CLAVES PARA TENER REUNIONES VIRTUALES EXITOSAS
Bien sabes que las reuniones son primordiales para nuestro trabajo diario, por medio de ellas, tomamos decisiones, planeamos actividades, establecemos proyectos, cerramos negociaciones, etc., Actualmente, se ha convertido en una herramienta indispensable, ya que en ocasiones no se tiene al lado a los compañeros de trabajo, clientes o proveedores. Sin embargo, para que esta herramienta nos ayude a ser muy productivos, debemos controlar algunos aspectos importantes tales como:
Controlando los anteriores aspectos, obtendrás reuniones totalmente provechosas, tus colaboradores no se distraerán, dormirán o realizarán otras cosas durante la reunión.
De igual manera, realiza una planeación de reuniones semanales, quincenales o mensuales para verificar el desarrollo y mantenimiento de cada uno de tus procesos, no realices reuniones al azar, al menos, que sea algo de última hora que requiera resolverse de forma inmediata.
Esta herramienta que controlada puede ser muy eficaz, se puede llevar a cabo por varios medios o plataformas tales como:
Todas son gratuitas, algunas con límite de tiempo y aforo, lo importante es que escojas la que mejor se acomode a tus necesidades empresariales, de acuerdo al número de trabajadores, estabilidad para evitar interrupciones, si utilizas webinar o no, los tipos de licencia que se puedan requerir para una determinada herramienta, la extensión de tus correos, ya que todo esto influye para elegir el medio y verificar que tal es la conexión.
Por tal motivo, a continuación vamos a mencionar las características importantes de algunas de las herramientas mencionadas anteriormente que puedes utilizar con tu equipo de trabajo:
| Anymeeting: Esta herramienta te permite realizar reuniones en línea a través del uso en computadores y dispositivos móviles, en su versión gratuita te permite conectar hasta 4 personas en video full HD y hasta 200 usuarios conectados en línea de llamada. |
| Google Hangouts: Con esta herramienta puedes hacer llamadas, videollamadas o videoconferencia, las reuniones puedes hacerlas de forma práctica y dinámica, ya que te permiten compartir pantallas para mostrar alguna presentación o archivo y de esta forma explicarlo a tus compañeros, sin embargo, ten en cuenta que solo la puede usar el usuario que tenga una cuenta de correo creada en Gmail y una conexión a internet, además el programa permite en su versión gratuita hasta 10 personas y 150 para llamadas de solo voz. |
| Skype: Con este programa puedes hacer videollamadas y conferencias hasta con 50 personas, también te permite realizar mensajería instantánea, llamadas de voz y compartir contenido con los otros participantes. Recuerda que es un programa con versión gratuita que puede instalarse en computadores o en dispositivos móviles. |
| Teams Microsoft: La aplicación de Microsoft Teams cuenta con una versión gratuita en la que puedes chatear, realizar videollamadas y compartir archivos. Está integrado con Microsoft Office 365 y basado en «Groups», el servicio en la nube desarrollado para la colaboración entre usuarios. |
| Webex Meetings: Te permite desarrollar reuniones en línea y el uso compartido de archivos con todo tu equipo de trabajo. También te facilita la participación desde cualquier dispositivo, con audio y vídeo en calidad HD, además, es posible compartir pantallas. Puedes contar también en caso de requerirlo con una contraseña, para garantizar que tus reuniones virtuales sean mas seguras, de tal forma que tus colaboradores deben introducir un PIN numérico para ingresar, la cual se genera aleatoriamente y se incluirá en la invitación a la reunión. |
| Zoom Esta plataforma, disponible para equipos móviles y de escritorio, se puede sincronizar con su calendario para programar la reunión. Sus usuarios podrán acceder a una sala virtual, en donde tendrá la posibilidad de conectar hasta 25 personas en tiempo real, que pueden interactuar mediante video y chat. Adicionalmente, Zoom provee la opción de compartir su pantalla con otros usuarios y grabar la sesión de la llamada. |
Ventajas de realizar reuniones virtuales:
| 1. Reducción de costos: No necesitas desplazarte ni viajar a otras ciudades o países, esto se refleja también en la productividad, agilidad en la toma de decisiones y optimización del tiempo. |
| 2. Eficiencia: Puedes asistir a las reuniones de forma inmediata, no tienes que desplazarte, ni destinar tiempo para arreglar instalaciones, programar meriendas, entre otros, además puedes concretar negocios o proyectos de forma más ágil. |
| 3. Disponibilidad: La mayoría de plataformas utilizadas para reuniones virtuales permiten grabar, lo que te garantiza tener los registros disponibles para verlas de nuevo o para que las compartas con el personal que no pudo asistir. |
| 4. Agilidad en los procesos: Tienes mayor agilidad en la toma de decisiones involucrando todos los niveles tanto líderes de proceso con su personal a cargo, como Coordinadores y Directivos, lo que lleva a una optimización del tiempo, por ejemplo, en procesos de compras, de selección de personal, de ventas etc; adicional, puedes realizar seguimiento oportuno a tus clientes y colaboradores, para verificar avances en las actividades y en los proyectos en general. |
TIPS:
Y los siguiente son algunos tips, que te dejo para que lo implementes y compartas con tus colaboradores:
Desventajas
Ahora veamos algunas desventajas que te aseguro no son muchas en comparación a sus grandes ventajas:
- No es ajeno que en ocasiones se presenten fallas técnicas de internet, problemas técnicos con el computador o inconvenientes con alguna herramienta tecnológica, quedándonos por fuera de la reunión virtual o teniendo interrupciones lo que puede ocasionar errores de comunicación, así como mala interpretación del mensaje
- Cuando tienes colaboradores en el exterior se pueden presentar diferencias horarias, lo que dificulta encontrar un momento adecuado para llevar a cabo las reuniones virtuales.
Fuentes:
Reuniones y conferencias virtuales: las ventajas para su gestión de clientes. (s. f.). Indexcol. Recuperado 1 de marzo de 2022, de https://www.indexcol.com/blog/growth-hacking/gestion-de-clientes-reuniones-virtuales/
MinTIC recomienda las siguientes herramientas virtuales para trabajar en casa. (s. f.). MINTIC Colombia. Recuperado 1 de marzo de 2022, de https://www.mintic.gov.co/portal/inicio/Sala-de-Prensa/Noticias/126340:MinTIC-recomienda-las-siguientes-herramientas-virtuales-para-trabajar-en-casa
Continúa Leyendo:
Conoce las disposiciones para la regulación del trabajo en casa, dadas en la ley 2088 de 2021.
Trabajo en casa ¿qué peligro y riesgos existen? Descúbrelo aquí
Te va a interesar
¡No te pierdas esta información si quieres avanzar en tu profesión! Te dedicas a la implementación de SISTEMAS DE GESTIÓN, y decidiste emprender, pero estas vuelto un ocho. ¡Te entendemos!, #emprender no es un camino fácil, pero puede ser muy satisfactorio, y ATCAL te acompaña Lleva tu desarrollo personal y profesional a otro nivel y contribuye con el éxito del sistema y el crecimiento empresarial
