La planeación de la matriz legal marca un paso muy importante en la implementación de un sistema para realizarlo de acuerdo a las necesidades de la empresa; como lo expone Yovanna Ochoa: “Los requerimientos legales que debe cumplir una organización son prioritarios en cualquier actividad que se desarrolle; por tanto, es importante que en el momento de efectuar la planeación inicial del proyecto de implementación se determine los requerimientos generales que debe cumplir el cliente; por ejemplo, ¿les aplica SARLAFT?, ¿Normas técnicas sectoriales para el turismo por ejemplo?, ¿existe reglamentación específica para el sector?” (SG Eficaces, 2019).
Recordemos que las normas ISO tienen una estructura de alto nivel en donde se incluye:
Dentro del contexto de la organización tenemos la identificación de Requisitos Internos y Externos en donde se debe dar alcance a los entornos legales.
Dentro de la Planificación tenemos:
Es así, como podemos definir que la Planificación de la matriz legal es un pilar importante para la estructura e implementación de un Sistema de Gestión ya que es una de las entradas que nos señala de acuerdo a la actividad de la empresa, que requisitos debemos cumplir en materia de:
- La prestación del servicio o proceso productivo: Es necesario tener consciencia de identificar no solo la normatividad a nivel del proceso productivo o prestación de servicio a nivel de infraestructura interna, sino también a nivel externo; es decir, por ejemplo, si dentro de la operatividad de la empresa no se identifican actividades de alto riesgo como espacios confinados, alturas o energías peligrosas pero durante la prestación del servicio si se desarrolla, se debe contemplar la normatividad legal vigente en este aspecto.
- Normatividad Nacional aplicable al sector empresarial específico o normatividad en general: No podemos pasar por alto la identificación de esta normatividad no solo por las sanciones a los que estamos expuestos por el incumplimiento a ciertos requisitos, si no porque éstos son relevantes para implementar planes de acción como el desarrollo de procedimientos, instructivos, protocolos etc; para dar cumplimiento al requisito.
- Normatividad en materia de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente: Hoy en día cada vez hay mayor exigencia en el cumplimiento de esta normatividad, es por ello, que se deben determinar controles específicos, estrategias, metodologías y procedimientos que satisfaga la necesidades de la empresa y que garanticen el cumplimiento de los requisitos legales por ejemplo desarrollar conciencia en el personal para el uso adecuado de los elementos de protección personal por medio de estrategias audiovisuales, folletos, capacitaciones etc con la finalidad de disminuir los incidentes y accidentes laborales.
Por consiguiente, estos requisitos reales nos dan una luz muy importante al saber por dónde debemos empezar para implementar el sistema de gestión, de tal forma que nos proporciona:
Como podemos observar es muy importante realizar la planeación de la matriz legal porque de ella se desglosa uno o varios objetivos, y las acciones pertinentes para dar cumplimiento.
Ahora repasemos qué es la matriz de requisitos legales
Es un documento que plasma toda la normatividad que una empresa como las MiPymes deben cumplir legalmente, por consiguiente, deben contener evidencias por medio de actividades que garanticen el cumplimiento de dicha normatividad y es aplicable para todas las personas jurídicas sin importar el sector económico.
El Decreto 1072 de 2015 define la matriz legal en el artículo 2.2.4.6.2. como:
Ahora que sabes porque es importante la planificación de la matriz legal podemos concluir que es relevante porque hace parte de las obligaciones de los empleadores, en donde estos deben identificar la normatividad nacional aplicable, de igual forma permite establecer una ruta para la implementación de un sistema de gestión y hacer mejor seguimiento y control al cumplimiento de la normatividad vigente.
Te invitamos a tomar consciencia de la planeación adecuada de la matriz de requisitos legales, si la gestionas bien desde el principio tendrás un sistema de gestión acorde a tus necesidades, de lo contrario tu sistema no responderá a lo que realmente necesitas, se volverá dispendioso y dificil de implementar; aquí te dejamos algunos tips para su planificación:
TIPS PARA LA PLANIFICACIÓN DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
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- ¿Qué normatividad debes incluir en tu matriz legal y cuáles no?
- Guía de implementación matriz de requisitos legales.
- ¿Cómo hacer la matriz legal de forma fácil y sencilla para las MiPymes?
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