PLANEACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
Cualquier implementación de un sistema de gestión, debe ser considerada como un proyecto a desarrollar en la organización y por tanto, debemos iniciar con la identificación de los requerimientos necesarios para el montaje, control y seguimiento de un proyecto. Es importante tener siempre en cuenta que toda empresa es diferente y única, por lo que el sistema a implementar debe ser realizado a la medida de las necesidades, independiente del uso de modelos y guías estas nunca pueden ser implementadas de forma estándar para todas las empresas.
- Definición del alcance del proyecto
- Diagnóstico organizacional: modelos de diagnóstico según norma y alcance (madurez del sistema).
- Determinación de partes interesadas (internos y externos), analizar su grado de influencia y poder en el proceso
- Establecer el director del proyecto.
- Determinación de la matriz de riesgos del proyecto
- Plan de calidad: que es; para que se utiliza; quienes lo deben aplicar, requisitos del plan de calidad; metodología de implementación
- Gestión de tareas
El proceso de implementación de un sistema de gestión de calidad, exige la realización de un estudio profundo del funcionamiento de cada una de las partes integrantes de la entidad, así como una constante interacción con los funcionarios de la misma, para determinar las mejores prácticas a estandarizar e implementar y posteriormente, mejorar continuamente los procesos establecidos.
La implementación adecuada del sistema, exige partir de las actividades macro e iniciar su despliegue hasta llegar a un grado de detalle que asegure el desarrollo adecuado de las actividades de la entidad. A continuación se representa el orden en que se realiza la estandarización de los procesos:
A continuación se describen los pasos necesarios para la planeación del proceso:
1 Definición del alcance del proyecto
El alcance del proyecto principalmente está delimitado por las normas a implementar, cuyos requisitos definen las entradas para el desarrollo del mismo. Dentro del alcance se define las líneas de negocio que se involucrarán así como la sede o sedes involucradas.
2 Definición de Equipo de trabajo responsable del proyecto
- Representante de la Dirección: Todos los sistemas de gestión solicitan el compromiso de la gerencia en la implementación del mismo, como clave para asegurar el desarrollo exitoso del proceso. Como parte de este requerimiento se solicita la designación de un representante de la alta dirección de la organización.
- Coordinador del sistema: La implementación de sistemas de gestión requiere la generación de una serie de actividades que involucran el levantamiento de la información, la documentación, capacitación, organización y seguimiento de actividades a cumplir para la correcta aplicación de los requisitos.
- Líderes de proceso: Se requiere la definición de los líderes de los diferentes procesos para coordinar y organizar todas las actividades necesarias en la implementación y sostenimiento de los sistemas de gestión.
Problemas recurrentes en la implementación de Sistema de Gestión.
3 Establecimiento de las partes interesadas
Es importante establecer en este punto, quienes se encuentran vinculados a la toma de decisiones que la organización establezca, ya sea porque participen en su toma o porque de alguna manera interfieran en ella.
Se requiere definir el grado de influencia de cada una de las partes interesadas para determinar cómo se trabajará y cómo se involucran dentro del proceso para asegurar el éxito del mismo.
4 Definir el mecanismo para el levantamiento de la información
De acuerdo al análisis de la cultura organizacional que se debió efectuar con antelación, se requiere definir las metodologías a utilizar para efectuar el levantamiento de la información. Este es uno de los principales retos que todo coordinador, director y/o responsable de los sistemas de gestión debe afrontar en el desarrollo de su labor.
Si no se escoge una metodología apropiada, se generar riesgos de errar en la información levantada, demorar aún más de lo necesario el proceso.
- Observación directa del proceso
- Implementación de listas de chequeo
- Efectuar análisis global del proceso antes de iniciar el desarrollo de procedimientos
- Entrevistas personalizadas
- Entrevistas grupales
- Desarrollo de prototipos para evaluación; esquema de determinación: qué (pregunta); quien, donde, como, cuando, requiere control, cómo se controla, requiere medición, Registro, Determinación si es o no factor clave de éxito, existen riesgos, tipo se seguimiento y medición e indicador si aplica, se requiere asignación de presupuesto.
5 Gestión de Tareas
Con esta guía tendrás herramientas útiles para establecer la política de cualquier sistema de gestión
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