GUÍA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

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CONTENIDO:

1. PRÓPOSITO

2. FACTOR CLAVES DE ÉXITO

3. IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD

4. PASOS PARA SU DESARROLLO

5. WEBGRAFÍA

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1. PROPÓSITO

El propósito de documentar la información de una organización es el de lograr la continuidad de los procesos sin importar quien la esté administrando; así como, el de facilitar el acceso y la recuperación de las misma. Cabe resaltar que dentro de la gestión que se adelanta para documentar la información (interna y externa), se debe tener en cuenta el lugar donde estarán disponibles los documentos, la manera en que se administraran aquellos que ya no son útiles o se encuentran obsoletos y el  aseguramiento de la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando criterios establecidos en el marco legal, en las normas estandarizadas para los sistemas de gestión que se están implementando en la organización o aquellos que han sido establecidos por los clientes.

2. FACTORES CLAVES DE ÉXITO

Factores claves de éxito guía información documentada.

Factores claves de éxito guía información documentada.
Factores claves de éxito guía información documentada.

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3. IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD

Como se vio anteriormente, documentar la información es un paso decisivo de cualquier organización dentro de sus sistemas de gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018) y muy necesario bajo la premisa de la mejora continua.

Por otro lado; la documentación de la información permite perfeccionar los métodos de información de la organización, optimizando la gestión,  la recuperación de la información, y, por consiguiente, se convierte en una herramienta de apoyo a todas los procesos de la misma, para mejorar los resultados previstos.

Dentro de otros aspectos importantes se pueden mencionar:

Importancia información documentada.

Importancia información documentada.
Importancia información documentada.

4. PASOS PARA SU DESARROLLO

La información documentada es un requisito fundamental dentro de los sistemas de gestión, como ya se ha visto en artículos anteriores este hace parte de la cláusula 7 (apoyo o soporte) y está enunciada de manera particular en el numeral 7.5 en tres componentes: generalidades, creación y actualización y finalmente su control.

A continuación, se recomiendan unos pasos para el desarrollo de este componente, aunque existen diferentes maneras de hacerlo.

Pasos para la implementación de la información documentada.
Pasos para la implementación de la información documentada.

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5. WEBGRAFÍA

  • http://www.calidad-gestion.com.ar.html
  • https://advisera.com/9001academy/es/knowledgebase
  • https://www.gestion.org/tres-grandes-objetivos-de-una-gestion-documental-adecuada/
  • https://www.isotools.org/2017/11/22/8-consejos-para-mejorar-la-gestion-documental/
  • https://cms.ual.es/idc/groups/public/@serv/@archivo/documents/documento/sistemagestionintegraldocumentos.pdf
  • https://www.isotools.org/normas/
  • http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf
  • http://www.tandemweb.com
  • https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2018/06/como-ayuda-sistema-gestion-documental-certificacion-norma-iso-9001/
  • https://aprendiendocalidadyadr.com/la-iso-90012015-capitulo-7-apoyo/

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