DA A CONOCER EFECTIVAMENTE TU PAPEL DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

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1. DA A CONOCER EFECTIVAMENTE TU PAPEL DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

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1. DA A CONOCER EFECTIVAMENTE TU PAPEL DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

En ésta oportunidad el tema que trataremos está relacionado con el “rol” o papel que diferentes personas pueden desempeñar dentro del Sistema de Gestión pero especialmente nuestro papel como Consultor, Implementador y/o Responsables del Sistema así como darlo a conocer de manera efectiva.

Como acostumbramos en estos artículos, comenzaremos por definir dos palabras que serán pieza fundamental en el desarrollo de este documento. Una de éstas palabras clave, es “rol” definido como “Función que una persona desempeña en un lugar o en una situación”. “Efectividad”, otra palabra clave, y está definida como la capacidad de ser eficaz y eficiente. Ahora bien, de acuerdo con lo anterior es necesario definir función, eficacia y eficiencia. Función: Actividad particular que realiza una persona dentro de un sistema. Eficacia: Lograr un objetivo. Eficiencia: Lograr un objetivo con la menor inversión de recursos de diferentes tipos.

Eficacia, eficiencia, efectividad

Teniendo claras estas definiciones podemos iniciar a tratar el tema del cual hablaremos en este artículo. Si bien es cierto, que conocer la teoría de los Sistemas de Gestión es una tarea innegociable para Consultores, Implementadores, Responsables del Sistema y para la Organización en general, dar a conocer de manera efectiva el papel que se tiene dentro del Sistema, también lo es porque indudablemente esto permitirá que el desarrollo de las actividades sea más sencillo y con un buen pronóstico sobre su resultado.

Entonces nuestro papel dentro del Sistema se define como una actividad particular que desarrollamos dentro del Sistema, como ejemplo podemos asociar a la Organización con un equipo de fútbol, aquí todos realizan una actividad  para lograr un objetivo común, que en este caso, es hacer goles; sin embargo, no todos hacen lo mismo ni juegan en la misma posición. Todos los integrantes del equipo conocen la posición en la que juegan los demás y la posición se define con base en la experticia, las habilidades y el conocimiento de cada uno.  Esto permitirá que parte de ser efectivos se cumpla, porque de esta manera podemos dar cierta garantía de que el objetivo se alcanzará, queriendo decir esto que estamos siendo eficaces.  Y si hacer goles con un equipo ordenado, sincronizado y comprometido, se logra sin recibir anotaciones del oponente, estaremos siendo eficientes y por lo tanto efectivos. Te estarás preguntando ¿Qué tiene que ver este ejemplo con el tema que estamos tratando? Permíteme decirte, que mucho. Sé que conoces, que cada equipo tiene 11 jugadores con una posición definida y que uno de ellos es el capitán, quien es el encargado de dirigir el equipo en el campo de juego y quien recibe las instrucciones por parte del Técnico.

Capitán
Banderines capitán

Así que como Consultores, Implementadores y/o Responsables somos el “Capitán” del Sistema, es decir que lo dirigimos dentro de la Organización siguiendo las directrices de la Alta Gerencia y al igual que en el equipo de fútbol del ejemplo, esto no significa que debamos hacerlo todo, porque cada uno tiene una función asignada para la cual está capacitado y tiene las habilidades necesarias. Somos el apoyo incondicional, el soporte, la ayuda oportuna, la “conciencia” para la Organización, para las personas de la Organización y para el Sistema.

Entendiendo nuestro papel dentro del Sistema, el siguiente paso es comunicarlo a todas las instancias de la Organización y debemos hacerlo de manera efectiva porque de esta manera se asegurará parte del futuro exitoso del Sistema. Imagino, que te preguntarás ¿Cómo ser efectivo en ésta comunicación? Para empezar es necesario definir desde el comienzo las funciones que como Capitanes y como cada uno de los participantes en el Sistema, desarrollaremos, ten siempre presente que estas funciones deben estar alineadas con el objetivo del Sistema y con la expectativa de la Organización. Además recuerda que tu función está enfocada en velar por el bienestar del Sistema y que aunque tendrás que ejecutar algunas actividades, no debes hacerlas todas. ¡Por favor, no lo olvides!.

Después de definirlas, se deben difundir y esto es lo que hará la diferencia entre ser efectivo y no serlo, recuerda que buscamos Ser confiables¸ y debemos empezar a serlo desde este instante así que la manera y los términos que utilices, también son determinantes. No tengas miedo de ser claro, concreto y coherente, este es el éxito de una comunicación efectiva. También ten presente que debes dar ejemplo, esto significa cumplir con tus actividades de manera efectiva (es decir a tiempo y con calidad) ¡Superando las expectativas!. Posterior a esto, tu función principal será ser un acompañante permanente en el desarrollo de las actividades asignadas a los demás integrantes del Sistema, este acompañamiento no debe ser autoritario ni castigador, debes destacarte por ser un acompañante que corrige pero también enseña, guía y sobre todo, siempre está presente. Dedica tiempo presencial a cada persona, muéstrale lo que hizo bien y lo que debe corregir, sé claro en la forma en la que enuncias las necesidades del Sistema y siempre agradece por el compromiso de cada uno. No hay una mejor manera de dar a conocer de manera efectiva tu papel dentro del Sistema que el ejemplo y la enseñanza.

Solo me resta decirte que para lograr todo lo descrito anteriormente, será necesario que te prepares, te capacites, desarrolles habilidades e interiorices lo que significa ser el capitán de un Sistema de Gestión.

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