PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CAMBIO
OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer medidas para la identificación de peligros, evaluar y control de riesgos que los cambios internos o externos puedan generar en el sistema de gestión integral y satisfacción de los clientes.
¿QUIÉNES INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DEL CAMBIO?
a. Alta dirección: Revisar y aprobar las actividades de gestión del cambio que pueda impactar el sistema de Gestión Integral.
b. Encargados de Obra: Coordinar y apoyar con el encargado del Sistema de Gestión Integral las actividades de gestión del cambio.
c. Coordinador de SGI: Realizar la implementación y seguimiento de este procedimiento, evaluar todo cambio antes de la ejecución de temas relacionados con la seguridad y salud de los trabajadores.
d. COPASST: Coordinar y apoyar con el encargado del Sistema de Gestión Integral las actividades de gestión del cambio.
e. Trabajadores: Participar de manera activa en el proceso de gestión del cambio.
¿A QUIÉNES APLICA?
Aplica para todos los procesos y proyectos de la empresa, para los cambios que generen impacto relevante en las operaciones de la organización, asegurando que los riesgos en el sistema de gestión integral son identificados y valorados, determinando los controles que se vayan a implementar antes que se generen los cambios de manera que se asegure la integridad del sistema.
VEAMOS ALGUNAS DEFINICIONES CLAVE
CAMBIO: Modificación de un proceso, instalación, equipo o maquinaria (incluye nueva adquisición), que pueda alterar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo de manera significativa.
CAMBIOS INTERNOS: Introducción a nuevos procesos, cambios en los métodos de trabajo, cambios en las instalaciones, entre otros.
CAMBIOS EXTERNOS: Cambios en la legislación evolución del conocimiento en Sistemas de Gestión Integral entre otros en la empresa.
CAMBIO TEMPORAL: Modificación que es planeada y efectuada con la intención de retomar las condiciones de diseño originales después de un tiempo determinado. Los cambios temporales están sujetos a las mismas evaluaciones que los cambios permanentes.
CAMBIO DE EMERGENCIA: Cambio que se sigue un camino rápido, siguiendo el procedimiento normal de autorización de manera que se puede ejecutar rápidamente. Este procedimiento se aplica a cambios que requieren ejecutarse muy rápidamente porque la seguridad o el desarrollo normal de la empresa están seriamente amenazados.
GESTIÓN DEL CAMBIO: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para identificar y evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los cambios internos o los cambios externos de la organización.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
QUIEN DEBE ESTAR INFORMADO: Se refiere a todos los involucrados en el proceso que deben conocer el cambio aprobado.
MEDIDAS DE CONTROL: Medidas implementadas con el fin de disminuir la ocurrencia de incidentes y accidentes de trabajo.
VALORACIÓN DEL RIESGO: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado.
RESPONSABILIDADES
a. Alta dirección: Aprobar o rechazar cambios
b. Coordinador. SGI: Analizar los riesgos e identificar cambios en el SGI. Persona encargada de revisar, aprobar la Gestión de Cambio y de facilitar el proceso de Gestión de Cambio y orientar a los participantes de acuerdo con la metodología.
c. COPASST: Identificar cambios e informar al equipo del SGI. Participar en la propuesta de cambio en la organización, actividades o materiales, incluyendo nuevos proyectos, participando en la identificación de riesgos. Revisar y hacer controles sobre en la gestión de cambios generados.
d. Trabajadores: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades, de los cambios temporales y controles establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de posibles incidentes, accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.
METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO
Estas son las actividades o pasos a tener en cuenta para la gestión del cambio:
1. Identificación
Se identifican todos los cambios que puedan afectar el sistema de gestión integral, derivados de la implementación de nuevos procesos y ejecución de nuevos proyectos, identificación de nueva legislación, cambios de tecnología, de infraestructura, instalaciones, equipos y adecuaciones de centros de trabajo. Mediante el programa de inspecciones se pueden identificar cambios que requieran los procesos o instalaciones de la empresa. Es responsabilidad de el COPASST y/o la persona encargada de SGI y se debe dejar registro en el Formato de Inspecciones.
b. Informar y registrar
Se debe informar la situación al encargado del proceso de SGI con el fin de diligenciar el formato, analizar el cambio y las medidas correctivas, preventivas o de mejora a proponer. En caso de que no aplique realizar un cambio se deja el registro y se debe dar respuesta a la persona que solicitó el cambio y/o cierre del cambio.
En el caso de que requiera una corrección o una medida preventiva correctiva o de mejora se aplicará de acuerdo al procedimiento que aplica. Es responsabilidad de el COPASST y/o la persona encargada de SGI y se debe dejar registro en el Formato Gestión del Cambio.
c. Factibilidad del cambio
El encargado del del Sistema de Gestión Integral, COPASST y/o la persona a quien se afecta en mayor medida por el cambio, con el fin de analizar los riesgos que se pueden presentar, mejores opciones, materiales, recursos y demás temas que se deban discutir para que el cambio sea positivo y eficaz, se debe dejar registro en el formato de gestión del cambio , en caso de que sea rechazado el cambio se debe justificar y dejar registro. Es responsabilidad de el COPASST y/o la persona encargada de SGI y se debe dejar registro en el Formato Gestión del Cambio.
d. Aprobación
En el formato de gestión del cambio se registra la descripción del cambio, recursos para la implementación del plan de acción, análisis de riesgos, requisitos legales, plan de implementación del cambio, definición de responsables, recomendaciones, fecha de ejecución y seguimiento. Cuando no se acepta la propuesta el área donde se presenta debe proponer otra(s) medida(s), teniendo en cuenta mecanismos de control accesibles y aceptables para la empresa y el personal involucrado. Es responsabilidad de el COPASST y/o la persona encargada de SGI y se debe dejar registro en el Formato Gestión del Cambio.
e. Implementación
Se implementa el cambio teniendo en cuenta las recomendaciones y el desarrollo de la implementación. Es responsabilidad de el COPASST y/o la persona encargada de SGI y se debe dejar registro en el Formato Gestión del Cambio.
f. Divulgación
Se debe informar a todo el personal al cual afecte el cambio con el fin de que efectúen y se apropien de los cambios aprobados.
g. Seguimiento y ajustes
Teniendo en cuenta el plan de implementación del cambio y las fechas de entrega, se debe realizar seguimiento al cumplimiento, los resultados y registrar y proponer los ajustes necesarios. Es responsabilidad de el COPASST y/o la persona encargada de SGI y se debe dejar registro en el Formato Gestión del Cambio.
7.FLUJOGRAMA
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