¿QUÉ SON LOS SISTEMAS DE GESTIÓN?

¿QUÉ SON LOS SISTEMAS DE GESTIÓN?

Un sistema de gestión es la articulación coordinada de elementos y procesos diseñados para alcanzar un objetivo mediante la mejora continua. Implica dirigir y optimizar recursos de manera disciplinada para garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad de la organización. Sin importar su tamaño, toda empresa posee un sistema de gestión —ya sea formal o como parte implícita de su cultura y operación diaria— que actúa como una estructura probada para cumplir sus metas y que debe perfeccionarse día a día.

¿Qué clases de Sistemas de Gestión existen?

En el transcurso del tiempo, se han venido desarrollando diferentes normatividades técnicas y legales en distintas temáticas para organizar las actividades de la empresa, dentro de las más conocidas se encuentran los sistemas de gestión de calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo.

Según el objetivo a conseguir, cada sistema de gestión se basa en el cumplimiento de unos estándares definidos por entidades internacionales o nacionales que han dedicado sus esfuerzos en establecer los lineamientos comunes que toda organización debe seguir. Dentro de lo más representativos, se encuentran los siguientes:

• ISO 9001:2015: Requisitos para un sistema de gestión de calidad, su enfoque es la satisfacción del cliente a través de la oferta de productos y servicios que cumplan sus expectativas. Busca estandarizar las metodologías de trabajo de la organización de forma tal, que se asegure la comunicación adecuada entre las partes, el establecimiento claro de los requisitos del cliente, del producto y servicio y su cumplimiento en todos los ejes de la empresa.
• ISO 14001:2026 Requisitos para un sistema de gestión ambiental, el enfoque de esta norma está relacionado con la protección del ambiente que nos rodea, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y el control de los aspectos ambientales significativos.
• ISO 45001:2018: Requisitos para un sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, su enfoque es el control de riesgos que puedan afectar a los trabajadores y la mejora del desempeño de la seguridad y salud ocupacional de las organizaciones.
• RUC (Normatividad Colombiana): Registro Único de Contratistas, se trata de un sistema que integra las temáticas de salud ocupacional, salud en el trabajo y cuidado del ambiente. Fue creado inicialmente para la aplicación de los contratistas en el sector hidrocarburos en Colombia y se ha extendido al sector transportador y a quien desee su desarrollo
• ISO 27001: Define los requisitos para gestionar la seguridad de la información en una empresa. Teniendo en cuenta que la información es el activo más valioso de una organización debe cuidarse ante cualquier amenaza y establecer los controles necesarios para evitar pérdidas, fugas o deterioro de la misma, tanto la que se encuentra física como magnética.
• BASC: Proporciona los parámetros y requisitos generales que una organización debe implementar para garantizar la seguridad y control de todas las actividades de comercio internacional, lo que involucra la carga, instalaciones, transporte y personal involucrado. Su principal objetivo es promover el comercio internacional seguro, evitando el contrabando de mercancías, narcóticos y terrorismo.
• ISO 28000: Esta norma, nos indica los requisitos que deben cumplirse para garantizar la seguridad en la cadena de suministro. Busca prevenir la generación de actos intencionales, sin autorización, destinados a causar perjuicio o daño, por lo que su base fundamente radica en la identificación apropiada de los riesgos a los que se está expuesto para implementar actividades de control apropiadas para su mitigación.

¿Cuando se debe implementar un Sistema de Gestión?

Toda empresa desde su fundación crea un estilo de trabajo que ya sea organizado o no, se convierte en su cultura organizacional; Cuando dicha cultura de trabajo no se encuentra estructurada correctamente, se generan algunos problemas como los que se describen a continuación:

1. Errores en tareas y funciones: Confusión entre trabajadores, pérdidas económicas y decisiones sin base en datos.
2. Calidad inconsistente: Falta de estandarización genera errores que afectan la calidad.
3. Altos costos de inventarios: Sin políticas claras, se generan pérdidas por manejo ineficiente.
4. Fallas en la comunicación: Un sistema de gestión mejora el trabajo en equipo y la colaboración.
5. Cumplimiento normativo: Las normativas exigen sistemas de gestión para evitar sanciones.
6. Exigencias del mercado:Los clientes demandan sistemas de gestión para garantizar estándares y competitividad.

mplementar un sistema de gestión no solo ayuda a resolver estos problemas, sino que también impulsa el crecimiento y la sostenibilidad de la empresa.

Lee: Planeación para el desarrollo de la implementación de un sistema de gestión.

Beneficios de la implementación de un sistema de gestión

1. Optimización y Eficiencia Operativa
– Estandarización de procesos: Reduce errores y variabilidad al unificar métodos de trabajo.
– Reducción de costos: Identifica cuellos de botella, minimiza desperdicios y optimiza recursos.

2. Aumento en la Satisfacción del Cliente
– Calidad consistente: Asegura que los productos/servicios cumplan con las expectativas del cliente.
– Fidelización: Clientes satisfechos regresan y recomiendan la marca.

3. Toma de Decisiones Basada en Evidencia
– Datos objetivos: Uso de KPIs para decisiones fundamentadas en datos reales, no en suposiciones.

4. Identificación y Mitigación de Riesgos
– Prevención: Anticipa problemas y crea planes de contingencia.
– Cumplimiento normativo: Evita sanciones al cumplir con regulaciones locales e internacionales.

5. Cultura de Mejora Continua
– Ciclo PHVA: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar como base para la mejora constante.

6. Ventaja Competitiva y Reputación
– Acceso a nuevos mercados: Certificaciones como ISO 9001 o ISO 14001 abren oportunidades comerciales.
– Imagen de marca: Refleja profesionalismo y compromiso.

7. Mayor Compromiso del Personal
– Claridad en los roles: Define expectativas y contribuciones individuales a los objetivos generales.
– Mejor comunicación interna: Fomenta el trabajo en equipo eliminando barreras entre departamentos.

 Un Sistema de Gestión no es solo un requisito, es una herramienta estratégica que protege a la empresa, mejora su rentabilidad, competitividad y enfoque en el cliente.

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