METODOLOGÍA PARA EVALUAR LA MATRIZ LEGAL

La evaluación de la matriz legal es un ítem que generalmente evaluamos dando seguimiento a las actividades que registramos para dar cumplimiento a un requisito legal; algunas de estas actividades corresponden a:

¿Pero cómo podemos hacer seguimiento o evaluar la matriz legal?

Para hacer el seguimiento o evaluación de las actividades que registramos en la matriz de requisito legal es necesario adoptar dos tipos de metodologías:

• La primera enfocada en el método y periodicidad

A continuación, te mostraremos algunos ejemplos:

1. Enfocada en el método y periodicidad:

• Reuniones o comités: De acuerdo al Plan estratégico de la organización se pueden implementar reuniones o comités para hacer seguimiento al cumplimiento de objetivos, dentro de éstas se puede además de presentar los nuevos requisitos legales, hacer seguimiento y evaluar los requisitos legales ya implementados. Se debe desarrollar una herramienta eficaz para ejecutar esta actividad de forma fácil y oportuna, mas adelante veremos cuáles podrían ser esas herramientas y documentar las reuniones o comités por medio de una Acta de Evaluación

Para la evaluación y seguimiento de la matriz legal debes programar el tipo de reuniones que podrías desarrollar teniendo en cuenta la Matriz, es decir, el alcance de la norma, el requisito a cumplir, las actividades y evidencia de cumplimiento del mismo, de acuerdo a lo anterior dentro de tus Reuniones estratégicas o Eficaces puedes establecer:

Vamos a hacer una aclaración en cuanto a las reuniones y comités:

• Las reuniones estratégicas o eficaces: son específicas en temas de la gestión legal con los líderes de cada Proceso
• Los comités Gerenciales y de Procesos: se abordan otros temas de la gestión de cada proceso como productividad, indicadores, bienestar, ventas etc., la idea es incluir dentro de estos comités la gestión legal de lo contrario desarrollar reuniones estratégicas o eficaces. Se realiza con los líderes de cada Proceso.

• Auditorías: En el Plan de Auditoría interna y externa se debe incluir dentro del alcance la revisión de la matriz legal en cada proceso por medio de un plan de muestreo
• Inspecciones MRL de Proceso: Este es un método innovador pues, así como realizas las inspecciones para seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo, puedes desarrollar una lista de chequeo para evaluar la matriz de requisitos legales a cada proceso

La Periodicidad

Es tu elección, depende de la necesidad y optimización del proceso, por ejemplo, si de acuerdo a tu actividad económica, sector y número de trabajadores los requisitos legales no abundan a diferencia de otras organizaciones como las del sector salud, hidrocarburos, transporte entre otros que constantemente necesitan revisión y actualización o si tienes implementado varios sistemas de gestión.

Veamos algunas características de las periodicidades:

¿Pero cómo lo hago?

No te preocupes, no es tan difícil como parece, lo primero es realizar un Cronograma de los métodos a utilizar, puedes implementarlos todos o algunos, como vimos anteriormente, recuerda que lo importante es optimizar el proceso de acuerdo a la necesidad de la empresa y hacer la programación.

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3 artículos para tí:

1. Mitos de la matriz de requisitos legales
2. Requisitos legales ambientales
3. ¿Cómo evidenciar el cumplimiento de la matriz legal? ¿Cómo evaluarla?

¿Ya actualizaste tu matriz legal?

No gastes tu tiempo, disminuye la probabilidad de error (minimiza el riesgo), cuenta con el respaldo que necesitas en la interpretación de las normas; tu labor es más valiosa poniendo en práctica las actividades a realizar.

Elige la opción que más se ajuste a tus necesidades y las de tu organización👇

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