¿CUÁLES SON LOS ERRORES MÁS FRECUENTES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
En este artículo, analizaremos cuáles son los errores más frecuentes en el manejo de archivos y de la información documentada y te daremos tips que te servirán para optimizar este proceso.
ERRORES MÁS FRECUENTES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL:
1. No definir el tiempo de retención adecuado a cada tipo de documento.
2. Omitir requisitos legales que establecen tiempos mínimos de archivo de información, respalda esta consulta con el líder de proceso y definan en conjunto los tiempos de retención, según cada caso. Ejemplos:
a. Código de Comercio y la Ley 962 de 2005 que establece que los “libros y papeles del comerciante” se deben conservar por un término mínimo de diez (10) años contados desde la fecha del último asiento o comprobante.
b. Decreto 1072 de 2015. Artículo 2.2.4.6.13. Algunos documentos del SG-SST, deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años.
3. No clasificar la información a archivar, dificultaría su búsqueda.
4. No disponer de un listado actualizado, donde se mencione la información que reposa en el archivo, adicional a que dificultaría la búsqueda, no permite identificar qué tiempo de información esta almacenada, llevando a perdida, deterioro o daño de información relevante.
5. Almacenar la información sin darle un orden y darle a todo un mismo tratamiento.
6. No hacer participe a los colaboradores, de las herramientas para manejo de la información documentada.
Recordemos el Decreto 1072 de 2015 (Capitulo 6. seguridad y salud en el trabajo SG-SST).
Archivo físico:
Archivo digital:
TIPS DE ORGANIZACIÓN
- Valida la normatividad existente en materia de almacenamiento de información.
- Aunque existe normatividad para el manejo y conservación del archivo para el sector público, no estaría de más validar esos aspectos para tu compañía (claramente no te aplicaria todo, pero estos pueden darte una orientación de cómo organizar tu información)
- Verifica si en los acuerdos contractuales con tus partes interesadas, se definieron políticas y tiempos de retención de la información.
- Delega la responsabilidad del manejo y conservación del archivo a un colaborador capacitado para dicha función, asegúrate de incluirlo en su perfil de cargo y hacerle entrega formal de ésta responsabilidad.
- Crea un listado maestro de documentos ágil y sencillo que le facilite el acceso a quien lo requiera.
- Recuerda que los soportes del comité de convivencia laboral deben estar bajo custodia del mismo comité. Para ello, asegúrate de que estos tengan pleno conocimiento de sus funciones y se garantice una entrega apropiada al siguiente comité.
- Una forma de involucrar al personal en el Sistema de Gestión Integral, es el manejo por procesos y ésto, replicarlo en la conservación de la información, esto permitirá definir las restricciones de acceso y consulta, clasificación del archivo, y organización.
Archivo físico:
- Si por algún motivo un colaborador debe retirar un documento porque es prueba en un proceso, requiere validar algunas acciones o el fin que requiera, el encargado de archivo debe dejar registro donde conste como mínimo: el motivo del retiro, tiempo, responsable y fecha de entrega, con aceptación de quien hace el retiro.
- Las condiciones de la infraestructura deben mantenerse inspeccionadas, será la manera de detectar acciones de mejora, fíjate en pequeños detalles que puedan alterar el estado de la información como: iluminación, ventilación, estado de estantería, presencia de vibración, ingreso de agentes contaminantes (humos, vapores, gases), acceso a roedores, dispone de extintores apropiados, en lo posible cuenta con control de seguridad (cámaras, alarmas).
- Establece con el encargado de servicios generales, las pautas para garantizar un adecuado orden y limpieza a los lugares destinados para archivo, evitando uso de químicos que afecten el material almacenado o se concentren gases tóxicos, así como control a roedores y fumigación (ten presente las condiciones del entorno donde se encuentra, para definir frecuencia y acciones a realizar).
Archivo digital:
- Definir las características de la información para adquirir un backup que cuente con la capacidad necesaria para resguardarla.
- Define políticas para almacenamiento en la nube que te garantice puntos como: backup periódicos, consultas en tiempo real en cualquier dispositivo que cuente con acceso, restricciones de acceso a cierta información, capacidad acorde a tus necesidades, accesos seguros, ciberseguridad.
- Asegúrate que los colaboradores tengan acceso a la información que requieren para desarrollar sus actividades.
- Evita la manipulación de la información documentada, establece reglas para solicitud de creación y actualización de la información, contando con una clara justificación de esta (en lo posible, estos cambios deben ser solicitados por el líder del proceso).
- Asegúrate de que, una vez cumplido el tiempo de almacenamiento de la información, esta repose en obsoletos, esto permitirá liberar espacio en la nube y evitará el uso por desconocimiento.
- Utiliza las herramientas digitales que tiene la empresa para almacenar la información.
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