PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAMBIO

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAMBIO



CONTENIDO:

1.OBJETO

2.ALCANCE

3.DEFINICIONES

4.CONDICIONES GENERALES

4.1ANÁLISIS DE RIESGOS

4.2NECESIDAD DEL CAMBIO

4.3DIAGNÓSTICO DEL CAMBIO

4.4PLANIFICACIÓN DEL CAMBIO

4.5IMPLANTACIÓN DEL CAMBIO

4.6EVALUACIÓN Y CONTROL DEL CAMBIO

5.PROCEDIMIENTO



1.OBJETO

Asegurar la integridad del sistema de gestión en la organización cuando se hace necesario efectuar cambios debido al desarrollo o modificación de uno o varios procesos, productos y/o servicios, analizando los riesgos generados y las medidas de mitigación requeridas.

 2.ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos aquellos procesos, productos y/o servicios que impliquen algún tipo de ajuste dentro del Sistema de Gestión, ya sea por su modificación, eliminación o creación. Involucra el registro, análisis, evaluación, planeación y desarrollo de los cambios.

3. DEFINICIONES

Cambio: referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o permanente realizada a un sistema existente.

Modificaciones: cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad o un proceso. Introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto a fondo y a la forma de un documento.

Actividades: conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin determinado o son propias de una persona, una profesión o una entidad.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 ANÁLISIS DE RIESGOS

En la medida que se estudia la necesidad de cambio, se definen los riesgos generados por la modificación y dado el caso en que el cambio se desarrolle, dichos riesgos son registrados en el mapa del respectivo proceso.

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4.2 NECESIDAD DEL CAMBIO

Los cambios surgen en cualquier momento dentro de la organización, algunos de los ítems a tener en cuenta son:

  • Establecer indicadores internos eficaces de los procesos que aporten la información necesaria para detectar una necesidad de cambio.
  • Aprovechar la información aportada por los miembros de la empresa para detectar necesidades de cambio.
  • Difundir la necesidad de cambio.

4.3 DIAGNÓSTICO DEL CAMBIO

Recopilar y analizar la información necesaria para conocer la situación actual del factor a modificar como de aquellos otros factores que vayan a apoyar este cambio: factores estructurales, operativos, culturales.

  • Materializar el diagnóstico en el “formato Acta de reunión de gestión del cambio”.

4.4 PLANIFICACIÓN DEL CAMBIO

 Definir de forma clara los objetivos que se pretenden alcanzar a través del cambio que se va a llevar a cabo.

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  • Detallar las actuaciones que se van a llevar a cabo en el factor a cambiar, así como, todas aquellas relativas a los otros factores que apoyan al factor origen del cambio.
  • Reflejar los resultados en el “formato Acta de reunión de gestión del cambio”.

4.5 IMPLANTACIÓN DEL CAMBIO 

  • Llevar a cabo la implantación del cambio prevista en las fases planeadas, es importante asegurarse de no dejar de lado las prácticas y los controles ya implementados hasta no tener completamente funcional los cambios dispuestos.
  • Si dentro del proceso de implementación del cambio, se observa la necesidad de incluir acciones temporales, estas se dejan registradas en el acta de gestión de cambio y antes de iniciar su aplicación, se establecen los controles necesarios para asegurar el correcto funcionamiento de las actividades. 
  • Recopilar información que se va generando como fruto de dicha implantación.

Esta información es muy útil para poder llevar a cabo una correcta evaluación y control del cambio así como para futuros cambios que se puedan plantear en la organización.

4.6 EVALUACIÓN Y CONTROL DEL CAMBIO 

  • Resultados que la implantación del cambio va produciendo.
  • Esta información se ha de referir a todos los factores del cambio no solo al que lo ha originado.

5. PROCEDIMIENTO

correccion diagrama 2

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