GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO
Día a día las empresas se encuentran en un entorno cambiante a nivel externo que hace que las organizaciones se encuentren a la vanguardia de analizar este entorno permanentemente y requieran así mismo su adaptación a nuevos cambios.
Las condiciones del contexto externo tales como la generación de nuevas leyes aplicables, competencia, proveedores, entre otros, generan la necesidad de buscar alternativas de cambio para la empresa que las lleven a ser cada vez más competitivas. Por esta razón, los cambios pueden ser identificados en el contexto interno de la organización también e influenciados por la mejora continua de los Sistemas de Gestión.
Los procesos, los recursos humanos, la cultura organizacional, la infraestructura y la tecnología hacen de la empresa un sistema que se interrelaciona y que cualquier tipo de modificación que se implemente afecte a todo o la mayoría de los elementos del sistema. Por lo anterior, existen cambios en las organizaciones de mayor, mediano o menor impacto y esto hace referencia al grado de afectación que éste puede tener al ser implementado.
Los cambios de mayor impacto pueden ser trascendentales, generan transformación y marcar la historia de las empresas, por ejemplo, la fusión de la empresa COMCEL y TELMEX en el año 2012, donde se inicia la búsqueda de posicionamiento de la marca CLARO.
Este cambio requería la unificación de los servicios de televisión por cable, internet, telefonía fija y telefonía celular para ofrecerlo sin afectar a los clientes que en este momento manejaban y por el contrario captar nuevos mercados.
Los cambios de mediano impacto afectan en esa misma medida a la empresa, por ejemplo, la introducción de una línea de máquinas inyectoras de plástico en el proceso de elaboración de envases de plástico a cambio de una máquina inyectora de envases de vidrio y la introducción de un nuevo software que agilice el ingreso y despacho de pedidos de los clientes donde se ven afectados los procesos comerciales, producción, logística, despachos, tesorería, cartera y contabilidad.
Los cambios de menor impacto pueden afectar los procesos internos de la empresa sin afectar a toda la organización, por ejemplo, la implementación de un sistema de pago de nómina sistematizado a cambio de una nómina generada de forma manual.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA REALIZAR LA GESTIÓN DEL CAMBIO
1. Tipo de cambio a implementar
Es importante conocer exactamente en que consiste el cambio a desarrollar, el objetivo establecido, alcance y definir las expectativas de forma clara.
2. Ventajas de realizar el cambio
Se debe definir qué resultados se obtendrían al generar el cambio, proyectando a futuro lo que sucedería y estableciendo los beneficios que obtendría la empresa a nivel de nuevas oportunidades y mejoramiento continuo. En general definiendo los pros y contras de implementar el cambio.
3. Aprobaciones que deben realizarse antes de implementar el cambio
La gestión del cambio en una organización debe estar muy bien fundamentada, tanto así, que el promotor del mismo debería presentar ante los directivos las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA) de llevarla a cabo.
Esta información debe darse a conocer ante colaboradores involucrados en un espacio para la expresión de sus opiniones y de esta forma obtener la aprobación correspondiente junto con el consentimiento de la alta dirección. Solo con el apoyo de los que toman decisiones se llevara una gestión de cambio efectiva.
4. Consecuencias o efectos del cambio:
Los cambios generan mejoramiento a la organización, pero a su vez pueden generar riesgos al ser implementados. Por lo anterior, debe establecerse que ocurrirá o qué se espera que ocurra si se implementa el cambio y definir qué pasaría con la organización si el cambio no se realiza y validar costo beneficio.
Uno de los riesgos más influyentes en un cambio es la resistencia al cambio, por ello, la gestión del cambio debe trasmitírsele a los colaboradores de la organización como estrategia de implementación mostrando los puntos claves y el aporte que harían los involucrados en dicho proceso.
La comunicación permanente de la gestión del cambio es crucial en los resultados del proceso y lo más importante su aplicación con el ejemplo de los promotores del mismo.
5. Presupuesto para implementar el cambio
Pueden presentarse cambios en las organizaciones que requieran de altas inversiones y este puede ser un punto decisivo para definir si se genera el cambio en la organización. Por ejemplo: requerir la implementación de un nuevo software, la adquisición de tecnología de punta en el área de producción o la compra de vehículos de transporte para mejorar la logística en el despacho de productos.
6. Responsables de ejecutar el cambio
Cuando se va a implementar un cambio es necesario definir un responsable que lidere la gestión del cambio e involucrar no solo a los colaboradores a los cuales les afecta el proceso sino a toda la organización.
