¿POR QUÉ DEBERÍAS USAR METODOLOGÍAS ÁGILES?

¿POR QUÉ DEBERÍAS USAR METODOLOGÍAS ÁGILES?

Y esto, ¿por qué ocurre?

El error no es tuyo del todo, en gran medida se debe a las inadecuadas interpretaciones normativas que se han realizado en el marco de los sistemas de gestión (SG) y en donde seguramente has escuchado:

Los anteriores conceptos son INNECESARIOS y no te lo digo solo para “ahorrarte el trabajo” o “por darte una respuesta fácil”, si no para que seas más productivo basado en fundamentos. Si retomamos a la norma ISO 9001:2018, su enfoque en el manejo de documentos lo centra en la información documentada, con esto nos indica, que todas las formas de registrar las pautas para el desarrollo de una actividad, son válidas siempre y cuando sean claras para quienes deben aplicarlas, aquí se enmarcan: fotografías, diagramas, videos, tips, entre otros.

NECESITAS SABER QUÉ…

1. El tema de los códigos ha sido una idea que alguien creó y en su momento le fue útil para organizar su información, y esto, se fue divulgando hasta que a todos nos pareció algo normal y se volvió parte de los procesos de control de documentos, sin embargo, luego de validar la normatividad al respecto, no encontramos esto como un requisito por lo que el hecho de no tenerlo no es relevante, y si genera traumatismos en las personas que los deben utilizar.
2. Ahora bien, si debes contar con un mecanismo de control de información y a través de nuestras auditorías de certificación te aseguramos que con controlarlos a través del nombre, versión y fecha de actualización es más que suficiente. Lo importante es que sea fácil de comprender para tus colaboradores, piensa que ellos no tienen el mismo dominio del tema que nosotros, por eso estamos allí, apoyándolos.
3. Frente a los manuales de los sistemas de gestión (SG) , son una herramienta que los auditores solicitan para conocer la empresa y la interacción del SG con los procesos de la misma, sin embargo, el uso inadecuado de este documento, ocasiona la desactualización y duplicidad de la información, pues aquí, deben contemplarse aspectos que muy seguramente, manejas de manera independiente y que olvidarás actualizarlos en los manuales cada que se genere un cambio.
4. Respecto a la impresión de las metodologías, debes pensar que esto genera un impacto ambiental negativo y además deberás velar por contar con unas condiciones de almacenamiento que preserven la información con el paso del tiempo mitigando su deterioro y se vuelven vulnerables a perderse. Ahora existen diferentes herramientas digitales que ayudan a controlar estos factores te brindan opciones de backup en la nube, consulta en tiempo real y mejora el control de la información; si manejas información en físico procura escanearlas, así contarás con estos digitalmente.

A través de nuestra experiencia de más de 10 años en la implementación de SG, hemos detectado la duplicidad de información como aspecto que genera reprocesos e incrementa los costos en las compañías, ¿por qué no pensar en dejar registrada la información una sola vez?.

¿No crees que será más fácil su administración y manejo? incluso si analizas la dinámica de los SG, con una metodología que manejes clara y completa, puedes integrar varios pasos y utilizar el tiempo que antes invertias en documentar, para analizar la compañía y dar aportes de valor que permitan cambiar tu enfoque y basarte en un pensamiento crítico para apoyar la mejora de la productividad y de los indicadores financieros de la empresa (utilidades y rentabilidad).

Pero esto no es fácil, deberás aprender nuevos conceptos para que tu trabajo sea productivo y basado en resultados, sin duda hablando con propiedad al gerente basado en resultados financieros, que estos darán la importancia necesaria al SG.

Otro de los factores que impulsa a que manejemos herramientas tediosas, es que no nos detenemos a comprender la empresa para la que estamos trabajando, nos enfocamos en hacer lo que creemos dice la norma y lo que exige el cliente “porque así se debe hacer”, y este, es un error fatal y por eso las empresas no creen en nuestro trabajo y seremos vistos como un gasto y como algo que se debe hacer por obligación.

