1. PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN SEGÚN NIVELES DE EMERGENCIA

Cuando ocurra una emergencia en las instalaciones, LA EMPRESA será la responsable de activar y dirigir el Plan. Se solicitará apoyo logístico y operativo para el control de la emergencia a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, COMPETIDORES Y ESTADO.

El coordinador de la emergencia deberá mantener un listado actualizado con los números telefónicos, puntos de contacto y direcciones de los servicios de emergencia y puestos de control de la empresa.

La persona que se encuentra en o descubra la Emergencia debe notificar o dar aviso haciendo uso de su equipo de comunicación o medio a su alcance.

La población permanente dentro de la organización es de xxx personas. La población flotante esta alrededor de xx a xx personas por día, teniendo mayor flujo entre las xx-xx am y las xx-xx pm.

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1.1. PLAN OPERATIVO

1.1.1. Procedimiento ante emergencias

Actuar oportuna, eficientemente y con tranquilidad frente a la ocurrencia de una emergencia, con el fin principal de minimizar el impacto que esta puede provocar en las personas, bienes y el ambiente.

1.1.2.  Emergencia

Se entenderá por emergencia todo incidente que produzca un estado de alteración total o parcial de las actividades normales que se desarrollan, la cual puede tener consecuencias negativas a la vida, medio ambiente, propiedad, instalaciones y procesos.

1.1.3. Cómo se activa el plan de emergencia
1.1.4. Reporte y evaluación de Emergencias y/o Contingencia. 

Luego de presentarse una contingencia o emergencia en las operaciones de la empresa, la persona que lidera la operación, el jefe de la brigada deberá reportar la emergencia,  se revisará que tipo de evento se  presentó, se reportará si fue conato de incendio, sismo, terremoto, atentado terrorista, secuestro, inundación, epidemia, derrames, etc., luego se reportará que grupo de apoyo se utilizó, la descripción de la contingencia el tiempo de reacción, el plan de acción que tomo la compañía, la evaluación de la contingencia y comentarios y recomendaciones para el mejoramiento del plan de acción.

 1.1.5. Prácticas y Simulacros

Para garantizar la comprensión y funcionamiento de este plan de emergencias, así como para detectar posibles fallas en el mismo deberá enseñarse y practicarse periódicamente, teniendo en cuenta lo siguiente:

1.1.6. Frecuencia 

La frecuencia con que realicen las prácticas se establece teniendo en cuenta:

1.1.7. Consideraciones de Seguridad

Debido a que los simulacros de evacuación requieren la participación de todos los trabajadores en su realización se deben tomar todas las precauciones que se consideren necesarias, como:

Evaluación el simulacro: Todos los simulacros y sus resultados deben quedar consignados en un documento que permita realizar una revisión de los sucesos y toma decisiones y acciones de mejora con base en los resultados obtenidos. Para ello se utilizara el formato “Evaluación Simulacro”.

1.2. MEDEVAC

El plan de respuesta médica es un sistema escalonado que activara diferentes niveles de respuesta y responsabilidad, dependiendo de la naturaleza y severidad de la emergencia médica.

1.3. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS NORMALIZADOS (PON´S).

Los PON’s son la base para la realización de tareas específicas y determinantes durante la Emergencia. Están orientados por actividades operativas específicas en Emergencia y define el objetivo particular de cada uno de quienes participan y los responsables de su ejecución.

1.4. PLAN DE AYUDA MUTUA

Se entiende la ayuda mutua como la colaboración entre organizaciones de un mismo sector geográfico, con el objeto de prestarse ayuda técnica y humana en la eventualidad de una emergencia que sobrepase o amenace hacerlo, las posibilidades propias de protección.

Las ventajas del plan están dadas por la mayor disponibilidad de recursos y menor inversión e inventario de equipos. Se recomienda solamente aplicarlos cuando existan grandes amenazas y riesgos progresivos o similares. Así mismo, cuando exista incapacidad técnica o imposibilidad de una rápida respuesta del cuerpo oficial de bomberos. No debe apelarse a esta alternativa si se busca la economía de recursos del plan de emergencia, porque no siempre se tendrá disponible el apoyo o los recursos del buen vecino. Por esto, el plan de ayuda mutua se realizará una vez la empresa esté debidamente preparada para las emergencias y desee aumentar la capacidad de respuesta oportuna a las mismas.

Los vínculos institucionales permiten también un rápido enlace en los momentos de emergencia. En este sentido, vale la pena identificar los recursos de salud y de socorros públicos y privados que se encuentren en las inmediaciones, con el fin de contactarlos y lograr su cooperación oportuna en casos de emergencia.

