5 GENERALIDADES DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO E INVENTARIOS
1. OBJETIVO DEL PROCESO.
Inicia desde la recepción de los insumos que ingresan a la compañía para el soporte de las actividades propias de la organización, seguido del registro y la retención de estos insumos y finaliza con su salida por entrega a clientes internos o externos.
2. ALCANCE.
Inicia desde la definición (en conjunto con la Gerencia) de las líneas de negocio de la organización, pasando por la gestión de ventas y finalizando con el análisis y determinación del plan de acción para la mejora continua de la satisfacción del cliente.
3. FACTORES CLAVES DE ÉXITO.
Con el fin de lograr la implementación efectiva del proceso, asegurar el uso eficiente de los recursos y la eficacia de los objetivos planeados, a continuación se enuncias los factores claves del éxito de la actividad:
1. Realizar un análisis basado en datos estadísticos del movimiento de inventarios y establecer por consenso las necesidades de aprovisionamiento de cada insumo.
2. Contar previamente con una planificación de la producción.
3. Adquirir o establecer un sistema de información en gestión logística confiable, fácil de entender y que se ajuste a las necesidades de la empresa.
4. Integrar eficientemente a todos los procesos involucrados en la gestión de inventarios (Adquisiciones, compras, Supply Chain, operaciones, comercial, distribución etc.)
5. Estipular directrices claras y estrictas, respecto a la veracidad y actualización de la información de inventarios.
6. Analizar los costos por el tiempo de retención (Arriendo de la bodega, perdida de espacio, personal de seguridad).
7. El sistema de identificación de los insumos debe ser fácil de leer y se debe considerar la identificación por artículo o por lote, dependiendo del tipo de almacenamiento.
8. Tener en cuenta las condiciones especiales para el almacenamiento de algunos insumos, por ejemplo en cuanto a sustancias químicas (Compatibilidad entre sustancias, equipos de emergencias, fichas de seguridad), así como también las fechas de vencimiento y restricciones especiales de apilado.
9. Algunas empresas manejan lo que sería un “Inventario abierto o cooperativo” en el que tanto los clientes como los proveedores conocen en tiempo real las cantidades de cada producto lo que facilita la gestión en cuanto a ventas y adquisiciones.
10. Realizar auditorías continuas al proceso para conocer su estado actual y las oportunidades de mejora.
Para facilitar la interiorización, a continuación, se presenta una gráfica con estas claves.
4. IMPORTANCIA DEL PROCESO.
Las empresas de comercialización, producción y almacenamiento, saben que este proceso es indispensable para sus labores cotidianas, dado que asegura que los productos o la materia prima que necesitan para el desarrollo de sus labores se encuentre disponible cuándo y cómo lo requieren, adicionalmente evita los retrocesos o pérdidas de tiempo por la espera por la llegada de un insumo, o su recepción incorrecta.
Un proceso de almacenamiento y gestión de inventarios que funciona correctamente, le proporciona a la empresa la capacidad para la toma de decisiones financieras, en cuanto a adquisiciones de grandes o pequeñas cantidades de insumos o el aumento, disminución o eliminación de producción de un determinado artículo.
Adicionalmente evita las pérdidas económicas que se puedan generar, por la falta de control como los robos, vencimientos, deterioro del producto etc.: facilita la entrada y salida de los materiales ahorrando tiempos de entrega y mejorando la experiencia para los clientes internos y externos.
Finalmente se puede decir que este proceso también es un insumo para la información de los temas fiscales que la compañía requiera, incluso puede prever los tiempos en los que es más conveniente adquirir mercancía o materia prima por bajas de precios, devaluación de la moneda etc.
5. COMPONENTES DEL PROCESO.
A continuación, se relacionan algunos componentes generales del proceso y algunas de las actividades que se pueden contemplar:
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