ANÁLISIS PRELIMINAR DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Entender el lineamiento, las necesidades y expectativas de los directivos de la empresa es la clave para establecer el enfoque del análisis de la información recopilada en el contexto y el grado de impacto y afectación de las circunstancias presentes para la consecución de metas.
1.PARA QUE ME SIRVE ESTA INFORMACIÓN
Toda investigación que se realice debe iniciar con un norte muy claro, no puede buscarse datos sin saber que es lo que se quiere encontrar pues las conclusiones a las que se llegue no serán contundentes ni importantes o quizá estén completamente desfasadas de la realidad. El análisis preliminar busca definir ese norte para la investigación del contexto interno y externo de la empresa pues permite obtener los datos generales del mercado en que se desenvuelve la organización, identificar las necesidades y exceptivas de los directivos y entender como opera la empresa.
2.LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
A través de una entrevista con la dirección de la empresa se indaga la posición de la empresa sobre los siguientes factores:
En este ítem se analizan los siguientes puntos que se identifican a partir de la encuesta general de «Diagnóstico Inicial»:
2.1.Profundización del estado de la organización (retos y cambios)
La dirección de la empresa nos puede brindar información relevante sobre los cambios a los que se ha enfrentado la empresa en los últimos 5 años, los retos y dificultades que en la actualidad enfrenta puesto que estos aspectos están guiando las actividades de la empresa y son una ficha clave para poder determinar las estrategias y objetivos a seguir.
No podemos desconocer y mucho menos dejar de lado las dificultades que está atravesando la empresa o lo que puede tener que afrontar, pues esto determinará el ritmo de trabajo y las actividades que podrán realzarse frente al sistema de gestión; también puede determinar las prioridades en las actividades que se requieren realizar.
2.2.Infraestructura / recursos
La infraestructura se reconoce como el conjunto de elementos y servicios necesarios para que una organización pueda funcionar o bien para que una actividad se desarrolle efectivamente, esto incluye los aspectos físicos y los tecnológicos.
Los recursos físicos y tecnológicos constituyen los medios que pueden ser utilizados por la organización para efectuar sus procesos y mejorar su comunicación, están directamente relacionados con las metodologías aplicadas para la realización de los productos y la prestación de su servicio, su optimización permite facilitar el desarrollo de los procesos.
En este punto, debe evaluarse la adecuación de dicha infraestructura para asegurar productos de calidad y una prestación de servicio acorde a las necesidades de la empresa.
Dentro del análisis preliminar del contexto organizacional se determina de que espacios y elementos está compuesta la infraestructura, para posteriormente analizar el estado de cada uno de ellos. El grado y tipo de análisis de esta infraestructura varía según el sistema de gestión a implementar.
El espacio donde se trabaja y los elementos con que se cuenta, inciden en el desempeño de las tareas y en las decisiones que se tome.
Identificadas las áreas existentes en la empresa, se procede a realizar una lista de inspección de cada una de ella para determinar su adecuación (ver Inspección de infraestructura)
2.3.Cultura organizacional
Está compuesta por las normas, valores, hábitos que caracterizan al equipo de trabajo de una organización. Este aspecto cada vez cobra más relevancia en el sector empresarial, pues afecta de manera directa el desarrollo de las actividades y por ende el cumplimiento de las metas dentro de la organización. En este ítem se analizan los siguientes factores:
En este aspecto se analiza el estilo de mando (dirección), las necesidades de otras partes interesadas involucradas en la toma de decisiones, la forma de trabajo, una visión global del perfil de los integrantes de la empresa y de comunicación interna, involucra el clima laboral. Un buen análisis de la cultura organizacional permite establecer la metodología a aplicar para asegurar la toma de decisiones oportunas y adecuadas, así como establecer el tipo de lenguaje a utilizar para lograr la concientización del personal.
2.4.Caracterización de productos y servicios
En este espacio se efectúa un reconocimiento de las características de los productos y/o servicios suministrados por la organización; su objetivo es identificar aquellos aspectos claves y relevantes que pueden ser diferenciadores en el mercado, los puntos claves a controlar en el proceso de producción y/o prestación del servicio según sea el caso.
La caracterización de los productos o servicios da como resultado la determinación de los aspectos a comparar con los competidores de manera que podamos medir el grado de competitividad de la empresa en el mercado en que se desenvuelve.
Vea el modelo de caracterización de productos / servicios creado por ATCAL
2.5.Sistema de Valor
Este es un concepto mas amplio que el de la cadena de valor, mira alrededor de la organización.
Mediante este gráfico se identifica la relación de la empresa con su entorno y ATCAL diseñó su herramienta basándose en el diagrama del Supersistema que plantea la metodología Rummler – Brache:
El fundamento principal del Sistema de valor radica en la identificación de las partes interesadas de la organización para iniciar su proceso de caracterización, determinación de necesidades y expectativas e involucramiento en el sistema de gestión definido por la organización para conseguir una relación gana – gana con cada uno de ellos.
