TODO SOBRE LA AUDITORÍA DEL PESV- RESOLUCIÓN 20223040040595 DE 2022
La Resolución 20223040040595 de 2022 del Ministerio de Transporte de Colombia establece una metodología clave para diseñar, implementar y verificar los Planes Estratégicos de Seguridad Vial (PESV). Esta normativa aplica a entidades públicas y privadas que cumplan con ciertos criterios, como tener una flota de más de diez vehículos o gestionar personal de conductores.
Un punto destacado de la resolución es la obligatoriedad de realizar una auditoría interna anual (Paso 22), sin importar el nivel de implementación del PESV (Básico, Estándar o Avanzado). Este requisito busca fomentar la autoevaluación y la mejora continua, más allá de simplemente cumplir con la norma.
La auditoría interna permite a las organizaciones identificar y corregir fallas de manera temprana, antes de una verificación externa o, más importante aún, antes de que ocurra un siniestro vial. Así, no se trata solo de un trámite, sino de una herramienta esencial para garantizar la efectividad del PESV y fortalecer la seguridad vial.
A continuación, exploraremos que deben hacer las organizaciones para cumplir este requisito y que se requiere de los auditores.
El Proceso de Auditoría del PESV: Paso 22 de la Metodología
El Paso 22 de la metodología del PESV, según la Resolución 20223040040595 de 2022, exige que todas las empresas realicen al menos una auditoría interna anual, aplicable a los niveles Básico, Estándar y Avanzado del PESV. Esta auditoría debe incluirse en el Plan de Trabajo Anual del PESV y puede integrarse con el SG-SST, fortaleciendo la conexión entre ambos sistemas de gestión.
El objetivo principal de esta auditoría es evaluar el cumplimiento, la implementación y la mejora continua del PESV, verificando que los procedimientos y procesos establecidos se apliquen correctamente y generen resultados positivos en la seguridad vial.
El alcance de la auditoría abarca diversas actividades. Típicamente, implica la revisión de la documentación vigente del proceso, la realización de reuniones con los responsables del proceso y el personal involucrado, la inspección de documentos relacionados con la ejecución de los procesos y la solicitud de información adicional necesaria para un análisis completo.
El propósito de la auditoría va más allá de la simple revisión documental para asegurar la existencia de procedimientos; se enfoca en evaluar cómo se están aplicando estos procedimientos en la práctica y si están generando mejoras tangibles en la seguridad vial.
¿Qué debe incluir el Procedimiento Documentado para la Ejecución de Auditorías?
La resolución exige que la empresa cuente con y aplique un procedimiento documentado para la ejecución de sus auditorías internas. Este procedimiento debe detallar una serie de etapas clave para asegurar la rigurosidad y consistencia del proceso:
- Programación: La auditoría debe programarse considerando las especificaciones del proyecto, los resultados de auditorías previas, los cambios organizacionales y los riesgos del programa.
- Planificación: Se debe enviar el plan de auditoría con antelación, especificando los objetivos, el alcance, los criterios, el equipo auditor, la logística, los roles y los requisitos de confidencialidad.
- Preparación: Los auditores deben elaborar listas de verificación con preguntas y elementos a auditar.
- Reunión de Apertura: Se realiza al inicio de la auditoría para informar a los participantes sobre el alcance, los objetivos y los procedimientos a seguir.
- Ejecución: Los auditores deben tomar notas y documentar los hallazgos en el informe de auditoría según el plazo establecido por la organización.
- Reunión de Cierre: Se comunica el informe de auditoría con la información concluyente a los involucrados.
- Registro de No Conformidades y Acciones: Los auditados deben analizar las no conformidades identificadas y definir acciones de mejora, correctivas o preventivas, las cuales deben ser registradas en un formato de análisis de mejora.
- Seguimiento de Auditoría: Se debe verificar la implementación y la efectividad de las acciones definidas.
- Evaluación del Desempeño del Auditor: Al finalizar el ciclo de auditoría, se debe evaluar el desempeño de los auditores para identificar áreas de mejora.
Esta estandarización refuerza la capacidad interna de auditoría, disminuye la subjetividad y mejora la confiabilidad de los hallazgos, haciéndolos más valiosos tanto para impulsar mejoras internas como para respaldar procesos de verificación externa.
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¿Cuáles son las competencias requeridas para los auditores del PESV?
Para cumplir con los requisitos de la auditoría del PESV, la organización debe definir y documentar claramente la competencia del(los) auditor(es) interno(s), considerando lo siguiente:
1. Criterios Generales de Competencia (Paso 10)
La competencia del auditor debe establecerse en función de:
- Educación: Nivel de estudios acorde al rol.
- Formación: Capacitaciones específicas en seguridad vial y auditoría.
- Experiencia: Experiencia comprobable en temas relacionados con la seguridad vial y sistemas de gestión.
2. Roles Relevantes con Competencia Documentada
El auditor debe ser incluido dentro de los roles obligatorios cuya competencia debe estar documentada. Junto a él, también se incluyen:
- Líder del diseño e implementación del PESV.
- Miembros del Comité de Seguridad Vial.
- Capacitadores.
- Planificadores de rutas.
- Coordinadores de mantenimiento.
- Brigadistas viales.
- Investigadores de siniestros.
- Conductores laborales.
3. Requisitos Específicos para los Auditores Internos del PESV
- Debe ser una persona diferente al líder del diseño e implementación del PESV.
- Las auditorías deben planificarse con el Comité de Seguridad Vial.
- Se recomienda aplicar auditorías presenciales, aunque se permiten virtuales.
- Uso de técnicas de muestreo para agregar valor a la auditoría.
- Se recomienda que las auditorías internas se realicen siguiendo las directrices de la norma ISO 19011.
- Debe validarse la no aplicabilidad de los ítems auditados.
4. Formación y Plan Anual
El Plan Anual de Formación debe incluir la capacitación específica para auditores internos. Este plan debe definir:
- Temas, intensidad horaria, modalidad (virtual/presencial), frecuencia.
- Responsables, recursos y herramientas metodológicas.
Debe basarse en:
- Paso 6: Evaluación de riesgos
- Paso 9: Plan anual de trabajo
- Paso 21: Análisis de siniestros (nivel avanzado)
La capacitación debe ajustarse con base en resultados de análisis de riesgos, siniestros y procedimientos internos.
Encuentra la Metodología para el diseño, implementación y verificación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial”
Recomendaciones Estratégicas para Cumplir el paso 22 de la Resolución 20223040040595 de 2022
A continuación, te presentamos una serie de recomendaciones para asegurar el cumplimiento eficaz y sostenible del Paso 22:
- Definir política y programa anual con alcance, fechas, metodología y responsables.
- Capacitar auditores en norma, técnicas y redacción de hallazgos, asegurate de que los auditores comprendan la norma, el PESV, y el enfoque PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). esto Incluye formación en técnicas de auditoría, manejo de hallazgos y redacción de informes.
- Ejecutar la auditoría revisando documentos, entrevistas, inspecciones y datos, documenta hallazgos, desviaciones, buenas prácticas y oportunidades de mejora.
- Elaborar informe con hallazgos, recomendaciones y responsables.
- Dar seguimiento a acciones correctivas y documentar todo como evidencia.
- Comunicar resultados y usarlos para la mejora continua del PESV.
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