9 TIPS PARA RECIBIR UNA AUDITORÍA
Ser auditado en cualquiera de los sistemas de gestión en los que esté certificada tu empresa puede convertirse en un gran reto y para muchos una gran fuente de ansiedad y estrés, por ello que en este artículo te mostraremos algunas sugerencias que te ayudarán a estar preparado para una auditoría tanto externa como interna.
¿Para qué se realizan las auditorías?
Recordemos que se auditan procesos y no personas, lo que implica que cuando se encuentran no conformidades, las acciones de mejora siempre serán enfocadas a tu proceso.
¿Cuáles son las responsabilidades del auditado?
Lee: Estas son las 10 cosas que un auditor de sistemas de gestión no debería hacer.
Tips para el proceso de auditoría
Estos tips te ayudarán a cumplir el objetivo de la auditoría y que sea un proceso beneficioso para la organización:
1. Entrega únicamente la documentación que te soliciten
Es importante que entregues al auditor únicamente el documento que solicita, si pasas una carpeta completa debes tener la seguridad de que toda la información esté correcta.
2. Prepara a tu equipo
Debes indicarle a cada persona de tu equipo cuándo le tocará la realización de las entrevistas con los auditores, Ayúdalas a prepararse para que respondan de manera natural, con confianza y libres de inseguridad.
3. No discutas con el auditor
No debes entrar en conflicto con la persona que se está encargando de llevar a cabo la auditoría, esto no significa que aceptes todo lo que el auditor diga, sino que debes responderle de manera educada y cordial, haciendo uso de la inteligencia emocional.
4. Entiende que te están preguntando
Asegúrate de entender lo que está preguntando el auditor, así evitarás presentar evidencias que no corresponden, si tienes alguna duda, puedes pedir al auditor que te aclare cualquier cuestión que no haya quedado del todo clara, que te ponga un ejemplo, te reformule la pregunta o la haga de otra forma.
5. Dales evidencia a los auditores sobre tu respuesta
Muestra lo que has hecho y lo que está en proceso de hacerse, si no tienes evidencia, también puedes mencionarlo, para que coloquen las oportunidades de mejora a tu proceso.
6. Notificación de no conformidades
Ten claridad sobre por qué te están colocando una no conformidad y cuál es su origen, para posteriormente poder cerrarla, el auditor no te dará la solución concreta a la no conformidad, sin embargo, sí que tiene que quedar claro qué es lo que está fallando y cuál es su posible causa, para poder plantear correcciones con posterioridad.
7. Solicita que te expongan las conclusiones que encontraron en tu proceso.
Cuando la auditoría concluya, solicita que te expongan las cosas que encontraron, con estas conclusiones, podrás tomar nota de las no conformidades y oportunidades de mejora a tu proceso, para tomar acción y empezarlas a hacer.
8. Realiza seguimiento al informe de auditoría
Genera un plan de acción para ejecutar las acciones propuestas a corto, mediano y largo plazo, así la auditoría ayudará realmente a tu proceso, recuerda que un hallazgo por más simple que parezca puede generar un riesgo potencial, por ello hacer una buena planificación contribuirá efectivamente a la mejora continua.
9. Muestra hospitalidad al equipo auditor
Es recomendable tener una actitud hospitalaria y ofrecerle al auditor cualquier cosa que pueda necesitar, debería estar presente el gerente en la reunión inicial y durante la reunión final. Esto es una muestra de que los dueños del proceso tienen un interés y un compromiso real en la consecución de la certificación y que es algo importante para la organización.
Te invitamos a leer: ISO 19011:2018 directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.
Fuentes de consulta
https://procemconsultores.com/estar-preparado-una-auditoria/
https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2021/06/11-tips-para-pasar-la-auditoria-de-certificacion/
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