Para su elaboración realizamos el siguiente análisis:
1. Identificación de las autoridades que rigen la operación de la empresa y sobre la cual debe efectuarse monitoreo para identificar los requisitos a cumplir por parte de la misma.
a. Dentro de estas partes interesadas se encuentran como autoridades legales: ministerios, superintendencias, agencias, entre otras.
b. Del mismo modo, se procede a determinar las partes interesadas relacionadas con las autoridades técnicas que suministran normatividad, protocolos o referencias técnicas a contemplar para el desarrollo de los productos y/o servicios de la organización; así mismo, en este ítem se contemplan los entes evaluativos o de inspección que vigilen a la organización.
Para determinar estas partes interesadas (autoridades) en Colombia se contemplan:
- Sistema Nacional de calidad – Sistema Nacional de Acreditación
- Sistema Nacional de Seguridad y Salud en el trabajo
ATCAL cuenta con los directorios de autoridades existentes en Colombia y sobre el mismo, se evalúa cuales son las que están relacionadas con la empresa, formato «análisis y expectativas de partes interesadas».
En dicho formato se encuentran definidos los requisitos de cada autoridad, sus expectativas a nivel de las organizaciones, los procesos que pueden verse afectados y cómo se afectan, para integrarlo en el sistema de gestión integral.
2. Se determina quienes son los socios / accionistas de la organización y el grado de ingerencia en la empresa, así como sus necesidades y expectativas.
Una organización puede contar con diferentes tipos de socios y accionistas: capitalistas, industriales, fundadores, socios honorarios, inversores individuales o inversores institucionales; cada uno de ellos tiene diferentes necesidades y expectativas por lo cual deben analizarse por separado.
3. Las entidades de financiamiento: pueden ser un fuerte influenciador en la organización, aqui no solo se encuentran entidades financieras, en oportunidades las fuentes de financiamiento pueden ser los mismos socios o accionistas, empresas filiales, casas matrices, familiares, etc.
4. Los proveedores pueden agruparse según los productos o servicios que suministran a la empresa, de acuerdo a esto sus necesidades y expectativas pueden variar.
5. Identificar la tecnología existente en la industria: en este aspecto no necesariamente hablamos de una parte interesada, sin embargo, es importante reconocer que el factor tecnológico está influyendo notoriamente en las organizaciones en la actualidad, por tanto se requiere efectuar un análisis de los recursos tecnológicos utilizados en el sector bien sea que la empresa los esté utilizando o no.
6. Clientes, usuarios del producto o servicio: no siempre la organización tiene un solo cliente o usuario de su servicio o producto y cada uno de ellos tiene diferentes necesidades y expectativas; por ejemplo, una empresa de producción de golosinas tiene como cliente directo las tiendas y supermercados, pero como usuarios los niños y los padres de familia quienes son en últimas los tomadores de la decisión de compra.
7. Comunidades: A lo largo del desarrollo de las actividades de la empresa puede tenerse interacción con la comunidad de forma directa o indirecta y ellos por tanto pueden verse afectados por la empresa, por tanto, debe identificarse cuales son sus necesidades y expectativas frente a la organización.
8. Otras entes relacionados: si la organización pertenece a agremiaciones, tiene filiales, convenios o aliados en el desarrollo de sus actividades, cada uno de ellos tiene requisitos a cumplir y necesidades y expectativas que se involucran en las decisiones de la empresa y en sus metodologías de trabajo.
9. Los competidores estarán siempre atentos a las actividades y decisiones de la empresa para tomar sus propias decisiones; así mismo, las conductas de los competidores pueden llevar a ajustes en las metas, objetivos y metodologías de trabajo de nuestra organización.
2.6.Análisis preliminar del mercado en que se desenvuelve la organización (sector / mercado)
Conocer el mercado en que se desenvuelve la organización es muy importante, dado que el mismo aporta información sobre los requisitos contractuales que la empresa debe cumplir, riesgos operacionales, de SST y ambientales presentes en la relación con los clientes, fortalezas o debilidades de la organización, así como limitaciones o barreras para la implementación de cualquier sistema, pues cualquier empresa debe pensar en su mercado para cualquier decisión a tomar. En esta etapa de análisis preliminar se identifica el conocimiento y análisis de la dirección frente a su entorno.
Lee: Lo que debes saber acerca del Contexto Organizacional: Importancia, evolución y exigencias.
3.HERRAMIENTAS A UTILIZAR
1. Encuesta contexto preliminar
2. Lista de chequeo identificación de áreas
3. Caracterización de productos / servicios
4. Presentación Análisis Preliminar Contexto
Te invitamos a leer: Guía para la definición del Contexto de la Organización.
4.CONCLUSIONES
Evaluada la información del contexto preliminar se establecen las siguientes conclusiones:
- Metodología para la captura de información
- Esquema para conseguir la toma de decisiones
- Caracteristicas claves del lenguaje a utilizar para conseguir el cambio, así como lograr conciencia y convencimiento
- Establecer los medios de comunicación a utilizar
- Retos a enfrentar en la organización para lograr el objetivo
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