¿CÓMO IMPLEMENTAR EL CICLO PHVA EN EL TRABAJO EN CASA, TRABAJO REMOTO Y TELETRABAJO?

¿CÓMO IMPLEMENTAR EL CICLO PHVA EN EL TRABAJO EN CASA, TRABAJO REMOTO Y TELETRABAJO?

¿CÓMO IMPLEMENTAR EL CICLO PHVA EN EL TRABAJO EN CASA, TRABAJO REMOTO Y TELETRABAJO?

Definición

Ciclo PHVA

PLANEAR-CICLO PHVA

  • Cronograma de capacitaciones de los procedimientos y procesos necesarios para la implementación del trabajo a distancia.
  • Definición de las normas y lineamientos a que haya lugar del uso adecuado de las tecnologías de la información y la comunicación – TIC o cualquier otro tipo de elemento utilizado que pueda generar alguna limitación.
  • Determinar los derechos y garantías que rigen la relación laboral del trabajador, entre los cuales están, las que regulan la jornada laboral, horas extras, trabajo nocturno, dominicales y festivos, descansos dentro de la jornada laboral, derechos de asociación y negociación sindical y en general todos los beneficios a que tenga derecho en el marco de la respectiva relación laboral.
  • Fijar los medios y herramientas que permitan el reporte, seguimiento y evaluación, así como la comunicación constante y recíproca del trabajo casa.
  • Determinar los instrumentos, la frecuencia y el modelo de evaluación del desempeño, cumplimiento de metas, así como el mecanismo para el reporte y/o resultados de éstas.
  • Definir los criterios y responsabilidades en cuanto al acceso y cuidado de los equipos, así como respecto a la custodia y reserva de la información de conformidad con la normativa vigente sobre la materia.

HACER – Ciclo PHVA

  • Notificar por escrito a sus trabajadores acerca de la modalidad definida, y en dicha comunicación, indicar el periodo de tiempo que el trabajador va a estar laborando bajo esta modalidad.
  • Capacitaciones acerca de las características de la modalidad, manuales o nomas a cumplir y restricciones según políticas de la organización.
  • Capacitaciones del uso adecuado de las Tecnologías de la Información y la Comunicación – TIC o cualquier otro tipo de elemento o herramienta utilizado.
  • Utilización de encuestas y evidencias digitales como prints y videoconferencias para los controles de seguridad de la información.
  • Pruebas tecnológicas a equipos de cómputo y herramientas, verificando los aplicativos y su correcto funcionamiento.
  • Cumplimientos con los pagos de nómina, legalización de vacaciones, creación y vinculación a los sindicatos si hay lugar.
  • Patrocinar las acciones de promoción y prevención, así como de las prestaciones económicas y asistenciales, en materia de riesgos laborales por medo de la realización de semana de la salud, visitas de la ARL y seguimiento a la realización de pausas activas, capacitaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo, realización de exámenes médicos ocupacionales, actividades lúdicas y recreativas.
  • Comunicar y actualizar ante la Administradora de Riesgos Laborales los datos del trabajador que pase a trabajo en casa y en aquellos casos en que la prestación del servicio o el desarrollo de actividades sea en un lugar diferente al inicialmente pactado en la relación laboral reportar la dirección en la que se efectuará el desarrollo de las actividades.
  • Realizar reuniones cortas mínimo una vez al día en la modalidad virtual, por medio de herramientas empresariales como Microsoft teams, Meet o Skype, entre otros, para el control y seguimiento al desarrollo de actividades, así como para situaciones de emergencia o improvistos de las funciones de algún cargo
  • Realizar evaluaciones de desempeño de forma virtual y con el debido proceso una vez al año.

VERIFICAR-CICLO PHVA

  • Evaluación de los procesos y seguimientos utilizados, por medio de listas de verificación de acuerdo con los lineamientos y políticas de la organización
  • Registro de asistencia a las capacitaciones y pruebas realizadas a los equipos o herramientas antes de su traslado a los hogares.
  • Revisión de las evidencias adjuntas que se hacen de los controles de la información.
  • Envío de las actas con las reuniones firmadas en donde se evidencia los temas relacionados con las actividades, metas y funciones tratadas entre el empleador y el colaborador.
  • Notificación de los comunicados y correos que se han enviado en temas en materia del Sistema de Gestión, planes de bienestar y programas de capacitación.
  • Uso de indicadores de gestión de eficiencia y eficacia para la medición en los procesos.
  • Realización de la evaluación de desempeño anual a los trabajadores de forma virtual siguiendo los parámetros de una evaluación requerida para posteriores mejoras o cambios.
  • Realización de la encuesta de clima laboral o satisfacción del empleado frente a la compañía de forma virtual con el finde evaluar aspectos organizacionales y funcionales en la empresa.

Lee: Trabajo en casa ¿qué peligro y riesgos existen? Descúbrelo aquí

ACTUAR-CICLO PHVA

  • Implementar planes de mejora para los trabajadores que requieran de algún seguimiento a tareas o actividades para alcance de metas y objetivos.
  • Seguimiento a reportes de salud en trabajadores que manifieste afectaciones de su salud, física mental o emocional en caso de presentarse y reportarlo tanto a la ARL como a la EPS
  • Realizar actualizaciones a equipos y programas como McAfee en caso de que se hayan reportado falencias en los sistemas operativos de equipos y su posterior registro y actualización por el área de control.

Conoce las disposiciones para la regulación del trabajo en casa, dadas en la ley 2088 de 2021.

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