MITOS COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

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MITOS COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

CONTENIDO:

1. MITOS COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

2. ENLACES DE INTERÉS

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1. MITOS COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

Culturalmente creamos mitos entorno a situaciones recurrentes, a veces lo hacemos con poca intención de afectar proyectos, procesos o situaciones, sin embargo, estamos limitando el alcance y el poder humano en la creación de mecanismos y herramientas que nos permitan salir adelante con nuestras proyecciones o propósitos, como es el caso del tema que abordaremos hoy.

Manifestamos que siempre debe existir un procedimiento de comunicación, participación y consulta escrito, sin embargo en muchas ocasiones notamos que cuando la empresa cuenta con muchos documentos y que a su vez, estos no son de uso constante, las personas no se muestran receptivas, esto sucede, porque llevamos siempre los procedimientos a un documento común  las mismas metodologías escritas, textos palabras e incluso argumentos, todo de manera similar, hablamos y escribimos con tecnicismos que no todas las personas conocen o interpretan, esto lleva a tener desinterés por parte de las personas que deben recibir el mensaje y finalmente no se obtiene el resultado deseado.

Para lo anterior, es importante que tengamos en cuenta que los procedimientos no siempre son documentos de Word o similares, algunos procedimientos son más precisos haciéndolos de manera gráfica, podemos incluso hacer uso de videos, fotografías, flujogramas, infografías, entre otros, lo importante es que las personas que reciban la socialización del procedimiento conozcan el propósito fundamental del mismo, hay elementos o herramientas de capacitación pasiva, como es el caso de algunos establecimientos e incluso entidades promotoras de salud, que disponen de pantallas que informan a los visitantes del lugar mientras se encuentran en la sala de espera.

El procedimiento de comunicación, participación y consulta se define al interior de la organización, con el propósito de fomentar la participación activa de todos los miembros de la organización, con esto, aclaramos que no es el gerente el único encargado de definir el procedimiento para la comunicación, participación y consulta, puesto que dentro de ello, la consulta, permite abrir debate entre todos los miembros de la organización y es precisamente para que en conjunto, se evalúen y se tengan en cuenta todos los temas relacionados de la organización, para así intercambiar opiniones y hallar soluciones frente a los problemas que la empresa esté enfrentando.

Generalmente, la empresa cuenta con una persona encargada de liderar los sistemas de gestión, quien tiene como actividad implícita, la ejecución de tareas como esta, de generar un documento base y proponerlo para que en conjunto se determine la conveniencia y pertinencia del mismo.

REUNIÓN
COMITÉ

Otro mito es decir que los comités no sirven como mecanismo de consulta y que la comunicación con los externos siempre deben ser a través de reuniones; esta es una apreciación que definitivamente es un súper mito, los comités son herramienta fundamental para conocer más acerca de la organización, el resultado de las inspecciones, los informes de estas inspecciones, los reportes de actos y condiciones inseguras, el planteamiento de nuevos planes de acción, las charlas de 5 minutos y las capacitaciones, son elementos de participación, comunicación y consulta, que además invitan a la alta dirección para que tome decisiones frente a un sin número de hallazgos y oportunidades de mejora que en su mayoría son de carácter preventivo.

Por otra parte, existe un conjunto o mejor, variedad de herramientas de comunicación para lograr que los externos participen en la toma de decisiones o comunicación de los cambios que la empresa está enfrentando, es el caso de las herramientas tecnológicas como formularios virtuales, el correo electrónico, las video llamadas, el uso de las redes sociales, carteleras digitales,  entre otras, que permiten a la empresa tener cercanía con ellos, el buzón de sugerencias, generalmente lo asociamos a quejas a reclamaciones a inconformismos, pero pocas veces nos detenemos a pensar que si recibimos quejas, reclamos, no conformes y similares, estaremos gestionando y mejorando continuamente, esto también llevará a la empresa a que en la medida en que atienda estas situaciones, empezará a recibir felicitaciones y sugerencias frente a medidas preventivas, por lo tanto es un gran elemento de comunicación con los externos.

FORMAS DE COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN VERBAL

Se dice que los contratos con proveedores externos no son un medio de comunicación, bueno podríamos estar muy seguros de lo contrario, pues conocemos que el contrato es uno de los primeros contactos escritos que tenemos con ellos, pues es aquí, en donde quedan plasmados esos acuerdos o reglas de juego que permiten tener garantías de ambas partes, allí se pueden vincular muchos compromisos y dentro de ellos, la necesitad que la empresa presenta no solo por contar con sus productos o servicios, sino también porque ellos cumplan con las políticas, lineamientos corporativos y requisitos legales a los que se encuentran sujetos ellos y la empresa, compromisos como aquellos de informar situaciones inusuales, solicitudes de mejora, entre otros.

Que la página web no sirve como un medio para comunicar a las partes interesadas porque no garantiza que la consulten, aquí hay varias cosas que evaluar, y lo primero es que hoy día todos tenemos acceso a los medios electrónicos como son el computador y el celular, herramientas de fácil uso, son mecanismos de comunicación y que permiten, en algunos casos verificar qué personas accedieron, al menos a visitar la página, ya el hecho de verificar que se leyó el mensaje puede ser más complejo.

Se dice que en la inducción, no es necesario socializar el procedimiento de participación, comunicación y consulta, sin embargo debería ser uno de los primeros elementos a socializar de la empresa, dado que es de esta manera, como el trabajador conoce la manera en que se debe comunicar con las partes interesadas, así mismo conoce esa tan importante responsabilidad de informar y de participar en las actividades que la empresa define, tales como los comités, brigadas, procesos de reportes, entre otros.

Por lo anterior, es importante tener en cuenta que es tan relevante la inducción como la reinducción, son etapas que están implícitas en este procedimiento, es allí en donde la comunicación empieza a jugar un papel importante, pues de esta manera se asegurará que el personal tenga un claro conocimiento de los procesos internos de la empresa.

Siempre se recomienda y no sobra en esta ocasión mencionar que toda actividad de socialización, divulgación, capacitación y sensibilización como es el caso de la inducción, deberá ser evaluada, para conocer así, si el público o persona que recibe la información, tuvo claridad de la misma, de lo contrario se debe programar una sesión de retroalimentación.

FORMA DE COMUNICACIÓN
DIFUSIÓN

En conclusión y para romper todos estos mitos es importante que interpretemos muy bien que la empresa deberá comunicar y fomentar la participación y consulta, el propósito es que todos los miembros de la organización participen activamente en la toma de decisiones relacionadas con la gestión y mejora de la empresa.

Este procedimiento, deberá contener la descripción de la comunicación interna, comunicación externa, la participación y la consulta, así mismo contar con un registro que dé evidencia de la consulta que se le está realizando a los trabajadores y/o miembros de la organización.

De repente, no encontramos mecanismos para hacer la divulgación de este procedimiento, pero como lo mencionábamos anteriormente, es necesario ir más allá de los recursos que la empresa nos designa, pero no por ello debemos dejar de comunicar, no por ello debemos dejar de lado la participación  y consulta a todos los miembros de la empresa, agotar todas las posibilidades hace que desarrollemos actividades que incluso lleven al resto del equipo de trabajo a involucrarse.

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2. ENLACES DE INTERÉS

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