ANEXO 7.1 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE OPERACIONES
1.GENERALIDADES
El artículo de apoyo muestra en su generalidad los conceptos y definiciones que ayudan en la orientación de las organizaciones para la determinación de los recursos y las herramientas básicas en el funcionamiento de la misma, dentro de un sistema de gestión. En este artículo lo que se buscará es orientar a los lectores para que esos conceptos vistos anteriormente sean esclarecidos a través de diferentes casos aplicados.
2.CASOS ILUSTRATIVOS
CASO APLICADO N° 1
En la organización transportes especiales GAB S.A.S se quiere implementar el sistema integrado de gestión HSEQ con base en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. Para ello la gerencia realizó con su equipo de colaboradores el análisis de las causas externas y las internas o más conocido como contexto de la organización, componente fundamental para la determinación de la planeación estratégica de la organización. Allí se logró evidenciar la necesidad de dar cumplimiento a unos requisitos legales propios del sector de transporte relacionado con el control de los residuos derivados de los mantenimientos de los vehículos, el control de las emisiones de los mismos, la contratación de un personal con experiencia acreditada, la necesidad de contar con un plan estratégico de seguridad vial, entre otros. Además, se encontró que la mayoría de los clientes también realizan requerimientos especiales como dispositivos que permitan evidenciar el trayecto de los vehículos mientras transportan a su personal, personal idóneo que revise los vehículos antes de ser despachados con el fin de evitar accidentes, campañas para compensar el ambiente por las afectaciones que se pueden tener al realizar el proyecto, etc.
Una vez se analizaron los resultados completos del contexto de la organización, la gerencia procedió a enlistar los elementos que necesitaría para soportar su actividad económica dentro de un sistema de gestión integrada y recurrió al numeral 7 de la estructura de alto nivel, encontrando en él, los siguientes:
Además, se identificaron otros elementos importantes como:
CASO APLICADO N° 2
En la universidad Somedel se tiene como meta del año, implementar el sistema integrado de gestión HSEQ con base en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. Al igual que en todos los sectores se realiza el contexto de la organización, se planean las estrategias con base en ese contexto y se identifican los recursos necesarios para el funcionamiento en el marco de un sistema de gestión. Aplicando la cláusula de soporte se identificaron los siguientes elementos de apoyo o de soporte:
Por otro lado, pero en relación con lo anterior también se determinó como elemento de apoyo la comunicación interna y externa a través de correos institucionales, oficios, carteleras, eventos, etc. Los cuales también generan inversión monetaria.
CASO APLICADO N° 3
La empresa metalmecánica ABC Ltda. Es la encargada de la elaboración de tubería sanitaria para empresas de alimentos. Dentro del análisis de la calidad de su producto, los impactos que pueden causar al ambiente su fabricación y los riesgos a la salud y de seguridad en el trabajo, identificó la necesidad de incorporar elementos de apoyo para lograr los resultados previstos dentro de un sistema de gestión integrado.
Dentro de los elementos necesarios de soporte o de apoyo de los que habla la estructura de alto nivel en su cláusula 7, se identificaron los siguientes:
Al igual que en los anteriores casos, existe un elemento importante que es la comunicación y que también requiere de la asignación de recursos. En este caso aplicado, las comunicaciones también se hacen internamente y externamente definiendo a quién comunico, qué comunico, cómo comunico y quién comunica. A modo de ejemplo podemos hablar de la solicitud de un pedido de tubería sanitaria de 3¨, en dónde quien comunica internamente es el coordinador de producción, a todos sus colaboradores en una reunión operacional, a través de un plano, la tubería a diseñar. A su vez los trabajadores solicitan el material al almacenista y externamente el asesor comercial informa al cliente para cuándo estará listo el pedido
3.PREGUNTAS FRECUENTES
A.¿CÓMO HAGO PARA DEFINIR LAS COMPETENCIAS EN UNA EMPRESA EN DONDE SUPERA LA EDUCACIÓN PRIMARIA?
