CONTENIDO:

1. CUAL ES EL PROPÓSITO

2. FACTORES CLAVES DE ÉXITO

3. IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD

4. PASOS PARA SU DESARROLLO

4.1. RECONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.2. ANÁLISIS PRELIMINAR DEL CONTEXTO

4.3. DEFINICIÓN ESTRATEGIA DE DESARROLLO

4.4. CONTEXTO EXTERNO

4.5. CONTEXTO INTERNO

4.6. ANÁLISIS DE ATRACTIVIDAD – FUERZAS DE PORTER

4.7. ANÁLISIS COMPETITIVIDAD

4.8. PARTES INTERESADAS

4.9. FODA O DOFA

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Dentro de la Nueva Estructura de alto nivel definida por la ISO para la organización de toda su normatividad técnica, los requisitos a cumplir inician en el númeral 4, el cual contempla los siguientes ítems:

4.1. Conocimiento de la organización y de su contexto

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión.”

4.2.Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Debido a su efecto o efecto potencial en la capacidad de la organizacion de proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicable, la organización debe determinar:

a. Las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión

b. Los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión

1.CUAL ES EL PROPÓSITO

Conocer la organización e identificar de manera profunda y completa la situación de la empresa, sus intereses y necesidades para definir las estrategias y el esquema de trabajo más apropiados, de manera tal que se asegure el éxito de los proyectos y actividades a desarrollar.

2.FACTORES CLAVES DE ÉXITO

3.IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD

Definir las reales expectativas y necesidades de la empresa así como reconocer los retos a los que se enfrenta en cualquier proyecto que se desee emprender, permite establecer el objetivo y camino correctos para alcanzar las metas propuestas y efectuar la planeación adecuada.

El contexto de la organización permite tomar una radiografía de la organización y de este modo definir los las fortalezas, debilidades, riesgos y requerimientos a cumplir. Ayuda a establecer un primer juicio para determinar la mejor metodología de trabajo a seguir para lograr el éxito de las estrategias que se desea emprender. Es vital en esta fase, identificar los verdaderos y principales problemas a los que se enfrenta la organización.

Es importante entender la cultura, las tradiciones, las estructuras, los métodos de operar y las actitudes de las personas antes de establecer soluciones y cambios.

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4.PASOS PARA SU DESARROLLO

Veamos entonces la metodología que proponemos para dar cumplimiento a estos requisitos y asegurar que sean útiles para la organizaciones ayudándolas a mejorar su planeación estratégica y por ende el cumplimiento de sus metas:

Dentro de la metodología que hemos diseñado en ATCAL acorde a nuestra experiencia, las etapas requeridas para definir dicho contexto en cada una de las 9 fases del cuadro anterior son:

  1. Levantamiento de información
  2. Investigación
  3. Análisis de los datos recogidos
  4. Establecimiento de estratégias y planes de acción.

4.1.RECONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

La información base de la empresa (objeto social, contactos, sedes, etc) se constituye en el elemento que sirve como entrada para entender la organización y a partir de estos datos se inicia con la identificación de los aspectos internos y externos que la afectan; puede parecer datos sin importancia, sin embargo la cultura organizacional es afectada por los horarios, la historia de la empresa y sus tendencias y es precisamente entender la cultura organizacional la que nos lleva a conseguir o no la correcta implementación del sistema.

Encuentra los pasos a seguir para efectuar este reconocimiento de la organización: generalidades de la organización.

4.2.ANÁLISIS PRELIMINAR DEL CONTEXTO

Una vez reconocidos los datos generales de la empresa, a través de una entrevista con la dirección de la misma se realiza un análisis preliminar del contexto que busca definir los aspectos claves e importantes de la organización para poder establecer el rumbo del análisis del contexto.

Esta etapa del proceso nos permite identificar que tanto conocimiento tiene la dirección de su mercado y de la propia empresa, que aunque no se espera, en muchos casos es poco o se basa en supuestos y creencias personales más que en datos y en investigaciones reales.

Este paso no puede saltarse, dado que es el elemento principal para identificar las reales expectativas e intereses del grupo directivo y brinda el punto de partida de la investigación que debe realizarse, dando claridad sobre el enfoque que debe darse .

Encuentra los pasos a seguir para efectuar este análisis preliminar fruto de la entrevista con la dirección: Análisis preliminar del Contexto

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4.3.DEFINICIÓN ESTRATEGIA DE DESARROLLO

Los objetivos y metas establecen lo que se desea lograr y cuando se espera la obtención de esos resultados, sin embargo, no está definido cómo se conseguirán; es aqui donde juega un papel importante la estrategia. Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a organizar y asignar los recursos necesarios para definir la ruta a seguir en pro de alcanzar las metas propuestas.

Es importante identificar el rumbo que lleva o que desea llevar la organización, algunas veces, en especial en las Mipymes, estos factores no son tan claros ni siquiera para sus directivos; es por esto, que mediante preguntas sencillas podemos llegar a identificar cuales son las intenciones del grupo directivo de la empresa frente a:

Las bases de la investigación y análisis de datos que se realizarán de aqui en adelante deberán girar entorno a estas estratégias; solo así se determinará la viabilidad de su consecución.