Pero si antes de tomar un proyecto analizamos temas como:

Toda empresa tiene recursos limitados y necesidades diferentes, y por ello debemos comprender dónde estamos, para que nuestra propuesta de valor se aproveche al máximo acatando los requisitos legales y normativos, pero, sobre todo, que sea necesario para que la compañía mejore y evolucione, de lo contrario, nuestro SG no será de ayuda.

Aquí cobra especial importancia el concepto de metodologías ágiles, a las que nos referimos como herramientas donde planteamos el paso a paso de una actividad de manera sencilla, analizando todos los componentes que deben estar presentes para que el proceso funcione adecuadamente, se alinee con las estrategias organizacionales, sea clara para toda la compañía y sea base para la mejora en la productividad.

Por ello, una vez conoces la empresa y has identificado su motivación para el SG, deberás definir:

1. Su modelo de operación actual: A través de inspecciones, entrevistas, validación de información o pautas actuales.
2. Detecta las falencias presentes en cada actividad.
3. Análisis legal y normativo: Valida los requisitos contractuales de la empresa para con sus partes interesadas cuáles son sus compromisos y metas; así como las normas que deben cumplir según su tipo de empresa y actividad económica.
4. Ten en cuenta que el SG se basa en el ciclo de mejora continua (PHVA) y deberás recordar el manejo de esta teoría:

5. Define las preguntas necesarias para verificar si la empresa cumple o no con un requisito y de allí establecer tu propuesta de mejora con pautas claras.

Adicionalmente, muchos escuchamos que el SG es responsabilidad del área que lleva este nombre y no es cierto, este es un trabajo en conjunto y parte de su éxito está en involucrar a todos los trabajadores, volverlos partícipes del SG, que desde el auxiliar hasta el gerente comprendan cómo funciona en la empresa y como su aporte permite que esta: se mantenga vigente, se incrementen sus ventas, se fidelicen sus clientes, sus trabajadores se sientan comprometidos con la causa y se generen nuevas oportunidades laborales y comerciales.

En términos generales, debemos ser conscientes que toda empresa actúa con ánimo de lucro, debe buscar recursos para el sostenimiento de la misma y en la medida que esta va creciendo requerirá apoyo de más áreas y es aquí donde tenemos una oportunidad de oro.

Debemos pensar en cómo ayudar a su crecimiento desde nuestra especialidad, para ello existen muchas guías que pueden ayudarnos pero hoy les quiero presentar la GTC-ISO 9004:2018 tal vez has escuchado poco de ella, pero debería ser parte de nuestro trabajo, dado que esta propone ideas para el desempeño de la empresa, sin tener en cuenta la actividad que se desarrolla, contiene un capítulo completo dedicado al éxito sostenido, además de contener un apartado de los recursos financieros y la participación y motivación de las personas que trabajan en la organización. (“Norma ISO 9004 2018 ¿Cómo lograr el éxito a lo largo de tiempo?”)

TIP ATCALIANO

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ICONTEC. (01 de Octubre de 2018). GTC-ISO 9004:2018. Obtenido de https://tienda.icontec.org/gp-gestion-de-la-calidad-calidad-de-una-organizacion-orientacion-para-lograr-el-exito-sostenido-gtc-iso9004-2018.html

ICONTEC. (2018). ISO 9001:2018 Sistemas de gestión de la calidad.

ISO TOOLS EXCELENCE. (19 de Abril de 2018). Norma ISO 9004 2018 ¿Cómo lograr el éxito a lo largo de tiempo? Obtenido de https://www.isotools.org/2018/04/19/norma-iso-9004-2018-como-lograr-el-exito-a-lo-largo-de-tiempo/

Norma ISO 9004:2018 ¿Cómo lograr el éxito a lo largo de tiempo? (19 de Abril de 2018). Recuperado el 7 de February de 2022, de ISOTools: https://www.isotools.org/2018/04/19/norma-iso-9004-2018-como-lograr-el-exito-a-lo-largo-de-tiempo/

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