8 PASOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS
Un plan de emergencias es una herramienta esencial para cualquier organización, ya que permite responder de manera efectiva y coordinada ante cualquier eventualidad que pueda poner en riesgo la seguridad de las personas, las instalaciones o los procesos. A continuación, te presentamos los pasos clave la formulación del plan de emergencias:
Paso 1. El contexto de la organización
El contexto de la organización debe contener datos importantes como:
- Razón social, actividad económica,
- Vías de acceso,
- Fuentes que puedan generar desastres,
- Área de construcción,
- Área libre, antigüedad de la edificación,
- Materiales en los pisos, techos, puertas, ventanas, paredes, de la edificación (madera, aluminio, yeso, hierro, cartón, entre otros)
- Sistemas para la atención de emergencias
- Número de pisos,
- Horarios de funcionamiento.
- Antecedentes en emergencias que haya presentado la organización
- Requisitos legales relacionados con emergencias (por ejemplo conformación de brigadas de emergencia),
- Personas, empresas y/o instituciones colindantes, riesgos según mapas de zonificación
- Entidades de apoyo cercanas (defensa civil, estaciones de policía, estaciones de bomberos, centros de atención de salud, etc.), entre otros.
Paso 2. Identificación de amenazas y clasificación de su origen.
La organización debe determinar las amenazas (sociales, naturales y tecnológicas) que podrían terminar en alguna emergencia, con base en la información recopilada en el contexto de la organización y clasificarlas según su origen en internas y externas.
Posteriormente describir detalladamente el porqué de esta amenaza en la organización y finalizar con la probabilidad de ocurrencia; es decir, que posibilidades hay de que se presente en la organización.
Paso 3. Evaluar las amenazas
Se debe evaluar las amenazas en tres grandes componentes:
- Personas
- Recursos
- Sistemas
Las amenazas puedes traer diferentes efectos en la organización de manera conjunta o individual. Por tal razón; es necesario evaluar todos los componentes por aparte.
Por ejemplo en el componente de personas verificar si se cuenta con algún lineamiento o política para la atención de emergencias, esquema de emergencias, mecanismos de interacción con entidades de apoyo, programas de capacitación, personal flotante, entre otros.
Para el componente de recursos evaluar si se tienen elementos suficientes para la atención de emergencias, si la infraestructura se encuentra en buenas condiciones, si es sismo resistente, si existen rutas de evacuación, salidas de emergencias suficientes, si existe sistema de alarma, etc. Por último el componente de sistemas, en el que se evalúan medios de comunicación, acceso a servicios de agua, energía, gas, capacidad para resguardar la información de la organización, capacidad para recuperarse rápidamente y así normalizar sus operaciones.
Paso 4. Determinar el nivel de riesgo y priorizar las amenazas.
Con base en la evaluación de las amenazas por componente (personas, recursos y sistemas), se priorizan los riesgos y se define a que amenaza está más vulnerable la organización para posteriormente ejercer controles sobre unas de más vulnerabilidad antes que otras de menor vulnerabilidad.
Con lo anterior no se está diciendo que aunque una vulnerabilidad sea mayor que la otra, se debe tener en cuenta solo una, en este caso las dos deben ser controladas pero una tendrá prelación o prioridad sobre la otra.
Para el caso de la evaluación de riesgos la organización estará en la libertad de elegir la metodología que prefiera; ya sea cuantitativa, cualitativa, mixta, heurística, como las que se mencionan a continuación:
- Metodología para el análisis de vulnerabilidad y riesgo ante inundaciones y sismos, de las edificaciones en centros urbanos.
- Metodología rombo de colores.
- Metodología para el análisis de vulnerabilidad y riesgo ante inundaciones, remoción en masa y flujos torrenciales en cuencas hidrográficas.
- Entre otras.
Paso 5. Establecer medidas de control
Se trata simplemente de establecer esas actividades que permitirán a la organización prepararse , atender y responder de manera apropiada a las situaciones de emergencia que ya se identificaron, que podrían presentarse y afectar en mayor o menor medida a la organización, a las personas o al ambiente en el que opera.
Dentro de estas se puede mencionar la determinación de un presupuesto para la compra de extintores, botiquines, camillas, las adecuaciones locativas, la elaboración de un programa de capacitación, la conformación de la brigada de emergencias, la inspección de la infraestructura, la inspección de los elementos de emergencia adquiridos, la planeación de simulacros, la elaboración de programas de mantenimiento, elaboración de planes de contingencia para saber cómo actuar antes, durante y después de una emergencia, compra y ubicación de señalización de emergencia, entre muchas otras.
Paso 6. Asignar los recursos
La asignación de los recursos es uno de los factores de éxito para que la planeación de las emergencias se materialice o se ejecuten de la manera adecuada.
En tanto que es así, la organización deberá asignar las personas, los equipos, la formación, los elementos de emergencia, la infraestructura, los medios o canales de comunicación, el tiempo para la reunión de las personas capacitadas para la atención de emergencias y otra serie de recursos que permita a la organización actuar sin contratiempos o limitantes que estén dentro del alcance de esta.
Paso 7. Ejecutar las actividades planeadas
Una vez la organización ha sido dotada con todos los elementos suficientes para llevar a cabo el plan de emergencias, se procede a la ejecución de todas las actividades planeadas que ya se mencionaron en el paso número 5 y dentro de las que se destaca la simulación de escenarios de emergencia (inundaciones, conato de incendios, movimientos telúricos, vendavales, electrocuciones, etc.) que agrupa muchas de las otras actividades de la planeación.
Al ser evaluadas y monitoreados, contribuyen a una mejor preparación, no solo en cada escenario de simulación que se esté llevando a cabo sino que también para la situaciones reales de emergencias que se puedan presentar.
Cabe resaltar que aunque las situaciones sean simuladas, deberán tomarse con total seriedad, puesto que el objetivo final es acercarse lo que más se pueda a una atención y respuesta de la situación real.
Paso 8. Actualización periódica del documento plan de emergencias.
La planeación de las emergencias deberá estar enfocadas en el principio de la mejora continua; es decir evolucionando o mejorando los estándares de efectividad que se han planteado desde que se construyó la primera planeación de emergencias hasta que se tiene en un alto nivel de madurez.
Además estas planeaciones deberán ser revisadas periódicamente o de manera extraordinaria si existen cambios en el marco legal, si surge como un requisitos de algún cliente o de alguna autoridad competente en el tema, después de detectar oportunidades de mejora que requieren un cambio significativo e inmediato, después de que se presente alguna emergencia o toda vez que suceda alguna situación similar.
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