Hay que tener en cuenta que la experiencia laboral también puede ser homologada en función de una formación universitaria. No es necesario contar con un título universitario para determinar la competencia de una persona sin embargo si es necesario aplicar una prueba de conocimientos para determinar dicha competencia. En este sentido una persona que tenga 5 años de experiencia laboral en procesos de soldadura podrá ser homologado con una formación tecnológica.
B.¿QUIÉN APLICA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES?
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, mediante Decreto 249 de 2004, Articulo 12, es el responsable en Colombia de evaluar y certificar la competencia laboral de los colombianos.
C.¿CÓMO PUEDO CERTIFICARME SI NO CUENTO CON TODOS LOS RECURSOS HUMANOS, TÉCNICOS Y FINANCIEROS?
Existen diferentes estrategias para buscar la conformidad con los requisitos de los criterios establecidos en las normas ISO, la más común es la provisión de ellos a través de proveedores externos o la unión de esfuerzos a través de alianzas o convenios de colaboración. Un ejemplo muy claro es el de los elementos para la atención de emergencias dentro de un edificio en donde operan diferentes empresas, allí se pueden realizar diferentes alianzas o acuerdos de ayuda mutua en donde en caso de una emergencia se comprometen a compartir los elementos para la atención de emergencias como los extintores, botiquines o camillas.
4.¿CÓMO HAGO PARA SABER SI LOS TRABAJADORES TOMAN CONCIENCIA EN LAS ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN?
La norma establece la toma de conciencia en temas puntuales como las políticas del sistema de gestión, los procesos ambientales, de calidad o de seguridad y salud en el trabajo significativos para las labores que desarrolla el trabajador, la eficacia de sus actividades en los sistemas de gestión y la afectación positiva o negativa dentro de los sistemas de gestión al cumplir o no con sus responsabilidades HSEQ. La manera más fácil es abordando al trabajador e indagando con una serie de preguntas verbales o escritas, que evidencien la aplicabilidad de los conceptos vistos a sus labores diarias, también se puede hacer a través de los programas basados en el comportamiento del trabajador.
5.¿CUANDO SE HABLA DE RECURSOS EN LA ISO 14001:2015 TAMBIÉN SE INVOLUCRAN LOS RECURSOS NATURALES?
La norma habla de determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, la implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión ambiental; es decir que, si la actividad económica requiere abastecimiento de algún recurso natural, este también hará parte del sistema de gestión directa o indirectamente. Por ejemplo, aquellas empresas agrícolas que se dedican al suministro de productos orgánicos, requieren de sustratos de suelo enriquecidos en nutrientes, pero bajo métodos libres de químicos artificiales o en su defecto de modificaciones genéticas. Como se puede observar el suelo al estar bajo unas condiciones especiales, se convierte en un recurso imprescindible, para las buenas prácticas ambientales en conservación del suelo y además en un recurso que influye directamente en la calidad del producto que se está ofreciendo al consumidor.
6.¿ES OBLIGATORIO PONERLE CÓDIGOS A LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA?
La norma no habla de asignar códigos a los documentos, la norma habla de controlar la información documentada; es decir que lo que se debe asegurar es que esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite y que esté protegida adecuadamente; eso sí, teniendo en cuenta el control de cambios como su versión, la descripción del cambio en el contenido, fechas de actualización, entre otras. En conclusión, cada organización elige la manera en la cual controlará su información documentada; ya sean colores, códigos, sellos, consecutivos, etc.
Lee: Planeación para el desarrollo de la implementación de un sistema de gestión.
4.WEBGRAFÌA
- http://seccl.sena.edu.co/
- https://calidadgestion.wordpress.com/2016/09/30/
- http://www.bulltek.com/Spanish_Site/ISO%209000%20INTRODUCCION/
- https://www.tuv.com/colombia/es/
- https://aprendiendocalidadyadr.com/la-iso-90012015-capitulo-7-apoyo/
- http://www.calidad-gestion.com.ar.html
- https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9001:ed-5:v1:es:fn:1
- http://www.icontec.org/Ser/EvCon/Documentos%20de%20interes%20cs_/Presentacion%20actualizacion%20de%20las%20normas.pdf
- https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com
- https://www.isotools.org/normas/
Continúa leyendo:Problemas recurrentes en la implementación de Sistema de gestión.
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