Los desastres por lo general acentúan el sentido de solidaridad del individuo y las organizaciones, no obstante presentarse también algunas manifestaciones en contra de la normalidad social. Por ello es conveniente para la empresa contar con una adecuada aceptación y del reconocimiento de la comunidad local, al igual que de los cuerpos de socorro existentes en su zona de asentamiento, los cuales en eventos de emergencia pueden apoyar a la empresa y sus trabajadores en las acciones de mitigación y control de la misma.

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1.5. OPERACIÓN AYUDA EXTERNA

La Ayuda externa, entra en funcionamiento cuando se presenta una emergencia y se requiera apoyo externo. Su efectividad dependerá de los acuerdos establecidos con anterioridad.

A continuación se presenta el esquema de relaciones definido para el plan en lo que se refiere al apoyo externo:

[1]
diagrama de flujo

1.5.1. Activación del Plan de Ayuda Externa.

La activación del plan de ayuda externa se hace mediante comunicación de alerta, emitida por el director del plan, cuando a su criterio pueda llegar a necesitarse por limitación en los recursos propios existentes y según los acuerdos pactados con los clientes, competidores, etc. Para ello:

En caso de que el director requiera recursos específicos para el control de la emergencia, debe:

Una vez logrado el control de la emergencia, se debe elaborar por parte del director en escena:

  1. Tipo/estado y cantidad de equipos recibidos/devueltos de/a cada apoyo
  2. Tipo/estado y cantidad de insumos recibidos/devueltos de/a cada apoyo
  3. Personal participante en la operación
  4. Daños /perdida /de equipos prestados
  5. Valor estimado de insumos utilizados en préstamo
  6. Valor de los daños sufridos en equipos prestados
  7. Compromiso de tiempo de devolución de equipos e insumos.

2. PLAN INFORMÁTICO

2.1.  LISTADO DE NOTIFICACIÓN INICIAL

La persona que se encuentra en o descubre la emergencia debe informar al jefe de la brigada,  tan pronto sea posible por el medio más expedito disponible. Al hacerlo debe asegurarse de informar sobre:

  1. Su nombre.
  2. Lugar exacto de la emergencia.
  3. Tipo de emergencia
  4. Si hay lesionados (cuántos, su estado aparente, si hay personas expuestas a peligros)
  5. Si existe posibilidad de daño ambiental y cuál cree que puede ser su desarrollo: Indicando características Mantener los canales de comunicación tan libres como sea posible.

2.2. MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN Y DISPONIBILIDAD DE INFORMACIÓN PLAN DE EMERGENCIAS

En el siguiente mecanismo se actualizará y se tendrá disponibilidad de la información de:

2.3. LISTADO DE CONTACTOS Y PLAN DE AYUDA EXTERNA.

 tabla 123

2.4. AUTORIDADES Y ENTIDADES DE APOYO

En caso de presentarse una de las emergencias previstas en este plan, cuando sea necesario, de acuerdo con la situación, se solicitará la ayuda de organizaciones externas, así:

Se solicitará su apoyo para:

  1. Desarrollar labores tendientes al Control y extinción de incendios.
  2. Realizar labores de rescate de víctimas.
  3. Colaborar en las acciones de salvamento de bienes.
  4. Elaborar el reporte oficial del siniestro.

Se solicitará el apoyo de este organismo para:

  1. Realizar rescate de personas atrapadas.
  2. Atención de víctimas en el sitio.
  3. Transporte de víctimas a centros de atención.
  4. Atención de afectados.
  5. Evacuación de áreas aledañas.

Se solicitará su apoyo en caso de siniestros accidentales, como:

  1. Control de accesos al lugar del siniestro.
  2. Vigilancia y Control de las vías aledañas.
  3. Desactivación de artefactos explosivos.
  4. Control de orden público.
  5. Control de acciones de saqueo.

Se solicitará su colaboración para:

  1. Rescate de personas.
  2. Salvamento de bienes.
  3. Transporte de materiales y equipos.
  4. Comunicaciones.
  5. Evacuación de áreas aledañas.

La actividad de estos grupos de operación externa está encaminada a la preservación y restablecimiento de la operatividad de los sistemas y servicios básicos.

En algunos casos puede llegar a ser necesaria la intervención durante la emergencia de otras organizaciones, particularmente la de los proveedores y contratistas de ciertos equipos que puedan requerir atención especializada. Así mismo, puede requerirse la participación de agencias gubernamentales o autoridades del orden nacional, regional o local, quienes actuarán según su jurisdicción establecida por la ley.

[1] CREPADS: Comité regional para la prevención y atención de emergencias y desastres.
CLOPADS: Comité local de prevención y atención de desastres
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