Es importante definir los colaboradores que liderarán el proyecto, que en general son trabajadores de procesos afectados por el cambio y que en su calidad de líderes moverán a los demás en el logro de los objetivos. Así mismo, se deben definir sus responsabilidades específicas definiendo roles durante el proceso y estar apoyados directamente por la alta dirección.
De lo contrario, se corre el riesgo que la gestión del cambio sea todo un fracaso. En este ítem cabe expresar que el trabajo en equipo es indispensable para el logro de los objetivos y ojalá se conforme un equipo interdisciplinario donde participen todas las dependencias.
7. Afectaciones de otros procesos al realizar el cambio
Un cambio puede afectar procesos propios y otros procesos de los cuales no somos responsables, por esta razón, las áreas implicadas deben manejar una muy buena comunicación y permitir un buen engranaje.
8. Motivación al personal
Solo si la gerencia promueve la motivación del personal la gestión del cambio se cumplirá a cabalidad. Lo anterior, se hace necesario ya que normalmente estos procesos se efectúan como actividades adicionales al cumplimiento de las responsabilidades habituales. Los colaboradores que muestren resultados efectivos en el proceso se sugiere recompensarlos a través de beneficios.
9. Comunicación permanente de los resultados
Los resultados del proceso de gestión del cambio deben comunicársele a la organización de forma permanente, así se recibirá la retroalimentación oportuna por parte de los colaboradores y se tomarán las acciones correctivas necesarias.
PASOS PARA GESTIONAR UN CAMBIO
1. Identificar la necesidad del cambio
Los cambios se presentan como resultado del análisis del contexto organizacional, la integración de nuevas tecnologías, nuevos requisitos legales, procesos nuevos, proyección a nuevos mercados, cambios en las expectativas y requisitos de los clientes o partes interesadas. Además, presentación de cambios en los edificios o instalaciones, insumos utilizados, estructura de la empresa, aspectos o impactos ambientales y nuevos procedimientos.
2. Analizar y evaluar la realización del cambio:
Es necesario buscar información y analizar los beneficios y desventajas de hacer el cambio. Definir de forma clara los objetivos que se pretenden alcanzar, las expectativas a cumplir y analizar lo siguiente:
• Antecedentes del Cambio
• Alcance del cambio
• Procesos afectados
• Descripción del cambio y propósito
• Análisis de impacto (Riesgos potenciales identificados en Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo y Ambiente con las respectivas medidas de control).
• Beneficios del cambio
• Consecuencias de no realizar el cambio
• Afectación de la integridad del sistema de gestión
• Recursos
• Análisis de los “Aspectos necesarios a tener en cuenta para realizar la gestión del cambio” mencionados en el punto anterior.
3. Evaluación de los riesgos
Deben evaluarse los riesgos generados por el cambio y las condiciones en que debe presentarse. Para ello, existen diferentes metodologías para realizar este punto, por ejemplo:
4. Planificación
Detallar las actividades que se van a llevar a cabo, responsables, tiempos y fechas de cumplimiento.
5. Comunicación del cambio
Debe notificarse a los colaboradores y partes interesadas (clientes, autoridades, proveedores, contratistas, entre otros) involucradas, acerca del proceso de gestión del cambio con la finalidad que estos conozcan las acciones del mismo en las cuales se encuentran directa o indirectamente relacionados.
6. Implementación del cambio
Durante la puesta en marcha del cambio, se debe contar con el apoyo del equipo de trabajo. Los factores indispensables en la implementación son la utilización de los recursos, modificación de documentos, implementación de controles de los riesgos, peligros y aspectos de calidad, seguridad, salud en el trabajo y ambiente, entre otros.
7. Evaluación y seguimiento del plan de trabajo
Es necesario realizar seguimiento al plan de trabajo, validando la eficacia de su implementación. Una vez estandarizado el cambio y que se notifiquen los controles definidos, la persona responsable será la encargada de garantizar la ejecución de los mismos.
8. Comunicación de los resultados a corto plazo
Los resultados de un cambio pueden ser a largo plazo, por eso es conveniente asegurar logros pequeños y a corto plazo para que los resultados se vean reflejados paulatinamente y evitar el desánimo por parte de los participantes del cambio, asegurando el éxito final del proceso.
9. Generar las acciones correctivas
Todos los problemas que se puedan presentar en cualquier fase del proceso, se analizan e implementar su solución.
10. Adoptar el cambio en la cultura de la empresa
Una vez consolidado el cambio, debe convertirse en un hábito para la organización.
María Fernanda Cortés A.
Ing. Industrial
Esp. Salud Ocupacional
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