¿CÓMO INTEGRAR TU MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES?
¿Por qué integrar tu matriz legal?
El integral la Matriz de Requisitos Legales hace que el proceso tenga mayor control que tener varias matrices por separado. Miremos sus ventajas:
Ventajas
- Optimizar tiempo: Al tener una matriz unificada se puede hacer control mas ágil que tener varias matrices separadas
- Análisis global de la normatividad: Con una matriz de requisitos unificada con todos los sistemas implementados o con toda la normatividad obligatoria a cumplir (si no se tienen sistemas implementados) en temas de actividades, servicios o productos que ofrece la empresa, seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente, se tiene un panorama general de los requisitos a cumplir y cuáles serían esas actividades a implementar como evidencia
- Unifica estrategias de implementación: Al integral la matriz de requisitos legales fácilmente puedo observar y clasificar las actividades que son evidencia de cumplimiento y que puedo desarrollar para dar cumplimiento a varios requisitos o que al desarrollar una actividad ésta hace parte de otra actividad a implementar, por lo que esto a su vez tiene otros beneficios como orden, optimización de tiempo y recursos.
- Mejor control y seguimiento de la matriz: Al unificar la matriz como responsable, fácilmente puedes verificar si se están implementando las acciones necesarias para dar cumplimiento a los requisitos y si se encuentra actualizada. Sin embargo, recuerda que la mejor forma de controlar la matriz es haciendo participe a cada proceso ya que cada líder puede verificar la implementación o hacer seguimiento de acuerdo a su experiencia y conocimiento específico de su gestión. Por lo que tu como implementador puedes ser el eje principal para llevar el control general, pero ellos son los que te deben retroalimentar. Por lo anterior se sugiere o recomienda colocar un ítem en la matriz de requisitos legales para clasificar a que proceso pertenece, de tal forma que lo puedas filtrar y compartir con los líderes de cada proceso y de esta manera los integras a su revisión, actualización y evaluación.
5. Ayuda a la mejora continua: Al tener un panorama general y control de todos los requisitos, por medio de la revisión del plan de acción de las actividades y la integración de los procesos estas garantizando constantemente la mejora continua del proceso.
Teniendo en cuenta todas las anteriores ventajas, tampoco podemos ser ajenos al siguiente panorama:
Cómo Integrar tu matriz de requisitos legales
- Cuando definas los campos para llevar el registro de la Matriz, incluye el ítem tema, ya que con éste puedes filtrar la temática a la que pertenece la normatividad jurídica.
Recordemos cuáles son los campos que en su mayoría se utiliza para crear la matriz de requisitos legales:
2.Cómo puedes observar con el ítem tema, podemos realizar el filtro correspondiente y llevar su control o mostrar cuando estamos en procesos de auditorías
Miremos algunos ejemplos:
Esta forma es la mas sencilla, ágil y pertinente para integrar la matriz legal, de tal forma que puedas hacer control, seguimiento y evaluación. Recuerda que unificar o integrar tu matriz de requisitos legales te trae muchos beneficios ya mencionados anteriormente como optimización de tiempo, análisis general de la normatividad, te permite ver un panorama macro de toda la normatividad aplicable a tu organización, también te ayuda a unificar estrategias de implementación y lo que todos esperamos y lo más importante para poder dar cumplimiento oportuno, es que te ayuda considerablemente a tener un mejor control y seguimiento de la matriz legal.
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