Mira los aspectos a contemplar para definir las estrategias de la organización

4.4.CONTEXTO EXTERNO

Una vez se ha identificado los aspectos generales de la organización, ya se cuenta con la información necesaria para iniciar el análisis del entorno que la rodea. Este estudio se divide en dos aspectos fundamentales:

1. Investigación del sector:

a. Análisis de las características del sector, sus productos y servicios, tendencias de crecimiento en los últimos años

b. Caracterización clientes: Análisis y definición de las características de quienes adquieren y/o consumen los productos y servicios

c. Caracterización Proveedores: Análisis y definición de las características de los proveedores que suministran materias primas, insumos o servicios que permiten elaborar los productos o prestar los servicios de este sector económico.

d. Caracterización Competidores: Análisis sobre la oferta de productos o servicios del sector económico, así como sus características, las ventajas y beneficios que se ofrecen, falencias que se detectan.

e. Características de la mano de obra: Grado de especialización requerida y facilidad para la selección y contratación

2. Análisis PESTLE

a. Evaluar las tendencias políticas, económicas, sociales, tecnológicas, legales y ecológicas del área geográfica donde se desenvuelve el mercado del sector económico analizado (ciudad, región, país, mercado mundial)

b. Analizar el grado de impacto e influencia de cada una de las categorías del PESTLE frente al sector económico y el objeto social de la organización.

Atcal pone a tu disposición los estudios de análisis de los sectores económicos (Investigación del sector + PESTLE) elaborados por nuestros especialistas para que puedas incluirlos dentro de tu contexto organizacional

4.5.CONTEXTO INTERNO

En las primeras etapas ya se ha analizado gran parte del interior de la organización a través de la dirección, sin embargo, en este punto se debe realizar un análisis mucho más profundo en todos los procesos de la empresa, para lo cual se sugiere efectuar los siguientes pasos:

1. Análisis de la mano de obra / evaluación sociodemográfica

La cultura empresarial se encuentra directamente ligada con el perfil sociodemográfico de sus funcionarios, por eso es de gran relavancia efectuar un análisis de dicho perfil para determinar costumbres, riesgos, debilidades y fortalezas.

Este estudio se realiza aplicando a todo el personal una encuesta sociodemográfica cuya tabulación nos arroja el panorama de la empresa.

Adicional a los ítems establecidos en la encuesta al personal, en el contexto interno es importante poder establecer un análisis sobre el desempeño del personal, grado de ausentismo, accidentalidad, carga laboral y la distribución de personal por proceso.

Un correcto análisis sociodemográfico del personal permite tomar decisiones entre otros temas sobre:

– Estructura de la información documentada a manejar

– Medios de comunicación adecuados a utilizar

– Mecanismos adecuados para la gestión de conocimiento – formación continuada

– Evaluación de la viabilidad de estrategias definidas (que pueden depernder de los valores, comportamientos y costrumbres del personal)

2. Mapa de procesos / cadena de valor

Mapa o gráfico donde se establecen los procesos que integran las actividades de la empresa para el desarrollo de su objeto social.

Es importante en esta etapa establecer claramente cuales son esos procesos que aplica la empresa, entorno a estos se desarrolla todo el análisis posterior.

Cómo definir el mapa de procesos o cadena de valor de una entidad

3. Análisis / caracterización de procesos

Este análisis parte de la definición del mapa de procesos o cadena de valor de la organización. A partir de dicho esquema, se desarrolla un análisis de cada  proceso a través de la caracterización del mismo, donde se evalúa:

Ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar)

– Entradas / salidas: interacción con los otros procesos (matriz de comunicaciones)

– Recursos (incluye materiales)

– Puntos de control

– Manejo de información

– Ambiente de trabajo

Siguiendo la metodología de ATCAL, el análisis de cada proceso se realiza aplicando las listas de chequeo creadas con los componentes que debería tener cada uno de ellos (siguiendo las buenas prácticas empresariales); listas generadas a partir de la experiencia y conocimiento de nuestros especialistas.

Cada pregunta es calificada como cumple, cumple parcialmente, no cumple o no aplica.

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Los ítems calificados como “no cumple” o “cumple parcialmente” nos brindan las bases para establecer las debilidades del proceso sobre los cuales debemos efectuar un énfasis especial para determinar la generación de riesgos (numeral 6 de la estructura de alto nivel de las normas ISO)

Se da prioridad de atención a las debilidades según el grado de impacto a las estrategias de la organización.

De este análisis debemos obtener conclusiones sobre:

4. Caracterización de la infraestructura

El estado de la infraestructura influye directamente sobre el desempeño de las actividades de toda organización, por lo que la productividad de la misma puede verse alterada según los recursos con que se cuenta.

En esta etapa, evaluamos las condiciones de la infraestructura con que cuenta la empresa, lo que incluye: edificios y puestos de trabajo, maquinaria y equipo, vehículos de transporte, herramientas y el entorno de la(s) sede(s) donde opera.

Estos son los aspectos que deberían analizarse en la infraestructura

4.6. ANALISIS DE ATRACTIVIDAD – FUERZAS DE PORTER

Gracias a todo el análisis que a este punto se ha efectuado, es posible aplicar una de las matrices que Porter diseñó y que actualmente es bastante utilizada para determinar la viabilidad de negocios, pues mide que tan atractivo (llamativo) es trabajar en el sector económico evaluado, cuyo resultado se convierte en un ítem de gran importancia para tomar decisiones de inversión y también nos arroja información muy importante para establecer los riesgos a los que está expuesta una organización y por ende la búsqueda de estratégias que ayuden a mitigarlos.

4.7. ANÁLISIS COMPETITIVIDAD

En los pasos anteriores se definen los puntos críticos y fatores claves de éxito para la gestión de la empresa, con dichos puntos se realiza un comparativo con los competidores existentes para calcular el grado de competitividad y determinar las amenazas y oportunidades presentes en el mercado.

Este análisis permite identificar las fortalezas de los competidores así como sus debilidades, lo cual facilita la estrategia de mercadeo.

4.8.PARTES INTERESADAS

Matriz de Expectativas y Necesidades

4.9. FODA O DOFA

En este punto, se recopila y analiza toda la información anterior para construir la matriz DOFA o FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)  y establecer las estrategias que lleven a la empresa a la consecución de sus metas.

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