CIRCULAR EXTERNA 006 DE 2022- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA PUBLICIDAD Y MARKETING
Por medio de esta Circular la Superintendencia de industria y comercio imparte las instrucciones para la efectiva protección y el adecuado tratamiento de datos personales en el marco de las actividades de publicidad, marketing y prospección comercial, que deben tenerse en cuenta en campañas de mercadeo de manera independiente de los canales de comunicación y de las nuevas tecnologías utilizadas para tal fin.
A continuación, te mostraremos algunas de estas instrucciones:
1. Cumplir la normatividad sobre el tratamiento de datos personales:
El uso de “marcadores predictivos”, en las campañas publicitarias no suspende el Derecho fundamental a la protección de datos personales, la cual es de obligatorio cumplimiento por todos los Responsables o Encargados del sector real, financiero, asegurador o bursátil.
2. Verificar que los datos personales fueron obtenidos lícitamente y que pueden ser usados para fines de publicidad, marketing, prospección comercial o cualquier otra finalidad para la cual desea usarlos
Para tener la certeza del origen de los datos personales se debe obtener una autorización del titular la cual debe ser:
- Previa, expresa e informada.
- Debe especificar que se permite solo recolectar los datos.
- Debe especificar que estos datos se pueden usar para fines de marketing, mercadeo y publicidad.
Es fundamental que la autorización cumpla esos tres requisitos, pues, si omite uno de ellos no podrá usar los datos lícitamente, Se debe conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
3. No contactar a personas que no quieren recibir más publicidad y suprimir sus datos de contacto cuando lo soliciten
A pesar de tener autorización de las personas para recolectar y usar su información tenga presente que ellas tienen derecho a revocar su consentimiento y a solicitar la supresión de sus datos personales, se debe respetar su decisión en ese sentido cuando ellos lo comunican.
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4. Implementar mecanismos efectivos para el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales
Se debe garantizar en la práctica todos los derechos de los Titulares de los datos previstos en el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. El alcance de cada derecho está delineado en dicha ley y sus decretos reglamentarios.
5. Responder oportuna y debidamente las consultas o reclamos de los titulares de los datos
Se debe responder debida y oportunamente las consultas o reclamos, de la siguiente manera:
Consultas: Para responder las consultas de los solicitantes se tiene un plazo demáximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de que no se posible atender la consulta en ese plazo, se debe informar de ello a la persona expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se debe informar a la persona los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta al reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. No contactar a las personas en días u horarios que afecten su tranquilidad
El uso de los datos personales para actividades de publicidad u ofrecimiento de productos y servicios únicamente puede realizarse en días y horarios que no afecten la paz ni intimidad familiar. Las personas pueden sentirse asediadas cuando son contactados a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos y otros medios durante todos los días de la semana y a cualquier hora, para fines de publicidad, marketing, prospección Por ello, se debe consultar al Titular sobre los días y horarios en que desea ser contactado.
¿Qué deben hacer las empresas?
- Reforzar las actividades de entrenamiento del equipo de colaboradores para que siempre sean respetuosos de los derechos de las personas respecto del tratamiento de sus datos personales.
- Establecer mecanismos de monitoreo y verificación -auditorías internas o externas- con el propósito de asegurar que las medidas implementadas no solo sean pertinentes, adecuadas o útiles, sino que funcionen correctamente.
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Consulta la circular 006 de 2022 completa aquí.
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