GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES

GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES

1.    OBJETIVO

Asegurar la identificación, análisis y establecimiento de requisitos a cumplir dentro de los sistemas de gestión en sus diferentes temáticas, provenientes de la normatividad legal definida por las diversas autoridades relacionadas; evaluar su grado de cumplimiento y la definición de acciones necesarias para lograr el cumplimiento legal.

2. ALCANCE 

Inicia con la investigación de las autoridades relacionadas con la temática a trabajar y la verificación de normatividad emitida y finaliza con evaluación del cumplimiento de requisitos y el establecimiento del plan de acción para dar cumplimiento a la normatividad identificada.

3. DEFINICIONES

Acuerdo Normativo: Acuerdo normativo al que han de ajustarse otros de carácter más concreto.

Circular Normativa: Es una disposición de rango inferior dentro de la jerarquía normativa, por debajo de la Ley, el Decreto y la Orden ministerial, que regula, generalmente, aspectos organizativos o internos de una materia.

Código Normativo: Es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado de normas y principios jurídicos.

Constitución Política: La Constitución Política es la máxima ley, la ley fundamental y la de mayor jerarquía.  En ella se establecen los derechos y obligaciones de los ciudadanos, la estructura y organización del Estado y bajo sus lineamientos se aprueban las demás normas que rigen la vida del país.

Convenio: Cualquier convenio supone el acuerdo de voluntades entre dos o más personas sobre cualquier punto en discusión o cuestión pendiente de resolver.

Decreto: Jerárquicamente es inferior a las leyes salvo algunas excepciones como el decreto ley, son expedidos por autoridades u órganos diferentes al legislativo. 

Ley: Definida por la autoridad pública donde se manda, se prohíbe o permite algo. La ley tiene carácter de obligatoriedad es general y con carácter indefinido.

Norma: Regla que intenta controlar el comportamiento humano, estableciendo derechos y deberes, en donde se le da un valor a esta y si se llegara a su incumplimiento se aplicara una sanción.

Resolución: Normalmente se dictan para reforzar las leyes, pues se dictan para que se cumpla lo establecido en ellas.

PASOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES

1. Consulta la normatividad vigente: Periódicamente revisar las nuevas leyes, decretos, resoluciones, circulares y acuerdos , para determinar cual de estos puede aplicar en la organización, cualquier persona de la organización puede realizar esta actividad.

2. Aplicabilidad: Realizar la consulta a cerca de la normatividad, con un personal experto en el tema de la misma esto acompañado con la alta dirección.

3. Evaluación de cumplimiento: Realizar una lista de chequeo interna para verificar el grado de cumplimiento de la nueva  normativa o legislación en la organización.

4. Plan de trabajo: De acuerdo al diagnostico Realizado, determinar y poner en marcha un plan para el cumplimiento de la nueva normatividad o legislación.

5. Auditoria de revisión: Después de finalizar el plan de trabajo realizar una auditoria para mirar como va el grado de cumplimiento de la organización. 

6. Plan de Acciones: Cuando ya se tenga el informe de la auditoria, diligenciar las acciones correctivas, preventivas  y de mejora pertinente en el plan de acciones.

7. Actualizar matriz requisitos legales: Cada vez que se generen nuevos cambios en la norma o se publiquen nuevas, se actualiza la matriz de requisitos legales.

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