PROBLEMAS EN EL ANÁLISIS DE PROCESOS

PROBLEMAS EN EL ANÁLISIS DE PROCESOS

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CONTENIDO:

1. PROBLEMAS EN EL ANÁLISIS DE PROCESOS

2. ENLACES DE INTERÉS

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1. PROBLEMAS EN EL ANÁLISIS DE PROCESOS

El análisis de los procesos es una actividad estructurada que favorece el cumplimiento de los objetivos de una organización. En este análisis la organización buscará determinar en donde se encuentran al momento del análisis (es un concepto más enfocado hacia el posicionamiento en el mercado), que quieren lograr, hacia donde quieren ir y cómo quieren llegar. En la búsqueda de respuestas a estas preguntas o situaciones se presentan diversos problemas que pueden o no estar en las manos de quien lidera la organización, por tal motivo a continuación se exponen algunas de las situaciones que suelen presentarse a la hora de realizar un análisis de los procesos de una organización:

Infografía problemas en el análisis de procesos.
Infografía problemas en el análisis de procesos

2.1 Crear un equipo dispuesto a analizar los procesos.

A menudo se evidencia la falta de participación de los trabajadores en temas de planeación de las compañías, en algunos casos porque no son invitados como una parte importante dentro del equipo de trabajo sino por protocolo y en otros casos porque los mismos trabajadores ven ese tema como una pérdida de tiempo que retrasa sus actividades diarias o lo ven como responsabilidad del jefe del proceso.

En cualquiera de los dos casos, crear el equipo de trabajo resulta difícil para las organizaciones porque ninguno asume el compromiso o se apodera de las responsabilidades que se le asignan. Nadie trabaja por convicción sino porque le toca, en últimas reunir un equipo de trabajo bajo esas actitudes no garantizará el logro de los objetivos y las metas para lo cual fueron invitados.

2.2  Delimitación de los procesos

Otro de los problemas que enfrentan las organizaciones a la hora de implementar un análisis de procesos es la delimitación de los procesos. Cuando no existe la suficiente claridad para definir en donde termina un proceso y en donde empieza el otro, muchos de los factores que se deben analizar quedan en el limbo; es decir, sin responsable, sin quien los analice. Nadie quiere asumir una responsabilidad que le traiga más carga a las labores que desempeña o algo que le pueda afectar en su trabajo.

Por lo anterior las organizaciones deben definir claramente los procesos que va a analizar e involucrar a todos los afectados o beneficiados, tanto directa o indirectamente. En la medida de lo posible también debe definir las responsabilidades a cada actor, para que mientras se lleva a cabo la actividad del análisis no se omita o se olvide alguno de los aspectos que se debe analizar y que de una u otra manera pueda representar riesgos para la organización cuando este proceso analizado se quiera implementar.

2.3 Los recursos humanos, técnicos, tecnológicos y financieros.

 Para todas las organizaciones el tema de recursos siempre será un aspecto que influya grandemente en la toma de decisiones. Para el caso del análisis de los procesos se requieren de recursos mínimos pero que en términos monetarios pueden representar una gran inversión o un gran gasto. Cuando se habla de una gran inversión es porque los recursos asignados en horas hombre trabajadas, equipos de cómputo, uso de energía, alimentación, transporte, alquiler de instalaciones y demás surtieron efecto y lograron el resultado que se esperaba con el análisis de cada proceso y cuando se habla de gasto es porque aun asignando estos recursos no se logró el resultado esperado.

 Ahora, si se observa desde la no asignación de los recursos antes mencionados, el problema es peor; puesto que el análisis de los procesos puede verse entorpecido o frustrado y al final representar la perdida de interés por parte del equipo que se haya conformado para tal fin.

2.4 La formación y el entrenamiento.

La formación y el entrenamiento hacen parte de los problemas más grandes de las organizaciones a la hora de implementar actividades dentro de los sistemas de gestión ; ya que se emprenden dichas actividades sin antes haber instruido en el qué y en el cómo hacer la actividad que se esté asignando. Para el caso del análisis de procesos es necesario que las organizaciones determinen en qué instruir y cómo instruir, dado que no todos los actores involucrados cuentan con el mismo nivel de educación. Además es importante determinar la metodología bajo la cual se quiere trabajar para lograr que todos los actores del equipo de trabajo lo hagan bajo el mismo modo y de tal manera se disminuya el margen de desviación en el logro de los resultados que se quieren.

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2.5 Centralización en la toma de decisiones.

El estilo de mando centralizado se vuelve un problema para las organizaciones cuando no hay lugar a una opinión por parte de los actores involucrados en el proceso, puesto que se analizan los procesos desde un solo punto de vista y se establecen las acciones de manera unilateral, dando lugar a planes de acción que quizás funcionan solo en la teoría o a brechas en temas importantes que quizás nunca ha experimentado pero que suceden y pueden afectar a las organizaciones. A fin de cuentas lo que se busca con la centralización en la toma de decisiones es que la empresa u organización funcione como el líder o encargado de tomar las decisiones, lo considere oportuno.

 2 .6 Análisis de los procesos de manera aislada.

Otro problema muy común es el de realizar los análisis de procesos de manera aislada; es decir, sin un equipo de trabajo seleccionado para el  trabajo mancomunado. Una vez se analiza un proceso, es necesario plasmar las ideas o acciones que se identificaron para la efectividad del proceso, pero en muchas ocasiones la organización descuida la interacción que puede haber entre cada participante del proceso y terminan teniendo en cuenta sus resultados sin armonía; es decir, cada actor que participó en el análisis del proceso logra unos resultados sesgados porque puede que funcionen para uno de ellos pero para el otro no, o puede que en un documento funcionen pero en la práctica requieran de grandes recursos y su viabilidad no proceda.

Por lo anterior es importante que en el análisis de los procesos, aparte de que se tengan en cuenta todos los actores o participantes de este, también trabajen en equipo al analizar los procesos que les correspondan.

2.7 Objetividad en el análisis.

Otro problema a la hora de implementar el análisis de los procesos es la objetividad en el análisis. Las organizaciones olvidan los puntos de vista de sus partes interesadas que son quienes al final perciben todos los fallos en sus procesos y se dedican a un análisis interno, se enfatizan en que el líder del proceso, el gerente, los trabajadores operativos y demás deben ser los elegidos para conformar ese equipo de trabajo, pero jamás piensan en la opinión de un cliente, de un proveedor, de un simpatizante de la marca etcétera. Lo que al final del análisis puede convertirse en que el proceso funciona perfectamente cuando el cliente si ha identificado que hay muchos fallos o muchas oportunidades de mejora que podrían superar sus expectativas respecto al producto y/o servicio, respecto a las condiciones laborales de sus trabajadores, respecto a su compromiso con el ambiente o con las comunidades en donde opera, entre otros.

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2. ENLACES DE INTERÉS

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