5 PROBLEMAS EN LA MEDICIÓN DE INDICADORES
¿Alguna vez has escuchado esa palabra “Indicador”?, ¿Sabes qué es? y ¿Por qué se utiliza en el Sistema de Gestión que estas implementando en tu organización? Quizás en algún momento, han sido ese dolor de cabeza en el diseño e implementación del Sistema de Gestión del cual eres responsable en tu organización.
En realidad, este es uno de los mayores problemas que se identifica dentro de una organización, por lo que en este artículo nos enfocaremos en los principales inconvenientes que se presentan al momento de implementar la medición de los indicadores.
Comencemos por definir el indicador como una herramienta de medición que sirve para evaluar la gestión en los procesos y la calidad de productos o servicios que garantizan el cumplimiento o no de lo requerido o esperado, partiendo de información y registros consolidados.
Con base a la definición, podemos determinar ciertos problemas que se pueden presentar para dar cumplimiento a eso que se espera de lo que se está evaluando. A continuación nombraremos algunas situaciones:
1 Definición errónea de indicadores
Este problema radica desde el diseño del sistema, te haré una pregunta ¿No has encontrado indicadores que en algunas fórmulas la relación de variables definidas no corresponde a la información que vas a medir o con el objetivo del indicador? Pues bien, a esto me refiero, debes asegurar en tu sistema de gestión que la fórmula de medición corresponda al objetivo del indicador y que cada variable que definas, se pueda medir. Recuerda las siguientes consideraciones antes de definir los indicadores:
- Lo que no se puede medir, no se puede controlar.
- Lo que no se puede medir, no existe.
2. Suministro de información desorganizada
En tu sistema de gestión debes asegurar que la información que te suministran es certera y de una forma organizada, muchas veces los responsables de suministrar la información, la entregan de tal manera que no se identifica lo que se va a medir, por lo que te recomiendo, establecer una estructura para la entrega de la información, ya que si dependes de otras personas, esta estructura te puede servir para organizar la información de acuerdo a las variables que vas a medir y va ser más fácil el cruce de datos y manejo de los mismos para empezar a calcular cada indicador.
3. Mecanismos ineficientes para consolidar la información:
Muchas veces las organizaciones que empiezan con 50 trabajadores con el tiempo puede crecer tanto que puede duplicar, triplicar o hasta más su negocio, respecto a todos los aspectos tales como: factor humano, operacional, económico, infraestructura, entre otros, por lo que debe estar preparado para encontrar la manera de consolidar esos documentos y registros que por su cantidad se convierte en un dolor de cabeza para almacenar, tener trazabilidad y hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades planeadas vs ejecutadas.
Como ejemplo. Por esta razón, debes buscar un mecanismo que se ajuste a tus necesidades y que te pueda dar resultado para poder llevar la trazabilidad y hacer seguimiento a las actividades o variables que se van a medir para dar cumplimiento al indicador que corresponda.
4. Entrega inoportuna de información
Tu que dependes de personal externo a tu proceso, para poder gestionar o medir los indicadores, de acuerdo a la información que te suministren, me imagino que más de una vez te ha tocado casi que rogar para que te suministren la información requerida para la medición, para evitar este tipo de situaciones deberías establecer el documento de rendición de cuentas, hago un paréntesis, si no conoces ni has escuchado ese tal documento de rendición de cuentas, te invito a chequear otro artículo llamado:
RENDICIÒN DE CUENTAS que lo encuentras en nuestra librería, bueno cerrando el paréntesis, en este documento debes dejar claramente establecido la información que te debe suministrar el proceso, el responsable y cada cuanto te debe entregar esa información. Y recuerda que es importante la estructura para facilitar tu proceso.
5. Relación inexacta entre objetivos, metas e indicadores definidos
Es muy importante que tengas claro que los indicadores es la herramienta de medición para saber el cumplimiento de las variables que estas evaluando dentro de la organización, así mismo debes saber que entre los objetivos y metas definidas debe existir una relación entre estas variables ya que deben ser medibles y coherentes con el propósito de la empresa donde laboras. Si te pones a pensar, puedes evidenciar que esto es como una cadena, primero defines objetivos, después metas y por último los indicadores, este orden lo deberías seguir con el fin de poder evaluar el cumplimiento de la meta y el objetivo establecido en tu organización con el indicador definido.
Bueno, ya sabes algunos de los problemas que se pueden presentar y que quizás puedes estar viviendo en este momento, espero te hayan servido esos tips que te indicamos para que puedas salir de esa crisis que genera el no tener los indicadores actualizados.
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1 Estos son los Riesgos que se pueden presentar en la implementación de indicadores.
2 Estas son algunas Lecciones aprendidas de la medición de indicadores.
3 Analiza estos Casos empresariales indicadores de gestión.
4 Ocho Claves del éxito para los indicadores de gestión.
5 Conoce 6 Mitos de la gestión de indicadores.
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