¿CÓMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO DE LA MATRIZ LEGAL? ¿CÓMO EVALUARLA?
Vamos a dar inicio recordando que la Matriz de Requisitos Legales es una de las bases para el proceso de planificación del Sistema de Gestión y nos brinda los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema, tal como lo indica el Decreto 1072 de 2015 en su definición de Matriz Legal:
“Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”.
Para evidenciar el cumplimiento de la matriz legal es necesario que tenga en cuenta lo siguiente:
En el momento que se identifica la normatividad aplicable a la empresa de acuerdo a su sector, actividad económica, proceso productivos o prestación de servicio, se crea un formato claro y entendible para registrar la normatividad que cuente como mínimo con:
Para tener una matriz mas completa se puede incluir:
- Emisor, temática, proceso al que pertenece, programa, vigencia, entre otros
En el ítem número 6 de Actividades y Evidencia de cumplimiento, en el momento de registrar la norma y realizar su análisis se debe identificar que tipos de actividades se van a desarrollar para dar cumplimiento al ítem, por ejemplo:
Un ejemplo de Evidencia de cumplimiento:
¿Cómo evaluamos la MRL?
Para evaluar la Matriz de Requisitos Legales y para tener una metodología clara, es pertinente realizar un procedimiento, instructivo o flujo que lo defina y que nos indique:
Ahora para evaluar la Matriz de requisitos Legales existen algunos métodos, los cuáles te presentamos:
El cómo evaluar la matriz legal lo define la organización, no existe una metodología específica, dentro de las prácticas más comumente utilizadas son:
- Contratación de una auditoria legal externa
- Revisión de cada uno de los registros del cuadro matriz para corroborar y registrar la evidencia de cumplimiento
- Aplicación de listas de chequeo.
En ATCAL optamos por aplicar la tercera alternativa; dado que, consideramos que es mucho mas segura, ágil y práctica. Gracias a nuestro grupo de profesionales, cada vez que se emite una nueva norma, se modifica o se deroga alguna de ellas, se realiza una revisión de las listas de chequeo que establecen los requisitos a aplicar en las diferentes organizaciones y de este modo, dichas listas de chequeo son ajustadas y sirven como herramientas claves para controlar los planes de acción a desarrollar y así mismo, facilitar la vigilancia de su cumplimiento a través de inspecciones, auditorias internas y procesos de medición.
Esta alternativa apoya y disminuye los tiempos de revisión y evaluación, así como los costos de implementación de los sistemas de gestión, brindando a los profesionales responsables la seguridad que requieren frente al cumplimiento legal, del mismo modo, ayuda a que los diferentes lideres de proceso puedan ejercer un control específico sobre los requisitos que les compete.
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El papel que juega los líderes de proceso:
La aplicación del requisito legal, así como el seguimiento (autocontrol) y evaluación, se sugiere que sea responsabilidad de cada proceso ya que es la mejor forma de realizarlo, teniendo en cuenta que el líder de cada proceso tiene el conocimiento técnico en los temas que le corresponden.
Por ejemplo: Cada proceso al identificar sus requisitos legales, o al ser socializado por la persona responsable, teniendo en cuenta, que el cumplimiento normativo se realizará desde los procesos misionales de la organización y que es responsabilidad y compromiso de cada líder tener el conocimiento de la norma que le aplica a su proceso y saber que actividades y registros de evidencia o qué método de verificación debe implementar para darle cumplimiento al requisito.
De igual manera, la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales se debe incluir dentro de los procesos de auditorías y medición de indicadores con periodicidad mensual, trimestral, semestral o anual acorde con la organización y su complejidad.
«El análisis, aplicación y vigilancia del cumplimiento legal, es responsabilidad de todos los lideres de proceso»
Asegurate que cada lider de proceso, conozca y participe activamente en la aplicación de las normas definidas en la matriz de requisitos legales; para esto, clasifica las normas a aplicar por proceso, esto te será muy útil para poder responsabilizar a los otros funcionarios y que no seas tú el único responsable de tan importante proceso.
Procesos de auditorías: En el Plan de Auditoría interna o externa se debe determinar dentro del alcance la revisión de la matriz legal en cada proceso. Cada líder de proceso debe filtrar su matriz de acuerdo a la temática que le corresponde según solicitud del auditor.
¿Qué se evalúa en la matriz legal?
- Que se encuentre actualizada: Inclusión de normas de acuerdo a la actividad económica, prestación del servicio o producto, normatividad obligatoria en temas de SST o Ambiente
- Que se encuentre implementada: Revisión de evidencias de cumplimiento
- Divulgación: Que se haya divulgado o comunicado a las partes interesadas
Indicadores de proceso: Cada líder de proceso debe llevar actualizado los indicadores, en este caso, indicadores de actualización e implementación de los requisitos, indicadores de proceso que evidencien el cumplimiento de requisitos al ser parte de las actividades de evidencia o método de verificación de la matriz legal, los cuáles deben alinearse con el plan estratégico de la organización y hacer parte del mismo.
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