QUÉ SON LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
Al hablar de un sistema hacemos referencia a la unión de varios elementos, componentes o etapas que trabajan de manera coordinada entre sí para la consecución de un objetivo siempre susceptible de mejora continua.
Al involucrar la palabra gestión se hace referencia a dirigir, organizar, administrar y definir los mejores lineamientos para el trabajo de dichos componentes, optimizando el uso de los recursos de forma tal que se asegure la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos de la organización en sus diferentes temáticas, mejorando continuamente los resultados.
Se trata de una estructura probada para la operación y mejora continua de las políticas, los procedimientos y procesos de la organización que aporta en la consecución de los objetivos mediante una serie de estrategias que incluyen la optimización de procesos y el pensamiento disciplinado.
No importa el tamaño o tipo de organización, toda empresa de manera formal o no tiene implementado un sistema de gestión, es su forma de operar, su cultura, lo que debemos buscar es mejorarla dia a dia.
CONTENIDO DEL MANUAL:
- Clases de Sistemas de Gestión
- Cuando implementar sistemas de gestión
- Beneficios de la implementación de un sistema de gestión
- Problemas recurrentes en la implementación de sistemas de gestión
- Niveles de Madurez de un sistema de gestión
- Sistemas integrados de gestión
1. CLASES DE SISTEMAS DE GESTIÓN
En el transcurso del tiempo, se han venido desarrollando diferentes normatividades técnicas y legales en distintas temáticas para organizar las actividades de la empresa, dentro de las más conocidas se encuentran los sistemas de gestión de calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo, ver esquema:
Según el objetivo a conseguir, cada sistema de gestión se basa en el cumplimiento de unos estándares definidos por entidades internacionales o nacionales que han dedicado sus esfuerzos en establecer los lineamientos comunes que toda organización debe seguir. Dentro de lo más representativos, se encuentran los siguientes:
- ISO 9001:2015: Requisitos para un sistema de gestión de calidad, su enfoque es la satisfacción del cliente a través de la oferta de productos y servicios que cumplan sus expectativas. Busca estandarizar las metodologías de trabajo de la organización de forma tal, que se asegure la comunicación adecuada entre las partes, el establecimiento claro de los requisitos del cliente, del producto y servicio y su cumplimiento en todos los ejes de la empresa.
- ISO 14001:2015: Requisitos para un sistema de gestión ambiental, el enfoque de esta norma está relacionado con la protección del ambiente que nos rodea, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y el control de los aspectos ambientales significativos.
- OHSAS 18001:2007: Requisitos para un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional, su enfoque es el control de riesgos que puedan afectar a los trabajadores y la mejora del desempeño de la seguridad y salud ocupacional de las organizaciones.
- RUC (Normatividad Colombiana): Registro Único de Contratistas, se trata de un sistema que integra las temáticas de salud ocupacional, salud en el trabajo y cuidado del ambiente. Fue creado inicialmente para la aplicación de los contratistas en el sector hidrocarburos en Colombia y se ha extendido al sector transportador y a quien desee su desarrollo
- ISO 27001: Define los requisitos para gestionar la seguridad de la información en una empresa. Teniendo en cuenta que la información es el activo más valioso de una organización debe cuidarse ante cualquier amenaza y establecer los controles necesarios para evitar pérdidas, fugas o deterioro de la misma, tanto la que se encuentra física como magnética.
- BASC: Proporciona los parámetros y requisitos generales que una organización debe implementar para garantizar la seguridad y control de todas las actividades de comercio internacional, lo que involucra la carga, instalaciones, transporte y personal involucrado. Su principal objetivo es promover el comercio internacional seguro, evitando el contrabando de mercancías, narcóticos y terrorismo.
- ISO 28000: Esta norma, nos indica los requisitos que deben cumplirse para garantizar la seguridad en la cadena de suministro. Busca prevenir la generación de actos intencionales, sin autorización, destinados a causar perjuicio o daño, por lo que su base fundamente radica en la identificación apropiada de los riesgos a los que se está expuesto para implementar actividades de control apropiadas para su mitigación.
2. CUANDO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN
Toda empresa desde su fundación crea un estilo de trabajo que ya sea organizado o no, se convierte en su cultura organizacional; esta cultura se crea a partir de las experiencias, valores y formas de pensar de los integrantes de la empresa y describe el comportamiento de la misma.
Cuando dicha cultura de trabajo no se encuentra estructurada correctamente, se generan algunos problemas como los que se describen a continuación:
2.1 Falta de lineamientos específicos de trabajo, se desconoce las metas y objetivos que la dirección de la empresa desea y por tanto:
2.2. Se convierte en una empresa “apaga incendios”, dado que no se planean sus actividades y simplemente se reacciona frente a lo que se presenta, lo cual genera las siguientes consecuencias:
2.3. Errores en la asignación de tareas y funciones entre los trabajadores, lo que lleva a:
2.4. Pérdidas económicas debido a errores en costeos y en venta de los productos / servicios ofrecidos: La falta de análisis de datos genera toma de decisiones sin bases que puede ocasionar grandes errores para la gestión de la empresa
2.5. Baja calidad o calidad inconstante de los productos / servicios de la organización: La falta de estandarización de procesos permite que cada funcionario realice actividades según su concepto y de este modo caer en errores momentanemos o permanentes que afectan los productos y servicios
2.6. Altos costos de inventarios / deterioro de los productos almacenados: Los esquemas de control definidos en un sistema de gestión, permite establecer políticas ajustadas a las necesidades de la empresa para mantener ajustados estos ítems.
2.7. Fallas de comunicación: La base de los sistemas de gestión es el trabajo en equipo orientado hacia objetivos comunes, por lo cual su implementación facilita la actividad de cada uno y la interacción entre los funcionarios, aunque el tema es complejo si se realiza una adecuada verificación de procesos el problema va mejorando continuamente
2.8. Requerimientos legales y técnicos: En diversos sectores de la economía, las autoridades regulatorias han definido normatividad de obligatorio cumplimiento frente a la necesidad de implementar sistemas de gestión como medio de control y de gestión de estas organizaciones.
2.9. Solicitud del mercado: Ligado a los requerimiento técnicos y legales y así mismo a la mejora de la competitividad de las organizaciones, cada vez es más común que las empresas exijan a sus proveedores la implementación de diversos sistemas de gestión para asegurarse que se cumpla con los requerimientos necesarios en la relación comercial
Un sistema de gestión bien implementado, permite superar todos estos obstáculos y facilitan el sostenimiento, crecimiento y fortalecimiento de la organización.
3. BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
Un Correcto sistema de gestión debe implementarse pensando en mejorar cada uno de los siguientes pilares de una organización próspera:
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