PROBLEMAS EN LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL Y 5 SOLUCIONES PRÁCTICAS

1. PROBLEMAS EN LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL

El análisis del contexto de una organización, utilizado como herramienta principal para revelar aspectos importantes de la empresa, se convierte en el accionar inicial y clave para diseñar estrategias corporativas, esto, realizando un análisis, interno y externo de manera integral.

Principalmente, y bajo los requisitos establecidos en la nueva versión normativa, se tiene como objetivo, dar una gran relevancia a la gestión corporativa desde los sistemas de gestión, sin desvirtuar el trabajo que se venía haciendo en las versiones anteriores, con los sistemas de Gestión.

En la actualidad, las empresas presentan gran dificultad, por el poco tiempo que toman para reflexionar las cuestiones al interior de sus compañías y lo que externamente también les puede afectar.

Uno de los mejores momentos a tener al interior de la organización, es olvidar las preocupaciones que la compañía podrían tener, y evitar pensar que analizar el contexto de la organización y comprenderlo, es una tarea complicada para la empresa, lo mejor es, involucrar a las personas que trabajan en la compañía para que nos apoyen a identificar cuales son los problemas reales, y así, diseñar acciones que los minimicen.

2. SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL

1. Conocer la importancia

Los sistemas de gestión actuales, requieren para determinar el alcance de los mismos, aprovechar este gran recurso como lo es, el análisis del contexto, para el establecimiento de estrategias que permitan lograr la eficiencia en los procesos y la obtención de un Sistema de gestión apropiado para la organización.
Le permite a las organizaciones, definir lineamientos para la identificación de riesgos y oportunidades de mejora.
Entender los requisitos de las partes interesadas y alinearlos con las metas organizacionales.
Esta herramienta nos permite fortalecer las debilidades en oportunidades y las amenazas en fortalezas.

2. Identificar los pasos para su desarrollo

1. Identificar el sector económico al que pertenece la empresa.
2. Identificar los procesos y actividades que desarrolla la empresa , y los impactos positivos y negativos que estos puedan generar.
3. Identificar las partes interesadas, sus requisitos y expectativas contemplando el entorno legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico.
4. Escoger un método de análisis del contexto: Ejemplo PESTEL, DAFO, entre otros.
5. Definir el contexto asegurando que se encuentre alineado con la Planeación Estratégica.
6. Divulgar el contexto.
7. Revisión, seguimiento y actualización oportuna de la información.

3. Conocer las herramientas a utilizar para la definición del contexto

Check list.
Guía de implementación con modelos administrativos a usar.
Matriz de partes interesadas, requisitos y necesidades de las mismas.
Participación activa de todo el personal.
Talleres casos formación.
Talleres dirigidos a la Alta Dirección – Dueños de Proceso, con ejercicios dinámicos y reales de la empresa que muestren el camino para obtener o recopilar la información requerida.

4. Seguir las claves de éxito

Identificar todos los aspectos que afectan realmente a la organización sin que quede ningún aspecto por fuera, conociendo la cultura de la misma.
Tener claridad sobre la información requerida para definir el contexto como partes interesadas, procesos, desempeño de la organización, análisis sectorial, entre otros.
La información usada debe ser confiable y alineada con la misión y visión de la compañía.
El contexto definido debe ser una herramienta gerencial utilizable dentro del Sistema de gestión.
Utilizar una metodología que le dé cobertura a todos los factores que afecten a la organización a nivel interno y externo.
Que las fuentes de información para el análisis de los aspectos que afectan a la empresa sean confiables y veraz.
Que la información encontrada se ajuste a la identificación real del contexto de la organización, ejemplo: la información encontrada corresponda al sector eléctrico por que no se obtenga información específica del sector tecnológico, debido a que es lo más cercano o parecido.

5. Gestionar los riesgos

Como en muchas situaciones y actividades que realizamos, existen riesgos, a continuación te describimos los más comunes:

No identificar TODOS los elementos que pueden afectar a la organización o sus procesos de acuerdo a la metodología implementada.
Delegar la identificación del contexto a una persona que no conozca la empresa, sus actividades, procesos, impactos, etc. ó que la responsabilidad sea de una sola persona.
Que la redacción no permita su aplicación en el sistema.
Contexto erróneo por falta de conocimiento de los criterios mínimos necesarios para generarlo.
Falta de participación del personal que me pueda aportar información valiosa al análisis del contexto de la empresa.

Las soluciones se pueden resumir en:

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