CONTENIDO:

1.QUE ES

2.PARA QUE SE REALIZA

3.IMPACTOS EN LA EMPRESA

4.COMO AFECTA LOS DIFERENTES SISTEMAS DE GESTIÓN

5.DE QUÉ SE COMPONE

5.1.ANALISIS DEL CONTEXTO EXTERNO

5.2.ANALISIS DEL CONTEXTO INTERNO

5.3.ANALISIS DOFA O FODA

6.GUÍA PARA LA DEFINICIÓN DEL CONTEXTO



1.QUE ES

El contexto de la organización puede definirse como el medio en que se desenvuelve la empresa tanto a nivel interno de la misma como en su entorno, dicho medio afecta positiva o negativamente los productos, servicios, metas y en general, el desarrollo de las actividades de la organización.

Siendo consciente de esta influencia, la nueva Estructura de Alto Nivel con la cual se están trabajando las normas ISO involucraron como primer requisito la necesidad de evaluar dicho contexto. La exigencia consiste en analizar la información relativa al negocio de la organización; reunir, compilar, evaluar tendencias, preveer hechos y sacar conclusiones de los datos que afectan de forma directa e indirecta a la empresa.

Toda organización se encuentra inmersa en un entorno social, político, tecnológico y económico según la región o país en que se encuentre desempeñando su labor, incluso siempre es afectada por la relaciones internacionales; acercando más el circulo de interacción de la empresa (partes interesadas) encontramos los entes reguladores, entidades financieras entre otras, que aunque no hacen parte directa del desempeño del objeto social de la organización si afecta su gestión. En el círculo más cercano vemos la interacción con las entidades o personas que se involucran directamente con las actividades del ejercicio del objeto social (misión de la empresa), dentro de las que se encuentran clientes, proveedores y competencia. Estos tres circulos constinuyen en escencia el CONTEXTO EXTERNO de la organización.

El círculo interno que constituye la empresa, está compuesto por procesos, trabajadores y recursos para su operación y constituyen el contexto interno.

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2.PARA QUE SE REALIZA

Es muy claro que cada día los cambios a nivel social, en el mercado, política, económico, legal y demás factores son cada vez más rápidos y la experiencia ha demostrado que quien no está pendiente de dichos cambios para reaccionar oportunamente ante los mismos, puede fácilmente desaparecer.

Las empresas deben definir el mecanismo a través del cual se garantice que de modo sistemático y organizado se capture la información del entorno y del desempeño interno para la toma de decisiones estratégicas que brinden los lineamientos de trabajo de cada proceso. Es imperioso que la empresa cuente con información de todos los círculos internos y aquellos que la rodean para asegurar un éxito en el relacionamiento con todas estas partes interesadas.

El flujo de actividades para efectuar el contexto se evidencia en la siguiente gráfica:

Aún cuando la dirección de la empresa debe liderar el análisis del contexto, es conveniente que participen diferentes actores al interior, con el fin de asegurar que la información recolectada sea lo más completa, veráz y oportuna.

3.IMPACTOS EN LA EMPRESA

Estas prácticas no son nuevas, desde mucho tiempo atrás han existido pero su utilización históricamente casi que se ha vinculado solo a grandes organizaciones y es ese quizá una de las situaciones que impide a una emprea micro o pequeña que progrese optimizando sus capacidades.

Es usual escuchar a los gerentes de pequeñas empresas tomar decisiones basados en su intuición y experiencia y como los cambios son cada véz mas vertigionosos la posibilidad de errar es cada vez más alta; es vital por tanto cambiar la cultura empresarial, entender que quien tiene la información, tiene el poder y que estos temas son muy relevantes para la supervivencia y crecimiento empresarial.

Existen unos retos importantes a vencer para asegurar que las organizaciones instauren un verdadero monitoreo de su contexto y se aseguren de tomar decisiones en datos y hechos, no en supuestos:

  1. Definir las fuentes y los mecanismos de captura de información: gracias a la tecnología, internet nos ofrece un mundo de información muy amplio que facilita la identificación de los datos requeridos, sin embargo, dichos datos se encuentran dispersos y no toda la información que se encuentra en la red es real, por tanto debe efectuarse un proceso de análisis de fuentes y depuración según la seriedad de los datos
  2. La búsqueda de fuentes informativas, la captura de la información y su análisis requieren de tiempo y experticia, recursos con los cuales no todas las empresas cuentan. Es importante que quien ejerza esta labor cuente con conocimiento de los diversos temas de interés
  3. La basta cantidad de información debe ser recolectada en bases de datos certeras, que faciliten su clasificación y consulta para el posterior análisis y toma de decisiones y en muchas ocasiones, el día a día en que se encuentran inmersos los funcionarios impide el registro de los datos relevantes.

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4.COMO AFECTA LOS DIFERENTES SISTEMAS DE GESTIÓN

Un buen análisis de contexto permite asegurar con mayor certeza el correcto funcionamiento de los sistemas de gestión, dado que es factible aterrizar a las reales circunstancias que se presentan en la empresa todos los lineamientos de las normas a implementar y asegurando así que los planes de acción sean realizables.

La vinculación de los sistemas de gestión con la realidad empresarial, permite que el desempeño del mismo se involucre de lleno a las actividades diarias de la empresa, evitando así que se realicen actividades paralelas como en muchas circunstancias sucede, donde el sistema es algo que solo se analiza cuando existe alguna exigencia legal o de un cliente pero que no se involucra en la cultura de la organización.

El enfoque del sistema partiendo del análisis del contexto asegura que las metas definidas en los objetivos sean realistas, cumplibles y retadoras y exige que la gestión se enfoque en la consecución de metas y resultados, no en documentos de estandarización únicamente.

5.DE QUÉ SE COMPONE

El análisis del contexto de la organización puede desarrollarse a través de la aplicación de una o varias herramientas que siempre se han manejado en la administración de empresas. Dentro de ellas encontramos:

5.1.Análisis del contexto externo

Para efectuar el análisis externo debe partirse por identificar claramente las diferentes partes interesadas que interactúan en el entorno, determinar sus intereses, impacto e influencia, por tanto puede seguirse la siguiente ruta:

– Identificación del sistema de valor

– Análisis PESTLE

– Análisis de las Fuerzas de Porter

– Investigación de mercados

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5.2.Análisis del contexto interno

El análisis del contexto interno parte desde la identificación de la cadena de valor o mapa de procesos, así como de la identificación de la cultura organizacional para establecer los intereses y necesidades de las partes interesadas internas:

– Análisis de la cultura organizacional

– Definición de metas y expectativas de la dirección

– Definición de la cadena de valor o mapa de procesos

– Análisis del funcionamiento y la gestión de cada proceso

5.3.Análisis DOFA o FODA

La parte final del Contexto organizacional se logra en el momento de unir las conclusiones de los contextos interno y externo para establecer una evaluación del posicionamiento general de la organización en todos los ámbitos y así poder determinar las estratégias a seguir para la consecución de las metas que se espera conseguir.

¿QUE SIGNIFICA FODA?

Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas

Con el contexto interno se identifican las fortalezas y debilidades y al evaluar el contexto externo se identifican las oportunidades y amenazas presentes.

6.GUÍA PARA LA DEFINICIÓN DEL CONTEXTO

Guía para la definición del contexto

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