PROBLEMAS EN LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
1. PROBLEMAS EN LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
Dentro de los problemas más importantes que tenemos es que o no se comunica o no se cuentan con los medios suficientes para comunicar, en los dos casos lo que se pueden presentar son justificaciones que se ponen como impedimento para hacer la tarea, si bien es cierto, contamos con miles de mecanismos para hacer llegar la información correspondiente de los sistemas de gestión a los diferentes niveles de la organización, sin embargo en muchas ocasiones, y teniendo en cuenta que la tecnología ha avanzado y que las empresas manejan diferentes modalidades de contrato, debemos estar seguros de que esta información llegue a todas y cada una de las personas que trabajan para la empresa, es por ello que se requiere contar con más medios para comunicar y es allí en donde el empleador, deberá disponer de los recursos y medios necesarios para comunicar.
PROBLEMAS EN LA COMUNICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Los procesos son muy rápidos y no hay tiempo para hacer un análisis detallado como se menciona en las 5 W y 1 H, lo cual genera que no se desarrolle un análisis adecuado que conlleve a mejorar los procesos o situaciones, estaríamos llevando nuevamente nuestros procesos a ser correctivos y desviando la posibilidad de mantenernos en una actitud preventiva.
Es importante sentarnos con nuestro equipo de trabajo, dedicarle el tiempo necesario para analizar los procesos y situaciones de mejora que se puedan presentar al interior de la empresa o que tengan impacto con las partes interesadas, gestionar los riesgos de manera adecuada parte de un buen análisis en equipo.
Si existen barreras en la comunicación, difícilmente la información va a llegar a todos y cada uno de los miembros de la empresa. En muchas organizaciones, incluso no se pude acceder a la comunicación directa con los cargos medios o altos. Pues bien, es importante determinar dentro de nuestros mecanismos de comunicación, herramientas que nos permitan acceder a comunicar e informar a todos los niveles de la organización, todos los cambios, acciones y mejorar que la empresa está adoptando.
El estilo de mando suele ser muy radical y genera problemas para la comunicación de sus trabajadores, esto suele suceder cuando existe una sola línea liderazgo o que por el contrario no hay liderazgo sino que la comunicación se rompe cuando los cambios, acciones y mejorar no se transmiten o comunican sino que se definen o imparten órdenes desde el empleador, sin dar lugar a la participación de todo el equipo de trabajo.
El sistema de gestión se queda solo en el papel, bueno, este es un muy mal síntoma para la empresa, pues es contratada una persona para liderar los sistemas de gestión y esta, se pone en la laboriosa tarea de documentar todo el sistema de gestión, inicia con la entrega del plan de trabajo al empleador, le describe las metodologías que va a utilizar y crea la expectativa frente a un correcto diagnóstico, diseño e implementación, sin embargo, todo este proceso tiene un atenuante; luego de que el empresario recibe el producto de este plan de trabajo, se enfrenta a que no hay evidencias suficientes que soporten esta gestión, pues no ha existido participación de los trabajadores, el equipo de trabajo desconoce los cambios, mejoras y acciones, porque nunca se les divulgó o en caso contrario, solo se halló la necesidad de obtener la documentación para cumplir con los “requisitos”.
Por lo anterior es muy importante, involucrar a todo el equipo de trabajo, indistinto del trabajo, indistinto de su nivel en la organización o modo de contratación, en toda la gestión del sistema, desde el diagnóstico, hasta el seguimiento y las mejoras que se puedan ejecutar.
Las decisiones son tomadas por la alta dirección y prefieren tomar decisiones con base en los aportes de su mismo nivel en la organización, bien, la alta dirección naturalmente es quien toma un sin número de decisiones a causa de su responsabilidad, sin embargo, esto no la exime de consultar estas decisiones, cuando sea necesario, con el equipo de trabajo, es muy importante reconocer los aportes tan valiosos que pueden venir del resto de personas, en muchas ocasiones, desde la alta dirección no se alcanzan a identificar todas las oportunidades de mejorar que pueden existir o las consecuencias sobre las personas o infraestructura, es necesario que todos participen y tener en cuenta sus puntos de vista.
No existe liderazgo por la alta dirección para la implementación, porque cuando aquí, al contrario de lo que mencionábamos al principio, se realiza un análisis adecuado con el equipo de trabajo, se identifican muchas oportunidades de mejora para la organización y se plantean a la alta dirección, cuando llegan a esta instancia, no se cuenta con el apoyo y liderazgo necesario para hacer la implementación o que estas se hagan de manera adecuada, que realmente representen el producto de un análisis y proyección de mejora.
Bueno, lo importante aquí no es solo que se mencione el liderazgo y que la alta dirección lo avale, sino que sea el primero en liderar la ejecución de esta gestión, que procure el encaminar un norte adecuado para cada una de las acciones propuestas como mejoras para la organización y su equipo de trabajo.
Ya hemos hablado de la comunicación, ahora hablemos de la participación y de la consulta específicamente.
PROBLEMAS EN LA PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
Generalmente cuando recibimos o atendemos un ejercicio de auditoría es cuando notamos de manera más clara que no estamos haciendo bien la tarea, por ejemplo, nos piden que contemos con una matriz de identificación de peligros y valoración de los riesgos, efectivamente mostramos la lista de asistencia en donde se describe que los trabajadores acudieron a un proceso de capacitación y les fue comunicada, pero bien, ¿cómo demostramos que los trabajadores participaron y que les fue consultado?
Que gran interrogante, a veces dejamos una gestión coja, porque lo primero que traemos a nuestra cabeza es, “eso me toca hacerlo a mí, porque ellos no van a hacer nada, ellos no tienen tiempo de aportar para el desarrollo”.
Este sí que es un gran problema en la implementación, a veces hacemos las cosas más complejas, pesamos siempre en robustecer los sistemas de gestión y es lo que genera que los trabajadores muestren resistencia.
Con lo anterior quiero decir que, tomando el ejemplo de la matriz de identificación de peligros y valoración de los riesgos, basta con involucrarlos consultándoles a partir de la aplicación de una pequeña encuesta; que tengamos un registro en donde “todos” los trabajadores, indistinto de su manera de vinculación y el nivel que ocupen en la organización, participen, contándonos esos riesgos a los que ellos están expuestos y esas oportunidades de mejora que ellos plantean para que mejoren la integridad de los trabajadores y de la infraestructura, posteriormente, nos encargaremos de visitar sus lugares de trabajo y determinar si lo descrito en las encuestas corresponde o amerita mejorarlo.
Una vez realizado lo anterior, tomaremos este resultado que nos servirá de dos maneras, primero, para identificar, evaluar e intervenir los peligros y riesgos, y segundo tomaremos todas esas oportunidades de mejora, procurando su ejecución y seguimiento, posteriormente comunicaremos a todos el resultado de esta tarea y de esta manera, todo el equipo de trabajo se sentirá involucrado y con gran voluntad de participación, pues notará que el aporte que hicieron fue valioso y se tuvo en cuenta.
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