PROBLEMAS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

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1. GENERALIDADES DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Las organizaciones se enfrentan constantemente a problemas de diferente índole y es por eso que la gestión del cambio no es una excepción. Cuando una organización decide apropiarse de los sistemas de gestión e implementar la suma de las partes como un todo , se encuentra con diferentes barreras de origen interno o externo, dentro de las que se pueden mencionar la cultura del trabajador, la postura de indiferencia ante el cambio de liderazgo , el déficit de recursos para implementar los cambios, la falta de comunicación entre trabajadores para aplicar los cambios de la manera correcta, los requisitos legales y directrices estatales, entre muchos otros que terminan reduciendo a cero la importancia que las organizaciones le quieren dar a estos temas. A continuación, se mencionan los problemas más comunes y se explican para dar un poco más de claridad al lector:

2. PRINCIPALES PROBLEMAS QUE SE PUEDEN PRESENTAR

2.1 Resistencia al cambio

Uno de los principales problemas que enfrentan las organizaciones es la resistencia al cambio. La mayoría de los trabajadores, sea cual sea su nivel jerárquico, prefieren estar en una zona de confort o comodidad en donde todos los procesos que efectúan ya son conocidos y rara vez se presenta la necesidad de analizar o buscar la solución que lleve a un estado diferente; es decir, a un nuevo escenario que podría ser desconocido, pero más conveniente para la organización.

En estas situaciones tan difíciles se empiezan a escuchar los famosos murmuros de pasillo “no les basta con todo el trabajo que tengo”, “más trabajo”, “no se pudieron inventar otra cosa”, “prefiero renunciar” y demás que obligan a que las organizaciones inviertan más en programas de incentivos u otras estrategias que permitan orientar la organización trabaje hacia un mismo objetivo, sin importar los cambios que se vengan.

2.2 Mala comunicación

La comunicación es el medio más efectivo para lograr que los cambios planeados sean efectivos a la hora de implementarlos. En la mayoría de las organizaciones se piensa que una vez se ha logrado planificar el cambio solo queda aplicarlo y empezar a ver los resultados, pero es allí donde aparece la barrera de implementación, puesto que en muchas de las ocasiones no se dedica tiempo a comunicar el cambio que se pretende y peor aún, no se establecen los diferentes medios de comunicación sabiendo que no todos los involucrados entienden el mismo lenguaje, tienen los mismos hábitos de consulta o el mismo acceso a herramientas como las tecnológicas. Quizás se tenga toda la intención de lograr los resultados previstos, pero si no se logra que todos comprendan el mismo mensaje los resultados no serán los esperados.

Por otro lado; también se puede dar el caso en el que la organización definió todos los canales de comunicación o las estrategias para comunicar los cambios e implementarlos de manera adecuada, pero no se cuenta con los recursos financieros suficientes para adquirir dichos canales de comunicación. Por lo tanto; es tan importante definir los canales de comunicación como las estrategias de comunicación y que por supuesto estén ajustadas a los recursos con los que cuenta la organización.

2.3 Falta de recursos humanos, técnicos, tecnológicos y financieros

Los recursos siempre serán una barrera de cualquier organización, para el caso de la gestión del cambio se requiere de un esfuerzo adicional; ya que, además de asignar recursos en el cambio que se quiere hacer, se deben asignar recursos como horas de trabajo del responsable de registrar la planeación del cambio, uso de infraestructura, de equipo de cómputo, que aunque la mayoría de veces se cuenten como activos de la organización son recursos “invisibles” que de no contar con ellos dificultaría el seguimiento y la medición de la efectividad de los cambios.

Por otro lado, están los recursos propios del cambio, que la mayoría de las veces son elevados y no es fácil para una organización disponer de ellos en un lapso corto.

2.4 Formación y entrenamiento insuficientes

La formación y el entrenamiento hacen parte de las barreras de las organizaciones puesto que, al no tener un personal formado ni entrenado para los cambios, empiezan a improvisar con su instinto de adaptación ante un mundo nuevo y puede experimentar un sentimiento de fracaso que influya en los resultados que busca la organización.

2.5 El tiempo para adaptarse a los cambios

 El tiempo es otro de los enemigos de la gestión del cambio, puesto que a veces se requiere de cambios tan rápidos, que actúan sin realizar la gestión que se debe. La mayoría de los cambios son reactivos o por solicitud de alguien, en especial clientes o entes de control y están ligados a un contrato a una multa, es por eso que en la preocupación de dar cumplimiento toman las decisiones sin evaluar los riesgos o sin planear la mejor forma de hacer el cambio.

2.6 El responsable o líder de los cambios

El responsable de realizar los cambios se convierte en una barrera cuando su mentalidad está enfocada en realizar cambios porque sí, porque está de moda o porque en otras empresas funcionó. Lo anterior como privilegio del poder que posee la gerencia de la empresa. En estos casos cualquier propuesta que requiera un proceso lógico pasa a un segundo plano, porque el único interés es realizar el cambio a como dé lugar sin importar si es necesario o no.

2.7 Experiencias negativas de los cambios

Las experiencias son una barrera representativa a la hora de implementar un proceso de gestión del cambio, dado que la mayoría de los trabajadores crean esquemas erróneos con el desconocimiento de lo que es la gestión del cambio, pero con el argumento de que “eso ya se ha intentado varias veces y nunca ha funcionado”. En tanto que es así resulta complejo cambiar esa manera de ver las cosas, pero es cuestión de emprender un proceso de cambio escalable que facilite consolidar un cambio en la cultura de la organización. Cuando se habla de un proceso escalable se está hablando específicamente de realizar cambios pausados o paso a paso para lograr recuperar la confianza de todos en los cambios que se quieren para la organización.

  2.8 La gestión del cambio como un requisito y no como un aporte de valor al sistema de gestión

 Una barrera muy común es la de hacer las cosas porque me tocó cumplir y no por convicción, este es el caso de la gestión del cambio. Cuando se establece e implementa un procedimiento para el control de los cambios al interior de la organización, los temas planeados no trascienden del papel y terminan convirtiéndose en un documento o registro más, de los que solo servirán para mostrar en una auditoria o en una visita del cliente. Desafortunadamente, así es la realidad de las organizaciones cuando muestran apatía a estos temas o simplemente lo ven como un gasto más, subvalorando la herramienta que les permitirá disminuir el margen de error o peor aún del fracaso en los cambios y las inversiones que estos conllevan.

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