IMPORTANCIA, EVOLUCIÓN Y EXIGENCIAS DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
1. ANÁLISIS DE LA IMPORTANCIA MATRIZ LEGAL
Los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo y ambiental especialmente, se encuentran ligados a una serie de normativas generadas por las autoridades, que buscan asegurar que los empleadores y los colaboradores cumplan con una serie de requisitos mínimos para cuidar su propia integridad, salud y bienestar, así como la del ambiente; estas normas se encuentran en permanente evolución; realmente tu sabes que apenas estamos empezando a preocuparnos por estos aspectos.
1.1. ¿Qué retos tiene quien implementa sistemas de gestión frente a la matriz legal?
Si tú eres el encargado de la implementación de dichos sistemas de gestión, conoces que tienes una enorme responsabilidad entre tus manos, que muchas veces (en la mayoría de los casos), ni los empleadores ni los mismos trabajadores comprenden. Para ellos estos temas en gran medida son desconocidos y por aquello de la costumbre.
(yo siempre lo he hecho así y nunca ha pasado nada…. ¿Te suena?), los ven como exagerados; sin embargo, tu más que nadie conoces la importancia de los mismos, que salvan vidas literalmente; esto ética y moralmente ya marca el mayor compromiso para asegurarnos que se pongan en práctica.
Pero el tema además tiene un componente legal; estamos hablando que la gran mayoría de estos requisitos ya son ley y el incumplimiento de la ley genera muchos inconvenientes que pueden ir desde pequeñas multas, hasta sanciones profesionales (pérdida de licencias, matriculas para ejercer la profesión) y penales (es decir cárcel) o cierre de negocios.
Lo conveniente, antes de desarrollar cualquier actividad es identificar, interpretar, analizar y definir claramente los requisitos a cumplir acorde con la situación y la empresa donde se implementará el sistema de gestión; pues cada caso es diferente y no solo basta con tomar los requisitos legales de un sector económico; los mismos varían según la cantidad de trabajadores, el género de los mismos, la ubicación física de la empresa, las metodologías utilizadas, la maquinaria con que cuenta, entre otras condiciones.
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1.2. ¿Para qué sirve?
La matriz de requisitos legales no debe ser solo un cuadro que se presenta en una auditoria y la cual se revisa solo con una periodicidad a ver si cuenta con todas las normas exigibles; la verdadera esencia de este requisito, es que te sirva de guía para reconocer cuales son los requisitos, las tareas y actividades que debes poner en práctica dentro del sistema de gestión que estás implementando, acorde con la situación real de la organización.
Es decir, cuando creas una matriz legal el resultado de esta debería verse reflejado en el plan de trabajo que instaures para darle cumplimiento a las normas que son aplicables y claro en la definición del presupuesto necesario para su puesta en práctica.
Lamentablemente en la mayoría de las organizaciones, esta matriz se maneja como un requisito muchas veces aislado al resto de las actividades del sistema y es por esto, que en muchas oportunidades se dificulta el proceso de evaluación de la misma o incluso (varias veces lo hemos visto) se realiza una revisión rápida antes de la auditoria de certificación (para presentar algo). En gran parte, esto se debe a que no manejamos unas herramientas adecuadas que nos permitan enlazar los requisitos legales con las actividades específicas de la empresa y trabajar las actividades realmente como un sistema y no como requisitos aislados.
1.3. En conclusión…..
Los requerimientos legales son en muchas oportunidades subestimados, seguramente no es un tema que te agrade, pero es tan importante y fundamental como aprender a sumar y restar.
Desconocer los requerimientos legales y técnicos a cumplir en una determinada área, puede llevarte a cometer errores muy costos tanto en la parte económica como en todos los factores de tu vida. A nivel profesional puedes poner en juego tu licencia o matricula profesional por actuar con desconocimiento; cuando hablamos de las empresas, es común encontrar organizaciones donde una falla en este sentido puede generar desde tener que incurrir en costos pequeños para subsanar algún incumplimiento, hasta tener que cerrar la empresa.
El desconocimiento de la ley te hace incurrir en gastos innecesarios como pagos de impuestos que no te corresponden o implementar actividades que en realidad no debes poner en práctica. Pero cuidado, no puedes tampoco irte al otro extremo.
En ATCAL hemos conocido casos de profesionales que, con este temor legal, prefieren exigir a las organizaciones en que trabajan el cumplimiento de todos los requerimientos normativos relacionados con el SST, Ambiente o calidad existentes; sin analizar en detalle si le son o no aplicables; esto tampoco es adecuado, dado que hace sentir a los empresarios que tu solo buscas hacerles gastar dinero, pierden interés por el sistema de gestión y lo empiezan a ver como un conjunto de requerimientos sin sentido que solo se convierte en una piedra en el zapato.
