireccionar objetivos, políticas, procesos, etc. y hará de la Organización una cultura preventiva, permitiéndole anticiparse a los acontecimientos.

3. ENLACES DE INTERÉS

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