CLAUSULA 7. APOYO

CLAUSULA 7. APOYO

MANUAL APOYO



CONTENIDO:

1. QUÉ ES

2. PARA QUÉ SE REALIZA

3.IMPACTO EN LA EMPRESA

4. CÓMO AFECTA LOS DIFERENTES SISTEMAS DE GESTIÓN

5. DE QUÉ SE COMPONE

5.1 RECURSOS

5.2 COMPETENCIA

5.3 TOMA DE CONCIENCIA

5.4 COMUNICACIÓN

5.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

6 GUÍAS Y ANEXOS

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1.QUÉ ES

Para hablar del componente de apoyo dentro de los sistemas de gestión, es necesario hablar primero del documento bajo el cual se normaliza los sistemas de gestión y en el que se buscó la transversalidad bajo una estructura de cláusulas o componentes, para la fácil integración de los mismos.Dicho documento publicado a finales del 2012 lleva por nombre Anexo SL o estructura de alto nivel. En este documento se establecieron criterios bajo tres principios importantes (noguez,2015):

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La estructura de alto nivel estableció un enfoque en 10 cláusulas,iniciando con el alcance de los sistemas de gestión (clausula 1), pasando por las referencias normativas (clausula 2) y las definiciones (clausula 3), que de una u otra manera varían dependiendo el sistema de gestión que se esté diseñando (ISO 45001:20018,ISO 14001:2015,ISO 9001:2015, entre otros ).Las demás clausulas se muestran en la siguiente imagen :

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Es necesario aclarar, que aunque se actúe bajo los mismos tres principios en todas las normas estandarizadas ISO,los cambios radican en el enfoque ; es decir,si yo estoy diseñando el sistema de gestión bajo la ISO 9001:2015 sistema de gestión de calidad en la cláusula de apoyo ( numeral 7), los recursos que se deben identificar estarán orientados a la satisfacción de las expectativas de las partes interesadas a través del producto o servicio que se está entregando , mientras que si por el contrario el sistema de gestión que se está diseñando está basado en la ISO 45001:2018 sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo , los recursos identificados estarán orientados  a aquellos que permitan trabajar en condiciones segura durante todos los procesos necesarios para la entrega del producto o servicio.

En tanto que es así; la clausula  de apoyo dentro de la estructura de los sistemas de gestión , es la parte del todo que brinda soportes para el cumplimiento de las metas de la organización que se han planteado previamente en la cláusula del contexto de la organización. Ésta cláusula se fundamenta en cinco pilares, los cuales se mencionan a continuación y se explican detalladamente más adelante :

 

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2. PARA QUÉ SE REALIZA

El componente de apoyo como se dijo anteriormente, es el soporte del sistema de gestión para el logro de los resultados previstos. Su implementación es muy importante, dado que allí se estiman los recursos necesarios para que la organización funcione en el marco de la competitividad,que en últimas es el factor que determina el posicionamiento que pueda tener la organización en el mercado y su perduración en el tiempo.

Dentro de los recursos necesarios para el éxito del sistema de gestión y específicamente para el éxito de la organización están los equipos, la maquinaria, la infraestructura, talento humano , herramientas tecnológicas, elementos de almacenamiento, herramientas para la documentación de la información, medios para la comunicación de los requisitos necesarios en términos legales, contractuales y/0 establecidos por la organización y de las estrategias para su cumplimiento, entre otros.

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3.IMPACTO EN LA EMPRESA

Los impactos pueden ser positivos o negativos dependiendo el compromiso que adopte la organización para dar cumplimiento a las directivas contempladas en esta cláusula; ya que, desde el momento en que se decide diseñar e implementar un sistema de gestión, todos y cada uno de los  componentes funcionan como un eslabón de una cadena, en donde no contar con alguno de ellos hace que se desintegre y se pierda el rumbo hacia el cumplimiento del logro establecido.

Por tanto, el adoptar el compromiso para el cumplimiento de este componente traerá consigo los siguientes impactos positivos.

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4.CÓMO AFECTA LOS DIFERENTES SISTEMAS DE GESTIÓN

Teniendo  en cuenta que la estructura de los sistemas de gestión está basada en el ciclo de Deming,  más conocido como PHVA ( planear, hacer , verificar , actuar) o de mejora continua, la cláusula de apoyo fue incluida en el componente del «hacer».por tal motivo; el no establecer los recursos tanto humanos, como técnicos o financieros, los medios para la comunicación a todas las partes interesadas, las estrategias para la formación y la toma de conciencia en la organización, la gestión del conocimiento necesario para el desarrollo de las actividades que se ha planteado la organización y les medios de soporte que aportaran evidencia a la gestión continua y permanente; entorpecerá la implementación de los diferentes sistemas de gestión con el enfoque que se tenga , ya sea ambiental, de calidad en productos y/o servicio, de inocuidad alimentaria, de responsabilidad social y empresarial , de la gestión para la seguridad y salud en el trabajo o cualquier otro sistema. En otras palabras, la no implementación de este componente dentro de los sistemas de gestión orientará a las empresas hacia un estado de improvisación y pérdidas que dificultará el logro de las metas plateadas dentro del marco estratégico establecido en el componente de planeación.

En últimas el sistema dejará de ser sistema y pasará a ser un programa más, para el cumplimiento temporal de requisitos.

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5.DE QUÉ SE COMPONE

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5.1 RECURSOS

En el numeral de recursos, se establece lo necesario tanto en infraestructura, ambiente de trabajo y recursos de seguimiento y medición, como lo que es necesario en conocimiento y en personas, para efectuar las actividades que ha establecido la organización.

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5.2 COMPETENCIA

En el numeral de competencia se establece la necesidad de definir las competencias necesarias para las personas que van a realizar las tareas o actividades de la organización.Cuando se habla de la competencia,se hace referencia a la educación, formación por competencias y experiencia.

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5.3 TOMA DE CONCIENCIA

En el numeral de toma de conciencia se establece para todos los sistemas de gestión los criterios en lo que el trabajador debe tomar conciencia, dentro de ellos se incluyen:políticas, aspectos, peligros, impactos, y riesgos asociados con su labor , contribución a la eficiencia del sistema de gestión que se esté desarrollando , el cumplimiento de los requisitos legales, contractuales y establecidos por la organización y otro inherente como lo es la toma de conciencia en cuanto a todas las entradas  y salidas,  hacia y desde su proceso respectivamente.

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5.4 COMUNICACIÓN

Quizás este sea uno de los numerales más importante dentro de la cláusula de apoyo y uno de los más influyentes en el éxito de la implementación de los sistemas de gestión, dado que la organización debe establecer las comunicaciones tanto internas como externas (incluyendo todas las partes interesadas ) y dentro de ellas definir de manera clara : qué comunicar , cuándo comunicar, a quién comunicar, cómo comunicar y quién comunicará.Esto permite la comunicación asertiva y consigo la fluidez de las instrucciones en cualquier nivel de la organización

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5.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada es el último criterio de la cláusula de apoyo y en ella se establece la necesidad  de documentar toda la información que contribuya a la eficiencia del sistema de gestión que se esté implementando y que sin duda alguna, deberá obedecer al comportamiento natural de la empresa. Además deberá estar disponible,actualizar y controlar para la identificación de los cambios que ha sufrido con el tiempo por efectos de la mejora continua que presentan los sistemas de gestión ( RGI 2018).

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6. GUÍAS Y ANEXOS

  • Anexo infraestructura y ambiente de operaciones
  • Anexo recursos de seguimiento y medición
  • Anexo competencia, toma de conciencia y comunicación
  • Guía información documentada 1
  • Guía información documentada 2

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