Por el contrario, si te tomas el trabajo de analizar los requerimientos normativos, defines exactamente los que son aplicables a la empresa en la que laboras y la forma más práctica, sencilla y ágil de ponerlos en práctica; podrás hacerle ver al empresario su importancia, el valor que tiene y ganarás el reconocimiento que te mereces al verdaderamente asesorar convirtiéndote en el aliado de la dirección y de los trabajadores que verán cumplir los requerimientos para proteger su salud, seguridad, el ambiente y por supuesto la calidad de los productos y servicios que se producen en la organización.
Cuando tratamos el tema de matriz legal inmediatamente tendemos a relacionarlo con algo tedioso y muy aburrido, por lo robusto que puede ser el tema y la cantidad de normatividad que debemos conocer para la realización del mecanismo a utilizar, por esta razón podemos tomar la decisión de dejar esta evaluación dentro de las últimas actividades por desarrollar en nuestro plan de trabajo. Aquí te contaremos por qué es tan importante aplicar este documento en nuestra empresa y el por qué es una herramienta efectiva y útil para la organización.
La Matriz de Requisitos Legales es una herramienta que nos ayuda a identificar y evaluar la normatividad aplicada a nuestra empresa, dependiendo de factores internos a la organización y a su vez nos sirve para calificar el cumplimiento que se le está dando a cada requisito exigido.
2. PASOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
No existe ningún requerimiento o disposición específica que te indique cada cuanto debes evaluar tu matriz de requisitos legales, la costumbre es que mínimo se realice de forma anual, realmente lo define cada empresa y nuevamente el mecanismo lo establece la misma empresa; algunas lo hacen realizando un “barrido” de la matriz periódicamente, revisando una a una cada norma y su forma de aplicación; otras contratan auditorias legales que es como otra auditoria interna enfocada en los requerimientos de ley.
En el caso de ATCAL gracias a nuestro CUADRO MAGICO DE CONTROL DEIO contamos con la información de manera constante dado que estamos verificando en cada rendición de cuentas el estado de dicho cuadro siendo así muy simple, ágil y seguro el cumplimiento legal.
Si requieres realizar una Matriz de Requisitos Legales, deberías realizar los siguientes pasos:
• Lo primero que debes saber es que tienes que conocer a que se dedica tu empresa, que sistemas de gestión estas implementando, la ubicación y el sector al que va dirigido.
• Definir los responsables para la evaluación de la misma: Si bien es cierto, el responsable a desarrollar y evaluar este mecanismo debe ser una persona que tenga conocimientos en el tema, sin embargo no podemos asegurar que se las sepa todas ni que tenga en su cabeza un pequeño Google, biblioteca o algo por el estilo que nos asegure la información de inmediato ni la autenticidad de la misma, por esta razón es importante hacer uso de fuentes de búsqueda apropiadas que nos asegure la veracidad de la información y con esta poder identificar de manera adecuada la aplicabilidad de la misma a nuestra organización.
• Partiendo de esto, se podrá realizar la calificación, la cual se debe aterrizar a las actividades que se ejecutan actualmente en tu empresa, recuerda no puedes dejar pasar ningún requerimiento por norma si no quieres quedar sorprendido con un “pequeño” monto a pagar por sanciones y demás a causa de un incumplimiento de las mismas.
Con base a lo anterior, que empresa no quiere tener ventaja sobre su competencia? Ojo! Una competencia sana. El tener esta Matriz de Requisitos Legales te puede ofrecer una ventaja sobre tu competencia, ya que te genera la importancia de cumplir con requerimientos como:
• Formación del personal
• Modificaciones a la estructura donde laboramos, mejorando el ambiente de trabajo
• Eliminación de la resistencia al cambio, ya que se obliga al cumplimiento del requisito, entre otras más ventajas sobre nuestros competidores.
Adicionalmente, si evalúas los requerimientos de tus clientes, puedes asegurar que tu producto o servicio que le prestes sea de calidad y a su vez garantizas las condiciones óptimas de los mismos, dándole ese valor agregado a tu negocio.
Esto no es todo, la importancia de esta matriz te ayudara a fortalecer esas licitaciones que te aportan grandes ingresos a tu compañía, por lo que estas asegurando el cumplimiento legal y las características del portafolio que ofreces a tus clientes.
Te servirá como guía para saber que requiere tu empresa en cada proceso para ser más eficiente y completo al momento de realizar cada actividad teniendo en cuenta los requerimientos exigidos por ley.
Y recuerda que cada vez que hagas la evaluación de cumplimiento de la normatividad, estas aportando al desarrollo del proceso de auditoría que se establece en el plan de trabajo anual de tu empresa.
Como puedes ver, la Matriz de Requisitos Legales te aportara grandes beneficios, ventajas y oportunidades para hacer de tu negocio una fuente de ingreso efectiva al momento de ampliar tus metas y objetivos empresariales. Y en realidad ¿Quién se negaría a estas oportunidades?
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