GUÍA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1. PROPÓSITO
El propósito de documentar la información de una organización es el de lograr la continuidad de los procesos sin importar quien la esté administrando; así como, el de facilitar el acceso y la recuperación de las misma. Cabe resaltar que dentro de la gestión que se adelanta para documentar la información (interna y externa), se debe tener en cuenta el lugar donde estarán disponibles los documentos, la manera en que se administraran aquellos que ya no son útiles o se encuentran obsoletos y el aseguramiento de la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando criterios establecidos en el marco legal, en las normas estandarizadas para los sistemas de gestión que se están implementando en la organización o aquellos que han sido establecidos por los clientes.
2. FACTORES CLAVES DE ÉXITO
3. IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD
Como se vio anteriormente, documentar la información es un paso decisivo de cualquier organización dentro de sus sistemas de gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018) y muy necesario bajo la premisa de la mejora continua.
Por otro lado; la documentación de la información permite perfeccionar los métodos de información de la organización, optimizando la gestión, la recuperación de la información, y, por consiguiente, se convierte en una herramienta de apoyo a todas los procesos de la misma, para mejorar los resultados previstos.
Dentro de otros aspectos importantes se pueden mencionar:
4. PASOS PARA SU DESARROLLO
La información documentada es un requisito fundamental dentro de los sistemas de gestión, como ya se ha visto en artículos anteriores este hace parte de la cláusula 7 (apoyo o soporte) y está enunciada de manera particular en el numeral 7.5 en tres componentes: generalidades, creación y actualización y finalmente su control.
A continuación, se recomiendan unos pasos para el desarrollo de este componente, aunque existen diferentes maneras de hacerlo.
Pasos para la implementación de la información documentada.
5. WEBGRAFÍA
- http://www.calidad-gestion.com.ar.html
- https://advisera.com/9001academy/es/knowledgebase
- https://www.gestion.org/tres-grandes-objetivos-de-una-gestion-documental-adecuada/
- https://www.isotools.org/2017/11/22/8-consejos-para-mejorar-la-gestion-documental/
- https://cms.ual.es/idc/groups/public/@serv/@archivo/documents/documento/sistemagestionintegraldocumentos.pdf
- https://www.isotools.org/normas/
- http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf
- http://www.tandemweb.com
- https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2018/06/como-ayuda-sistema-gestion-documental-certificacion-norma-iso-9001/
- https://aprendiendocalidadyadr.com/la-iso-90012015-capitulo-7-apoyo/
TE VA A INTERESAR
CONTINÚA LEYENDO
2 artículos para tí:
- Estos son Los 14 principios de William Deming para lograr la calidad total.
- Conoce los requisitos de la norma ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de calidad.
Encuentra un ecosistema de soluciones en sistemas de gestión a un solo clic
En ATCAL estamos comprometidos en Promover el desarrollo y crecimiento tanto empresarial como del gremio de profesionales responsables de Sistemas de Gestión; únete a nosotros y luchemos por nuestro sueño común.
Puedes apoyarte en ATCAL con nuestros Especialistas y Profesionales, si necesitas personalizar tu protocolo o si tienes alguna duda, solicitud o requerimiento; escríbenos al WhatsApp 317 5015630 y menciona la frase “Quiero una Teleconsultoría con ATCAL” con esto recibes nuestra primera guía SIN COSTO.
¡Te esperamos!
